Если дело касается получения или предоставления любого рода услуг, приобретения товара, выполнения заказа и у вас нет уверенности в том, что исполнители не подведут, следует требовать оформления гарантийного письма.
Что такое гарантийное письмо?
Документ, подтверждающий гарантии каких-либо намерений отправителя в отношении получателя называется гарантийным письмом. Данная бумага имеет отношение к разновидности деловой переписки и об ее сути можно судить по самому названию «гарантийное».
Гарантировать можно все что угодно:
- Покупку товара или его оплату;
- Выполнение работ;
- Оказание услуг;
- Предоставление информации;
- Отсрочку платежа;
- Соответствие качества товара нормам.
Составить подобный документ может:
- Юридическое лицо в форме ООО или ИП;
- Сам работник, который желает предоставить услуги по договору подряда.
Составляется документ перед началом сотрудничества или при срыве сроков.
Письмо о гарантиях не является заменой основного договора между сторонами и имеет более низкий юридический статус.
[stextbox id=”warning”]Важно: поскольку данная бумага не имеет унифицированной формы и подтверждения законодательством, следует во время оформления письма придерживаться стиля прочих деловых писем.[/stextbox]
Общий бланк гарантийного письма скачать.
Нюансы составления письма о гарантиях
Для составления правильно оформленного и действенного документа, который на самом деле будет являться частью гарантийного механизма, необходимо придерживаться некоторых правил:
- Первое – документ должен нести как можно больше информации о составителе – реквизиты банковского счета, полное название организации, местонахождение банковского учреждения, в котором открыт счет;
- Второе – необходимо в письмо вставить небольшое «но», о том, что если не будет вовремя выплачиваться необходимая сумма за предпоставку или наперед выполненную услугу, то вы вправе насчитывать повышенный процент за каждый просроченный день. Это обеспечивает получение более высокой суммы, нежели по ст. 395 ГК РФ за использование в собственных целях чужих денег;
- Третье – очень важно, чтобы такая бумага была подписана главным бухгалтером, если он юридическое лицо.
Если вы захотите предоставить бухгалтеру право подписи, то эта статья вам поможет – Как правильно составить доверенность на право подписи документов: 3 основных аспекта.
Как написать и оформить гарантийное письмо?
Данный документ имеет определенное количество принципиальных пунктов, избегать которых при оформлении нельзя:
- Верх документа (шапочка) – указываются обязательные реквизиты: название и код учреждения, ОГРН и ИНН адресата, номер регистрации, заголовок, число составления;
- Основная часть – суть гарантий, что именно гарантируется настоящим письмом;
- Итог – подпись с полной расшифровкой и печать. Если это гарантия оплаты – подпись ставит руководитель компании и главный бухгалтер.
К документу желательно приложить дополнения:
- Копии свидетельства о регистрации;
- Выписки из ЕГРЮЛ;
- Свидетельство налогоплательщика;
- Приказ о назначении гендиректора и копии прочих необходимых документов.
При получении выписки из ЕГРЮЛ вам понадобится эта статья – Как правильно заполнить заявление на получение выписки из ЕГРЮЛ в налоговой: 9 основных правил.
[stextbox id=”alert”]Важно: чтобы документ имел больший вес, необходимо его составить на фирменном бланке организации.[/stextbox]
Некоторые детали:
- Заголовок должен нести конкретику – осуществление работ или совершение оплаты и прочее. В тексте слово “гарантия” доступно заменить поручительством, заверением и другими синонимами;
- В письме не допускается применение разговорных оборотов, оно составляется только в деловом, сдержанном стиле;
- Составлять письмо желательно при помощи кратких и конкретных предложений;
- Письмо должно размещаться на одном листе.
[stextbox id=”info”]Также большую роль в успехе данного обязательства играет репутация поручителя и история его сотрудничества с адресатом.[/stextbox]
Пример правильного составления документа можно скачать здесь.
Гарантии об оплате
Письмо “гарантии об оплате” убеждает получателя в выполнении своевременной оплаты или возмещении расходов, что указывается в основной части.
Обязательно указываются реквизиты банка, юридический адрес компании-отправителя, также в качестве дополнения можно указать:
- Возможность кредита;
- Какая ответственность при нарушении договоренности;
- Сумму платежа необходимо указывать точно цифрами и прописью.
Все прочее заполняется по стандарту.
Как вести учет покупок и продаж – полезную информацию вы найдете тут.
Гарантии на выполнение работ
В таком документе идет речь о сроках выполнения работ или отдельных ее этапов.
Данное обязательство можно составить и перед подписанием договора, тогда в нем проставляется объем выполненных работ к данной дате. Но обычно письмо заключается при срыве сроков, указанных в договоре.
[stextbox id=”black”]Важно: основой данной гарантии является объем работ и срок их выполнения, кроме этого можно гарантировать качество работ. [/stextbox]
Оплата задолженности
Шапка бумаги заполняется по стандарту, а вот текст имеет свои нюансы, в нем указывается:
- Размер задолженности;
- Договор, на основании которого появилась сумма;
- Дата оплаты;
- Банковский счет плательщика;
- Сроки погашения долга или график, в соответствии с которым долг будет погашаться частями, размеры этих частей;
- Размер штрафа, если сроки будут нарушены.
Образец заполнения гарантийного письма на оплату тут.
Иногда в данном письме может быть указана причина возникновения просрочки.
Такие бумаги составляются от имени любого лица, предназначаются как для организации, так и для частного лица.
Письмо об услугах
Если заключен договор с подрядчиком или другим каким-либо исполнителем, после внесения предоплаты, лучше настоять на составлении гарантийного письма с его стороны. В бумаге он будет гарантировать качество предоставляемых услуг и соблюдение оговоренных сроков.
Письмо составляется в общепринятом формате, где фирма-исполнитель гарантирует исполнение всех необходимых требований заказчика.
Составление гарантийного письма на услуги выполняется и в том случае, когда предприятие просит предоставить ему определенные услуги и указывает в документе дату и форму оплаты в случае выполнения заказа.
Об акте выполненных услуг вы можете прочесть здесь.
[stextbox id=”alert”]Важно: такое письмо дает заказчику уверенность в том, что услуги будут выполняться в соответствии с требованиями и договоренностями. Также, в случае невыполнения поставленных задач, оно будет (наряду с договором) свидетельством в суде.[/stextbox]
Юридическая сила гарантийного письма
Конечно, письмо не может быть 100% гарантией возврата долга, многие поставщики сильно рискуют, поставляя товар своим клиентам, которые уже являются должниками. Они заручаются гарантийными письмами о возврате денег и продолжают оказывать услуги, чтобы не потерять клиента.
Если человек непорядочный, то никакое гарантийное письмо не поможет поставщику.
Письмо при судебных разбирательствах будет доказательством того, что долг был, и должник его признавал.
[stextbox id=”info”]Важно: для того, чтобы предъявить претензию своему должнику у пострадавшего есть 3 года согласно Гражданскому Кодексу, но при наличии гарантийного документа, пострадавший увеличивает срок требований на 3 года при каждом его предъявлении.[/stextbox]
Здесь вы увидите, что лучше: ИП или ООО.
В Гражданском Кодексе РФ нет ни слова о гарантийном письме, но уже сложилась юридическая практика, согласно которой можно использовать этот документ в судебных заседаниях с целью привлечения должника к ответу.
Для этого необходимо, чтобы письмо было грамотно составлено, в данном случае следует опираться на ст. 435 – 443 ГК РФ.
Для этого, в момент составления гарантийной бумаги, поставщик должен предложить оферту товара, а покупатель – в письменном виде с этим согласиться, то есть сделать акцепт. И тогда такой документ в суде будет иметь юридическую силу в пользу истца.
[stextbox id=”black”]При этом следует четко прописать в документе перечень товаров и срок их поставки.[/stextbox]
Выводы
В любом случае, составляя гарантийное письмо, даже при соблюдении всех предписаний и следуя официальным образцам, не стоит пренебрегать договором и накладными, как основой предоставления услуг или поставки товара.
В этом вам поможет наша статья – Сшиваем документы правильно: 7 основных шагов.
Только тогда есть шанс в суде выиграть дело и добиться взыскания долга с ответчика.
Если хотите узнать, как составить гарантийное письмо в Яндекс Директе, то посмотрите это видео:
