Обладая различной информацией, предприятие держит в своих руках значительную часть власти, так как сведения являются двигателем товарооборота, развития бизнеса в целом и повышения прибыли. В связи с чем многие организации используют Положение о коммерческой тайне.
Что представляет собой коммерческая тайна
[stextbox id=’alert’]Это конфиденциальная информация, определяемая и оберегаемая субъектом предпринимательской деятельности, изучить ее имеет возможность только определенный круг людей.[/stextbox]
Важно: разглашение данной тайны может нанести субъекту непоправимый материальный и моральный ущерб. Что такое политика конфиденциальности для сайта и как ее правильно составить вы узнаете в статье по ссылке.
Прежде всего, данная информация будет касаться самостоятельных разработок предприятия, которые обеспечивают конкурентоспособность продукции.
Также компания может располагать инсайдерскими данными или сведениями о конкурентах, что в свою очередь является секретными сведениями.
В любом случае Положение необходимо для сохранности ценной информации в стенах предприятия, для регламентированного допуска к таким сведениям определенного круга людей.
Как установить режим коммерческой тайны на предприятии – смотрите в этом видео:
Кто и когда составляет положение
Так как Положение имеет отношение сразу к нескольким сферам деятельности предприятия, то в его разработке участвуют представители:
- Экономического отдела;
- Юридической службы;
- Отдела кадров;
- Службы безопасности и прочие.
[stextbox id=’black’]Принимает и утверждает документ руководитель предприятия или совет директоров, соучредителей. После их утверждения документ должен стать носителем печати, подписи, даты утверждения и номера протокола на титульном листе.[/stextbox]
После утверждения с Положением необходимо под роспись ознакомить всех сотрудников предприятия.
При этом если существует определенный круг, избранный директором, то только он знакомится с документом и подписывает его.
Необходимость режима и законодательная база
Необходимость данного документа заключена в нескольких моментах:
- Сохранность ценной информации;
- Личных данных руководящих и ценных работников;
- Урегулирование правовых вопросов между рабочим коллективом и руководящим составом.
Важно: подписание такого документа не всегда актуально на предприятии и зачастую пункт о неразглашении тайны включен в трудовое соглашение чисто формально.
[stextbox id=’info’]Но его наличие дает возможность при необходимости прибегнуть к мерам наказания за злоупотребление доступом к секретным данным.[/stextbox]
Согласно законодательству руководитель, имеет право самостоятельно избирать, какая именно информация является конфиденциальной, однако согласно ст. 5 ФЗ №98 к такой информации недопустимо отнести:
- Сведения, подтверждающие право на предпринимательскую деятельность, которые находятся в учредительной документации и прочих локальных актах;
- Данные об имуществе и используемых ими средств муниципального или унитарного предприятия;
- Любого рода сведения о составе коллектива, его численности и прочей информации;
- Информация об активах, пассивах, лицах, имеющих право на подпись без доверенности, а также о задолженности предприятия по зарплате;
- Данные об аукционах и конкурсах, об уровне загрязнения окружающей среды и прочее.
Согласно законодательству доступ к засекреченным материалам во время проверки получает:
- Прокуратура;
- Налоговая инспекция, если такие действия обоснованы. Тут вы узнаете, что такое коммерческая налоговая тайна и какие сведения в нее входят;
- Правоохранительные органы на любом уровне.
Важно: у проверяющих лиц обязательно должно быть соответствующее постановление на осмотр данных документов, если его нет, руководитель имеет право отказать в предоставлении тайных материалов.
Форма и реквизиты положения о коммерческой тайне
Унифицированной формы или рекомендованного образца доля Положения на законодательном уровне не существует, однако исходя из практики российских предприятий, такой документ должен содержать следующие сведения:
- Общие положения;
- Сущность понятий, изложенных в документе;
- Какие именно действия вменяются руководству предприятия для сохранения информации в тайне;
- Перечень данных, которые нельзя разглашать;
- Порядок отнесения каждого пункта к коммерческой тайне;
- Список обязанностей каждого лица, допустимого к тайне по обеспечению ее сохранности;
- Порядок доступа, посвященных лиц к информации;
- Механизмы защиты тайны, принятые на предприятии;
- Ответственность за нарушение положений локальных актов.
Также документ может иметь приложения, в которых подробно указываются:
- Полная информация, являющаяся засекреченной;
- Обязанности каждого индивидуального сотрудника по ее сохранности.
[stextbox id=’download’]Образец положения о коммерческой тайне.[/stextbox]
Помимо этого документ имеет титульный лист, содержащий:
- Сведения о предприятии с полным указанием реквизитов и наименования;
- О генеральном директоре с указанием его ФИО. Как составить должностную инструкцию для гендиректора – читайте здесь;
- О дате составления;
- Название документа «Положение о коммерческой тайне».
Пошаговая инструкция составления
- Перед формированием документации необходимо составить точный перечень сведений, подлежащих секретности, при этом не лишним будет выслушать мнение независимого эксперта;
- При указании обязанностей сотрудников о сохранении важной информации в тайне, не лишним будет указать, что и после увольнения в течение 3-х лет следует соблюдать тайну;
- Также важно уточнить, что необходимо не только не разглашать, но и противодействовать утечке информации;
- При указании ответственности и мер наказания необходимо конкретизировать пункт, то есть штраф в таком-то размере, обычно это размер понесенного ущерба предприятием;
[stextbox id=’warning’]Важно: административную, уголовную и гражданскую ответственность несут не только посвященные лица, но и те, которые воспользовались попавшей в руки информацией.[/stextbox]
- Если сведений много и они разностороннего характера, то их необходимо классифицировать по мере использования различными структурными подразделениями.
После составления и утверждения Положения, на все документы, о которых в нем идет речь необходимо наложить гриф «Коммерческая тайна» или «Секретно».
Как не допустить ошибок при оформлении
Документ, прежде всего, должен быть носителем четко изложенных предложений без двоякого толкования.
Ни в коем случае нельзя составлять информацию, так чтобы впоследствии ее было тяжело понять, к примеру, пункт об ответственности должен содержать точные цифры и действия при совершении кражи секретных документов.
Данный документ должны подписать все лица, относительно которых он составлен, если происходит принятие на работу нового лица, знакомиться с Положением он должен в момент подписания трудового соглашения.
Утверждение положения
[stextbox id=’alert’]Согласно законодательству данный свод правил имеет отношение к локальным нормативным документам предприятия, а это значит, что каждый руководитель обязан утверждать его согласно правилам.[/stextbox]
Положение должно иметь гриф «Утверждаю», обычно утверждение происходит посредством приказа, на который и следует делать ссылку в данном грифе.
Структура приказа
Законодателем не установлена форма документа, так что его структуру руководитель предприятия имеет право разработать самостоятельно, исходя из требований внутреннего делопроизводства, однако документ в обязательном порядке должен содержать:
- Название и реквизиты организации;
- Дату составления;
- Порядковый номер и название документа;
- Далее следует указать на приказ об утверждении документа;
- Об утверждении приложений;
- О назначении ответственного лица за ведение документации;
- О перечне лиц, с которыми следует подписать допсоглашения и соглашения о неразглашении конфиденциальной информации;
- Подпись и дата составления.
[stextbox id=’download’]Приказ Об утверждении Положения о коммерческой тайне.[/stextbox]
Заключение
Составление Положения необязательно, но в условиях нынешней экономики и стремительного прогресса, такой документ имеет большую ценность для обеспечения стабильного дохода предприятия и его конкурентоспособности.
Что такое коммерческая тайна и как ее защищать вы узнаете тут:
