Среди множества документов, предоставляемых при проверке налоговыми органами для предприятий малого и среднего бизнеса документов, может стать необходимостью предоставление справки о ежемесячном фонде оплаты труда.
Так же подобный документ является неотъемлемой частью при прогнозировании грядущих расходов за определенный период времени.
Что такое справка о ежемесячном фонде оплаты труда
[stextbox id=’alert’]Справка о ежемесячном фонде оплаты труда – это документ, отображающий информацию о выплатах, производимых всему коллективу, это своего рода носитель информации о составе фонда или о показателях, взятых для расчета ФОТ.[/stextbox]
Необходима она при многих обстоятельствах, а также для внутреннего пользования, чтобы можно было оценить финансовую ситуацию и выполнить предварительные прогнозы.
Особенность ее в том, что она составляется пот большей части на предприятиях, финансируемых из бюджета, а вот для прочих компаний является редкостью. Важно: для бюджетных организаций она является обязательным документом.
Как правильно рассчитать фонд оплаты труда вы узнаете в этом видео:
Когда она необходима
Такой документ может стать необходимым в нескольких случаях:
- При необходимости оформить займ или кредит, также в случаях поручительства с целью подтверждения платежеспособности предприятия;
- Для подтверждения легальности проведения банковских операций – съем крупной суммы со счетов, в качестве доказательства отсутствия черных схем по отмыванию денег;
- В момент выполнения проверок различными инстанциями, располагающими на подобные действия правом.
[stextbox id=’black’]Данный документ может содержать, как реальные данные по выплатам и зарплате за месяц, так и прогнозируемые.[/stextbox]
Форма и реквизиты справки о фонде оплаты
Унифицированной формы документ не имеет, однако он должен содержать в случае любой формы предприятия, следующие данные:
- Название документа.
- Название предприятия.
- Расчетный период.
- Далее документ складывается в виде таблицы, в графы которой вносятся следующие данные:
- Расчетные показатели – зарплата, премии, отпускные, больничные, компенсационные выплаты, перечисления в различные фонды;
- Вход сальдо расчетов дебета/кредита;
- Сколько по каждому пункту насчитано за период;
- Сколько перечислено.
- Подписать документ обязаны:
- Составитель;
- Директор;
- Главный бухгалтер.
[stextbox id=’download’]Образец справки о размере фонда оплаты труда.[/stextbox]
Правила составления справки для банка
Так как справка не обладает специально разработанной формой, ее доступно составить произвольно, однако некоторые банки предлагают к заполнению индивидуальную форму, разработанную внутри учреждения.
Если же банк не обладает собственной формой, предприятие имеет право сформировать документ в виде письма с указанием общих показателей по заработной плате и прочих выплатах.
Так как фонд формируется за счет начисленных выплат по заработной плате и прочим перечислениям, то подобная бумага должна содержать все необходимые сведения о составе фонда.
Важно: справка для банка должна обязательно иметь указание на запрашивающее учреждение, то есть полные реквизиты получателя.
Различия между справкой о зарплате и справкой о ФОТ
[stextbox id=’info’]Разница этих двух официальных бумаг заключается в индивидуальном предназначении бумаги о зарплате, так как она непосредственно формируется для одного сотрудника и состоит из информации именно по оплате его труда и прочих начислениях.[/stextbox]
А вот справка о ежемесячном фонде оплаты труда складывается из чисел об общих суммах расходов, предназначенных для выплат коллективу. Кто устанавливает минимальный размер оплаты труда – узнайте здесь.
При этом справка о ФОТ может содержать не только реальную информацию, но и планируемую.
Также необходимо понимать, что справка о фонде оплаты труда используется предприятием, в качестве указания на ее расходы и сумму вращающегося капитала, а вот справка о зарплате необходима лично сотруднику для решения множества мелких бытовых проблем, но в итоге эти обе справки выступают в роли доказательства размера дохода, только разных субъектов.
В остальном же эти справки одинаковы – форма их составления практически не имеет отличий, периоды изучения также могут быть разные, форматируются документы одним и тем же отделом предприятия – бухгалтерией.
Кем оформляется документ
[stextbox id=’warning’]Составителем документа может быть сотрудник, числящийся в штате бухгалтерского отдела, он же должен поставить свою подпись, как составитель рядом с обязательной подписью главного бухгалтера и руководителя предприятия.[/stextbox]
Правила заполнения
При детальном рассмотрении такой бумаги для любой организации, нужно отметить, что она содержит:
- Наименование запрашивающей инстанции;
- Наименование предприятия, которое сформировало ФОТ;
- Название документа, с которого взяты показатели для справки;
- Дата ее составления;
- Таблица с разбивкой по ФОТ, с указанием итоговых данных по каждой выплате, а также подведение общей суммы;
- Подпись уполномоченного сотрудника с расшифровкой, дата и при наличии печать. Тут вы узнаете, может ли ИП работать без печати.
При этом необходимо учитывать, какие именно данные указываются, прогнозируемые или по факту:
- Если прогнозируемые, то необходимо учитывать размеры выплат согласно штатному расписанию, трудового распорядка и устоявшихся норм. При этом необходимо указывать суммы, как можно более точные, чтобы не произошло перерасхода ФОТ, так как часть данных упускается при планировании.
В данном случае справка должна быть носителем сведений о ФОТ, который планируется по следующей схеме:
- Берутся в расчет показатели по фирме – среднесписочная численность работников, движения по заработной плате, изучается расписание, средние показатели производства;
- Прогнозируется среднее число работников;
- Составляется смета и выбирается структура планирования;
- Рассчитывается ФОТ в наиболее приемлемый способ.
[stextbox id=’alert’]Именно этот итоговый результат должна отображать справка при прогнозировании данных.[/stextbox]
- В случае составления справки по факту, то данные используются из бухгалтерского учета, и в расчет включается совокупность всех начислений помимо заработной платы, которые уже осуществились.
Куда предоставляется документ
Запросить такой документ у предприятия имеют право контролирующие органы, чтобы сделать оправленные выводы по расходам предприятия и правильности ими совершения различных платежей в налоговую или ПФР. Что такое налог на фонд заработной платы и кто должен его платить – читайте по ссылке.
Кредитные организации, предоставляющие услуги предприятиям в виде ведения счетов, сохранности средств, выдачи займа.
Заключение
[stextbox id=’black’]Данный документ требует правильного составления, так как отображенные в нем числа могут использоваться руководством для прогнозирования расходов или контролирующими органами для контроля правильности уплаты налогов и прочих обязательных перечислений. [/stextbox]
Что такое фонд оплаты труда и из чего он состоит вы узнаете тут:
