С 2016 года не требуется коммерческим компаниям, которые могут работать в любом направлении деятельности, пользоваться какими-либо штампами или печатями. Необходимость в этом может быть указана только в учредительных документах данной организации, но это решение принимается добровольно учредителями.
ИП вовсе не должны применять эти элементы в работе, поэтому оформление печати всегда осуществлялось добровольно, причем обычно это требовалось в ситуации, когда печать должна была ставиться на других документах контрагентов.
Если же печать сделана, то она должна правильно храниться, чтобы ею не могли воспользоваться мошенники. Поэтому при передаче или приемке печатей или штампов составляется специальный акт.
Понятие и предназначение акта приема-передачи
[stextbox id=’alert’]Важно! Если компания или ИП принимает решение о применении печати во время работы, то важно грамотно охранять этот элемент, поэтому его содержание и хранение должны осуществляться по определенным правилам.[/stextbox]
Обычно назначается определенный работник компании, на которого возложена ответственность за сохранность и использование печатей или штампов. Часто для этого выбирается директор фирмы или иной специалист, занимающий высокую должность в организации, причем назначается он ответственным специальным приказом руководства.
В каком порядке осуществляется изготовление печати для ИП и что для этого нужно вы узнаете здесь.
Нередко для печати и штампов компанией приобретается специальный сейф, доступ к которому имеет только ограниченное количество сотрудников.
Если требуется передать печать другому лицу для использования, то непременно формируется специальный акт приема-передачи. В нем указывается дата и время передачи данного элемента, а также прописывается, кому именно он передается.
Важно! Печать предоставляет возможность визировать разные документы компании, причем без оттиска, на котором указываются реквизиты организации, многие бумаги легко признаются недействительными, поэтому каждая компания должна заботиться о сохранности печати, а также о том, чтобы к ней был ограничен доступ.
Юридические тонкости составления акта приема-передачи рассмотрены в этом видео:
Кто и когда формирует этот акт
Акт, на основании которого принимается или передается печать или штампы, составляется в разных ситуациях:
- ответственное лицо, которое обязано содержать и хранить эти элементы, временно отсутствует на рабочем месте, так как может быть в отпуске, на больничном или в командировке, поэтому перед уходом с работы он передает их другому лицу;
- назначается новый сотрудник компании, на которого возлагается ответственность по хранению и содержанию этих предметов, так как прежний специалист мог уволиться или вовсе руководство потеряло к нему доверию;
- при определенных ситуациях разрешается передавать печать для применения иной организации для заверения различной документации.
[stextbox id=’black’]Составлением этого документа занимается две стороны, одна из которых является лицом, владеющим печатью, а другая представлена человеком, получающим ее. Каждый сотрудник должен подписаться в акте, а также проверить, что в него внесены только достоверные и актуальные данные.[/stextbox]
Правила и этапы передачи печати или штампа
Допускается передача этих элементов в разных ситуациях, но чтобы это было законно и безопасно, должны учитываться основные правила и нюансы этого процесса. К ним относится:
- обычно передача этих ценностей осуществляется между учредителями предприятия и юристами, заместителями и ответственными лицами. Как составить акт приёма-передачи материальных ценностей другому лицу – читайте по ссылке;
- допускается передать документ сотруднику, который отправляется в командировку, а при этом требуется во время поездки заверять какие-либо бумаги, но в этом случае составляется не только акт, но и доверенность;
- при составлении акта указывается, когда осуществляется этот процесс, от кого и кому передаются ценности, а также цель процедуры;
- храниться этот документ в компании должен не меньше трех лет, чтобы не возникало в будущем каких-либо споров относительно того, что печать тем или иным лицом применялась незаконно.
Важно! Перед составлением данного акта должно быть получено разрешение на передачу печати от руководства компании, так как ответственное лицо, назначенное для хранения и содержания ценностей, должно выполнять все необходимые меры для их защиты.
Форма акта приема-передачи печати и штампа
[stextbox id=’info’]Отсутствует строго определенная и унифицированная форма, по которой создается этот документ, но желательно пользоваться образцами, чтобы он содержал все необходимые сведения. Каждая компания обладает возможностью самостоятельно разработать оптимальный внешний вид акта.[/stextbox]
Независимо от формы документа, в нем должна иметься оптимальная структура:
- в самом начале и посередине указывается наименование документации;
- приводится суть акта;
- фиксируется факт того, что печать была принята и передана, причем прописывается в этом случае название компании, основание для процесса, а также ФИО и должности лиц, участвующих в процедуре;
- далее приводятся основания для составления акта и ссылка на соответствующий приказ, который может быть заменен распоряжением;
- ниже ставится оттиск передаваемой печати и указывается срок, на который она передается другому лицу;
- в конце заверяется документ подписями сторон, причем с обязательной расшифровкой.
При использовании такой структуры не возникнет ситуации, при которой документ может быть оспорен.
Правила и этапы составления документа
При формировании акта выполняются действия:
- вписывается наименование компании, на которую оформлена печать. Тут вы узнаете, может ли ИП работать без печати;
- указывается должность и ФИО сотрудника, который хранит ценность и передает ее другому лицу;
- отражается, по какой причине она отдаетс;
- указывается дата передачи печати;
- ставится ее оттиск;
- внизу расписываются оба сотрудника, участвующие в передаче.
[stextbox id=’warning’]Важно! После подписания акта вся ответственность за печать или штамп переходит другому лицу.[/stextbox]
Как избежать ошибок
Чтобы акт был составлен грамотно, учитываются основные правила его формирования:
- допускается пользоваться для этих целей не только фирменным бланком, но и стандартным листом формы А4;
- разрешено заполнять документ вручную или в печатном виде;
- делается он в трех экземплярах, так как один остается у бывшего ответственного лица, другой передается новому владельцу, а третий остается в архиве предприятия;
- после передачи печати или штампа обязательно регистрируется документ в журнале;
- хранится акт не меньше трех лет;
- особенно много внимания при заполнении документа уделяется причине, по которой производится передача ценностей, так как она должна быть уважительной и одобренной руководством;
- процесс должен осуществляться с разрешения руководителя фирмы, поэтому в акте должна быть ссылка на соответствующий приказ или распоряжение.
[stextbox id=’download’]Образец акта приема-передачи печати от руководителя своему заместителю.[/stextbox]
Заключение
Таким образом, если печать передается от одного сотрудника другому, данный процесс непременно должен фиксироваться специальным документом.
Как правильно вести на предприятии журнал учета печатей и штампов и кто обязан его заполнять – читайте по ссылке.
Акт выступает подтверждением того, что все действия выполнялись с разрешения руководства фирмы, а также не будут использоваться ценности в каких-либо мошеннических действах. Хотя отсутствует строгая форма документа, лучше всего формировать его с учетом правильной структуры и оптимальных правил.
В чем особенности акта-приема передачи и по каким правилам его составляют – смотрите в этом видео:
