Наличие электронно-цифровой подписи позволяет оптимизировать внутренние процессы компании, организовать электронный документооборот, упростить сдачу отчетов, принимать участие в закупочных процедурах. Решив оформить ЭЦП, необходимо понимать, не только какие возможности она открывает, но и существующие требования для ее получения.
Понятие и возможности ЭЦП
После принятия законодательства «Об электронной подписи», многие компании стали массово получать ЭЦП, понимая, насколько ее наличие упрощает ведение дел.
Какие возможности открывает подпись:
- участие в электронных закупках;
- использование услуг различных онлайн порталов;
- взаимодействие с государственными органами и структурами;
- упрощение процедуры оборота документов;
- заключение договоров;
- подача исков и иных документов в суды;
- передача отчетности в электронном виде.
В последнее время, популярностью пользуется онлайн регистрация юридических лиц или подача налоговой декларации. Для такой процедуры требуется электронная подпись.
Как получить ЭЦП:
ЭЦП является незаменимым инструментом для участников закупок. После принятия соответствующих федеральных законов, многие субъекты хозяйственной деятельности стали участниками процедур торгов и аукционов. ЭЦП требуется как для заказчиков, так и для поставщиков, так как многие закупки проходят на торговых электронных площадках.
Электронный сертификат является отличным помощником для бухгалтеров, регулярно сдающих отчетность. Особенно, если речь идет о бюджетных учреждениях, работающих с государственными органами, включая казначейство.
Чтобы ощутить все преимущества работы с электронной подписью, юридическому лицу следует пройти этапы подготовки документов для дальнейшего ее получения.
Плюсы и минусы ЭЦП
Популярность использования электронной подписи юридическими лицами обусловлена следующими положительными моментами:
- высокий уровень защиты документов от подделок;
- снижение рисков копирования или подделки подписей;
- быстрое проведение идентификации;
- сделки проводятся в онлайн-режиме, что экономит время;
- оформление сразу нескольких ключей, разделяющих полномочия между сотрудниками.
Несмотря на положительную тенденцию применения подписи, имеются и отрицательные стороны ее использования:
- электронный вариант подписи накладывает на лицо, ее поставившего, те же обязанности, что и несет в себе аналог;
- увеличивается риск кражи носителя ЭЦЦ, поэтому, следует иметь безопасное место для его хранения;
- функционирование подписи невозможно без наличия программного обеспечения, которое приобретается за отдельную плату.
Виды электронных подписей
Согласно нормам законодательства, различаются три типа ЭЦП:
- простая – комбинация логина и пароля, подходящих для использования при входах на сайты, сервисы, оплаты услуг и товаров в режиме онлайн;
- усиленная – требуется для проверки лица, поставившего свою подпись, создается при помощи криптографического преобразования документа в электронной форме;
- усиленная квалифицированная – защищенный вариант подписи, позволяющий распознавать личность пользователя, подходит для крупных фирм, где правом подписи наделены сразу несколько уполномоченных субъектов.
Каждый из видов подписей несет определенные функции и выбор зависит от работы юридического лица, для каких целей требуется ее приобретение, какое количество лиц будут пользоваться и пр.
Порядок получения ЭЦП
Процесс получения подписи можно разделить на несколько этапов:
- выбирается вид ЭЦП и удостоверяющий центр, имеющий положенную аккредитацию;
- направляется заявка на изготовление электронной подписи;
- подготавливается требуемый пакет бумаг, производится оплата за услугу по выпуску сертификата;
- в удостоверяющем центре забирается готовая ЭЦП.
На первом этапе юридическое лицо определяет, для каких целей и задач ему требуется подпись. Например, ему необходимо принимать участие в закупочных процедурах или пользоваться услугами портала Госуслуг. Перечень удостоверяющих центров можно изучить на официальном сайте Минсвязи РФ.
По факту получения подписи, центр должен передать не только сертификат проверки ключа, но и его электронный носитель (USB) с программным обеспечением.
Правила пользования электронным ключом
Получив подпись, необходимо установить сертификат на рабочий персональный компьютер. Для полноценной работы ключа, потребуется программа «КриптоПро», функционирующая с большинством популярных браузеров (Chrome, Opera, Internet Explorer версии 8.0 и выше).
Выполнив установку, пользователь может совершать ряд юридически значимых действий. Главное, чтобы носитель был вставлен в компьютер. После завершения работы, ключ следует убирать в недоступное для третьих лиц место.
Бесплатные сервисы для работы
Получение подписи связано в первую очередь с выполнение процедур, предусмотренных и закрепленных на законодательном уровне – сдача отчетов, оформление документов, авторизация на государственных порталах и пр.
Ведомства, с которым планируют взаимодействовать юридические лица, предлагают пользоваться своими сервисами бесплатно:
- официальные сайты ПФР, ФНС, ФСС;
- портал Госуслуг, электронное правительство;
- аккаунты крупных партнеров.
Электронная подпись может эксплуатироваться для проставления визы на документах или работать на специальных веб-ресурсах.
На какой срок выдается подпись
[stextbox id=’alert’]По установленным правилам, срок действия электронно-цифрового ключа составляет 12 месяцев. Минимальный срок не ограничен критериями. По сути, выдавая ключ, удостоверяющий центр может установить срок действия – 5 дней.[/stextbox]
По последним сведениям, Правительство РФ хочет разработать закон и увеличить срок выдачи ключей от 18 до 24 месяцев. Такое правило будет распространяться только на квалифицированные усиленные подписи.
Пакет документов для получения ЭЦП
Список требуемых бумаг зависит от выбранного удостоверяющего центра, но как правило, он идентичен и включает:
- заявление установленного образца;
- подтверждающие бумаги о назначении руководителя юридического лица на должность;
- паспорт лица, получающего ЭЦП (1,2, страница и прописка);
- согласие на обработку персональных данных;
- свидетельство о постановке на учет в налоговом органе;
- реквизиты юридического лица;
- доверенность, если получать ключ будет не руководитель учреждения (в доверенности важно указать, что полномочия предоставляются именно в отношении получения ЭЦП);
- СНИЛС лица, на которого оформляется подпись;
- ИНН юридического лица;
- выписка из ЕГРЮЛ.
Перечень документов может быть сужен или расширен. При необходимости, копии бумаг следует заверить надлежащим образом. Некоторые УЦ работают удаленно. Подать заявление можно в сканированном виде, чтобы ЭЦП начали подготавливать. По итогу, заявитель приезжает за ней лично (или иное лицо, по доверенности), имея при себе оригиналы документов. Для удобства, центрами создаются личные кабинеты, в которых можно подаваться заявления на перевыпуск ключей.
Сколько стоит оформить ЭЦП
Выдача сертификатов является платной услугой. Согласно нормам закона, удостоверяющие центры могут сами определять цену за процедуры по выдаче ключей и последующего обслуживания.
Стоимость зависит от следующих факторов:
- месторасположения заказчика;
- типа выдаваемого сертификата;
- круг возможностей, которые предоставляет заказчику ключ.
Как показывает практика, ценовой порог варьируется от 2 000 до 10 000 рублей, а при определенных обстоятельствах, цена может достигать 20 000 рублей. Некоторые удостоверяющие центры берут отдельную плату за экспертизу документов и предоставление носителя, на который будет записываться сертификат.
[stextbox id=’info’]Если ЭЦП будет утеряна, юридическому лицу придется вновь проходить всю процедуру по ее получению и оплачивать выпуск. При сохранности носителя, повторно платить за его предоставление не придется. Главное, своевременно сообщить в удостоверяющий центр о потере подписи, для ее блокировки.[/stextbox]
Электронно-цифровая подпись для торгов:
Бесплатная выдача ЭЦП юридическим лицам
Бесплатно подпись не выдается. Все, что могут предложить удостоверяющие центры – предоставить бесплатный доступ к программным обсечениям и личным кабинетам. Некоторые центры позволяют один раз, бесплатно, перевыпустить ключ, например, при смене руководителя или утере носителя.
Получив ЭЦП, юридическое лицо должно понимать его важность, так как носитель содержит в себе важный правой материал – подпись. Если ключ попадет в руки к третьим лицам, могут возникнуть необратимые последствия для учреждений. Следует бережно хранить подпись и без необходимости, не передавать ее в пользование посторонним лицам.
Каждое ЭЦП имеет ограничения и юридические возможности. При выборе типа подписи, акцент делается на цели, ради которых она приобретается.
