Без механизма документального оформления должностных инструкций последние не имели бы юридической силы. В этом вопросе незаменимым помощником становится отдельный приказ. Но с правилами его оформления и составления до сих пор знаком далеко не каждый руководитель.
Что это за документ и для чего он нужен?
В теории, большинству фирм-работодателей должностные инструкции вообще не нужны. Но благодаря таким документам управление человеческими ресурсами становится более эффективным.
Ведь именно должностные инструкции помогают в письменной форме закреплять обязанности и ответственность с правами работников, в соответствии с должностями, которые они занимают.
Сотрудник официально заявляет, что согласен с содержанием инструкции, когда ставит на ней свою подпись.
Приказ об утверждении должностных инструкций необходим, чтобы последние обрели юридическую силу.
Как составить доверенность на получение трудовой книжки при увольнении? Подробная инструкция есть по ссылке.
Трудовая инспекция или суд могут признать документы недействительными, если они выпущены и опубликованы без сопровождающего приказа. Из-за этого появляется множество рисков для предприятии.
[stextbox id=”alert”]У работника будет больше шансов восстановиться на своей должности, даже если причиной увольнения было неоднократное нарушение инструкций.[/stextbox]
Кто несёт ответственность за составление приказа?
На большинстве предприятий этим занимаются представители кадровой службы. Но в силу документ вступает только после того, как будет утверждён руководителем.
Руководство же отвечает за введение и использование должностных инструкций на практике.
Обязательное требование – регистрация в специальном журнале учёта приказов, связанных с основной деятельностью. В этом документе необходимо указать номер приказа и дату, когда он был составлен.
Допускается ознакомление сотрудников с этим документом в момент, когда их только принимают на работу.
Что такое журнал регистрации входящих документов и для чего он нужен – смотрите в данной публикации.
[stextbox id=”warning”]Работники после ознакомления ставят свои подписи в специальном листе, подтверждая согласие с действующими правилами. Неисполнение обязанностей наказывается дисциплинарными взысканиями.[/stextbox]
Образец и общая структура документа
На законодательном уровне какой-либо универсальной формы для такого приказа не установлено. Есть лишь несколько блоков, которые допустимо включать в состав:
- Текстовый с резолютивными формулировками. Здесь руководитель сообщает о своих приказах.
- Текстовый с мотивами. Здесь описывается, почему вводят то или иное правило на предприятии.
- Блок с наименованием документа.
Как составить приказ о назначении генерального директора? Кто должен этим заниматься? Порядок написания документа и примеры вы найдёте в этом материале.
Руководитель фирмы в обязательном порядке ставит свою подпись на этой бумаге.
Свои подписи ставят и сотрудники, которые отвечают за учёт, корректировку и разработку должностных инструкций, осуществление других необходимых действий в связи с этим документом.
Образец приказа об утверждении должностных инструкций можно скачать здесь.
Резолютивная часть посвящена перечню должностей, для которых и требуется утверждение инструкции.
[stextbox id=”info”]Обязательно наличие дат, в которые и произошло утверждение. Даты подписания и утверждения должны совпадать друг с другом.[/stextbox]
Должностные инструкции в новой редакции
Любая должностная инструкция относится к локальным нормативным актам на предприятии.
[stextbox id=”warning”]Гриль-бары стали довольно популярны в последнее время. Какая франшиза гриль-бара лучше – читайте по ссылке.[/stextbox]
Локальные нормативные акты, в любых версиях, утверждаются всего двумя основными способами:
- Приказом или специально издаваемым документом.
- Должностным лицом, руководителем.
Во втором случае действия будут такими. Гриф утверждения проставляется на самом нормативном акте. Это делается только на правой стороне, на поле, которое находится вверху.
Сам гриф состоит из одного слова «Утверждаю», только кавычки отсутствуют. Обязательно наличие должности лица, отвечающего за утверждение. Ставится подпись с датой и инициалами, фамилией.
Если документы утверждаются таким грифом, потом отдельные приказы издавать не нужно.
При наличии приказа об утверждении должностных инструкций
Работодатель самостоятельно определяет форму самого приказа. В таком документе обязательно отразить:
- Фамилии с должностями лиц, которые обязаны соблюдать инструкции.
- Указание об ознакомлении со сроками, за которые это надо сделать.
- Дату, когда локальный акт был введён в действие.
В каких случаях необходимо составить акт об уничтожении документов? Образец акта и правила его использования смотрите по ссылке.
[stextbox id=”black”]Каждый из способов утверждения правомерен. И имеет законную силу.[/stextbox]
Внесение изменений в должностные документы
Чаще всего должностные инструкции подвергаются изменениям, когда корректировки вносятся в объём должностных обязанностей. Либо если другими надо сделать технологические, организационные условия труда на предприятиях.
Порядок внесения изменений в должностные инструкции не установлен точно на законодательном уровне.
Это значит, что у каждой организации есть право на самостоятельную разработку порядка данной процедуры. Сам порядок закрепляется в одном из локальных документов. Главное – учитывать пару факторов при внесении изменений.
Характер. Затрагивают ли изменения основные, важные моменты в индивидуальном или коллективном трудовом договоре?
[stextbox id=”alert”]Способ оформления самого документа, который требует корректировки. Изменения можно оформить либо как самостоятельный документ, либо в качестве приложений.[/stextbox]
Создание дополнительного соглашения будет оптимальным решением, если сами инструкции – приложение к основному трудовому договору.
Или можно создать новую редакцию инструкций, если последние оформлены отдельным документом, а сами изменения не касаются основных положений договора.
Как происходит инвентаризация дебиторской и кредиторской задолженности? Подробную информацию вы найдёте в этой публикации.
Руководители кадровой службы должны обязательно оценить, насколько целесообразно введение инструкций и новых положений к ним. На следующем этапе руководству высказывают мнение, каждый из сотрудников.
При необходимости, организуется совместная доработка документа. Если уволены лица, подписавшие и утвердившие документ, менять реквизиты не требуется. Ведь инструкции действуют на протяжении долгого времени.
В приказе по должностным инструкциям заполнение реквизитов происходит также, как и в других приказах, обычных.
[stextbox id=”info”]Разница появляется разве что в содержании констатирующей, распорядительной части. Одним приказом можно утверждать не только одну инструкцию, но и сразу несколько.[/stextbox]
О новых редакциях приказов по должностным инструкциям
Обычно в инструкции вносятся изменения, когда меняются и основные рабочие обязанности. Тогда составляют сразу несколько приказов. Один – о том, что отменяется старая версия. Другой – о закреплении на практике новой редакции.
С новой редакцией каждый работник знакомится под личную подпись.
В приказе обязательно надо писать личную информацию руководителя и наименование организации.
[stextbox id=”alert”]Далее идёт описание ситуации из-за которой и возникла необходимость издавать приказ. Описать надо изменения, внесённые в документ, хотя бы кратко. Бумаги оформляются в свободной форме, потому каждое предприятие разрабатывает их индивидуально.[/stextbox]
В остальном приказы состоят из тех же частей, что и обычные документы, об этом уже писалось выше.
Какой должна быть эффективная должностная инструкция вы узнаете из этого видео:
