Онлайн-кассы используются практически всеми фирмами и предпринимателями. Они позволяют перенаправлять информацию о результатах деятельности через интернет в налоговую инспекцию. Для использования данного оборудования, следует разобраться в правилах формирования отчетов и настройки ККТ. Поэтому все предприниматели должны знать, как делать Z-отчеты по кассам.
Понятие Z-отчета по кассе
Он представлен специальным кассовым чеком, который распечатывается по итогам работы в течение одного дня. Именно после его распечатывания завершается смена.
Продавцы должны сдать выручки, а после этого происходит обнуление оперативной памяти, имеющейся в любой ККМ. Все сведения о результатах работы в течение этого дня сохраняются в фискальном накопителе и на ЭКЛЗ.
[stextbox id=’alert’]Именно ЭКЛЗ является контрольная лента, куда записываются все сведения о работе предприятия. Если по каким-либо причинам документы теряются, то нужные сведения можно получить с помощью этой ленты.[/stextbox]
Как и когда проводится замена ЭКЛЗ вы можете узнать тут. Благодаря Z-отчету можно получить много важных сведений:
- количество денег в кассе в начале и конце рабочего дня;
- размер выручки, полученной в результате работы организации;
- количество возвратов средств;
- предоставленные скидки;
- аннулированные чеки.
Поэтому каждый продавец, работающий в компании, должен знать, как сделать такой отчет. Он должен храниться в организации, так как содержит множество важной информации.
Что такое Z-отчет кассового аппарата и кто может снимать такой отчет – смотрите тут:
Какие изменения были внесены в процесс использования онлайн-касс
В 2018 году было внесено много корректировок в законодательство. Они имеют отношение и к правилам использования кассового оборудования. К основным таким изменениям относится:
- в процессе формирования журнала и документов по форме КМ-4 или КМ-6 используются сведения, имеющиеся в Z-отчете;
- нужные шаблоны имеются в Постановлении Госкомстата № 132;
- с 2017 года перестало быть актуальным Постановление № 470, по которому требовалось использовать только бумажные контрольные ленты, но теперь необходимо перейти предпринимателям на онлайн-кассы. Здесь вы прочтете о том, нужно ли использовать онлайн-кассу при выдаче займов;
- по ФЗ №54 в конце каждой смены требуется обязательно составлять отчет обо всех выполненных операциях с помощью ККТ;
- все сведения систематизируются, после чего они автоматически перенаправляются в налоговую службу;
- теперь все документы, составляемые кассовым аппаратом, заменяются Z-отчетом.
[stextbox id=’black’]Данный документ содержит информацию о том, какие именно операции были выполнены работниками предприятия в течение одной смены.[/stextbox]
Отличие от других отчетов
Имеются некоторые отличия Z-отчетов от других старых бланков. К ним относится:
- во время использования кассы не обнуляются все сведения при закрытии смены;
- не вносится информация об итоговой продажной сумме в фискальную память ККТ;
- все сведения о расчетах автоматически отправляются в налоговую инспекцию;
- обязательно требуется получить от ФНС подтверждение, что работники учреждения получили отчет в установленные сроки, а иначе отчет придется отсылать повторно.
Все новые онлайн-кассы должны оснащаться специальными фискальными накопителями. Их основным назначением выступает сохранность всех отчетов, которые формируются при закрытии смены.
Минимально такие данные должны сохраняться в течение 30 дней, что указывается в ФЗ №54.
Как создаются Z-отчеты
Код «z» используется исключительно для отчетов, которые предназначены для гашения, поэтому составляются в конце смены. Составлять такой отчет необходимо ежедневно в конце рабочего дня. В него вносятся данные о конечной выручке, возвратах и других важных операциях.
Формируются Z-отчеты для достижения сразу нескольких целей:
- обнуляется информация о разных операциях, которая была накоплена в течение рабочей смены;
- выводятся итоги;
- все данные систематизируются, после чего фиксируются в памяти кассы;
- отображаются разные возвраты, скидки или аннуляции;
- подтверждается информация, которая вносится в разную документацию кассирами.
[stextbox id=’info’]Занимается составлением такого отчета именно кассир перед уходом с места работы. Не допускается формировать его на следующий день. Продолжительность одной смены не должна превышать одного дня.[/stextbox]
Отсчет начинается с того момента, когда совершается первая операция. Если в течение суток не будет составлен Z-отчет, то происходит автоматическая блокировка кассы.
Кассир должен в конце смены выполнить действия:
- формируется Z-отчет;
- он распечатывается;
- делается справка по форме КМ-6;
- выручка, указанная в отчете, сдается инкассаторам, причем к деньгам прикладывается отчет и справка;
- составляется приходный ордер на сданную сумму средств;
- документация передается в бухгалтерский отдел.
Если по разным причинам будет утерян отчет, то можно получить его повторно. Для этого целесообразно обращаться в обслуживающую организацию.
Именно специалисты этой фирмы смогут извлечь нужные данные из оборудования, так как обладают нужными инструментами. Работники компании не могут выполнять процедуру самостоятельно.
Нужно ли составлять отчет, если отсутствуют платежи
Если за всю смену не было осуществлено даже одной операции, то учитываются рекомендации Минфина, содержащиеся в Письме № 03-01-15/6-311. Здесь указывается, что отчет надо составлять в обязательном порядке даже при условии отсутствия каких-либо расчетов.
При таких условиях отчет будет составляться с нулевыми показателями. Кассир при заполнении журнала ставит прочерки.
Документация, представленная Z-отчетами, должна составляться только фирмами, в которых используются ККМ с ЭКЛЗ. Если применяются онлайн-кассы без этой ленты, то составляется аналогичная документация, содержащая все нужные данные о расчетах.
Заключение
[stextbox id=’warning’]Таким образом, Z-отчеты являются обязательными документами для всех фирм, использующих в процессе работы разные кассовые аппараты. При переходе на онлайн-кассу без ЭКЛЗ этот документ заменяется другими отчетами.[/stextbox]
Их отсутствие является причиной для проведения налоговых проверок и начисления крупных штрафов.
Снятие Z-отчета на кассовом аппарате представлено в этом видео:
