Каждая организация непременно производит расчеты с работниками, контрагентами и государственными учреждениями. Для этого обязательно составляются многочисленные различные документы, выступающие подтверждением понесенных расходов. Поэтому деньги не могут выдаваться просто так, для чего составляется отчет.
Понятие выдачи денег под отчет
Авансовые отчеты являются важными элементами в любых кассовых операциях организаций.
[stextbox id=’alert’]Важно! Если будут отсутствовать данные документы, то это может стать причиной возникновения проблем с инспекцией, поэтому существует вероятность, что будет доначислен НДФЛ, а также руководство компании будет нести административную ответственность, представленную в виде штрафа.[/stextbox]
Для снижения риска начисления штрафов и пеней, каждая организация должна соблюдать правила выдачи денег. Для этого непременно выдаются они на основании заранее составленного заявления, а также в конкретный срок формируется отчет.
Под отчет деньги допускается предоставлять для разных целей, но наиболее часто это требуется для:
- приобретения ТМЦ. Тут вы можете узнать, как правильно составить доверенность на получение ТМЦ;
- оплаты расходов работников, которые были направлены в командировку;
- произведения различных расчетов по контрактам.
Важно! Во время выдачи средств непременно надо ориентироваться на указания Банка России №3210, которые называются «О ведении кассовых операций».
В данном документе указывается, что передаются деньги с составлением отчета на разные цели:
- хозяйственные нужды организации;
- затраты, которые несет отделение фирмы или ее филиал.
Если деньги будут выдаваться без правильного составления отчета, то это будет существенным нарушением со стороны компании, поэтому налоговые органы могут применить к ней разные меры наказания.
Как в программе в 1С сделать расчеты с подотчетными лицами вы можете посмотреть в этом видео:
Законодательное регулирование, сроки составления отчета
[stextbox id=’black’]Правила, на основании которых осуществляются кассовые операции, постоянно подергаются корректировке со стороны государственных органов. Поэтому каждый бухгалтер должен постоянно обновлять свои знания в этой области, чтобы во время работы фирмы не нарушались основные требования инспекции. Основные правила содержатся в указаниях Банка России №3210.[/stextbox]
Во время выдачи денег учитываются сроки их предоставления. В законодательстве отсутствуют точные сроки, когда должны предоставляться подотчетные суммы, поэтому данное решение принимается исключительно руководством организации. Оно оформляется с помощью специального расходного кассового ордера.
Непременно определяются сроки, когда подотчетное лицо отчитывается относительно затраченных средств. Для этого дается три дня, которые начинаются после конца командировки или иного процесса, для которого предназначались деньги.
Размер выдаваемой суммы может быть разным. Этот момент непременно прописывается в кассовой книге, которая должна иметься на любом предприятии, где для расчетов используются наличные средства.
Важно! Нельзя пользоваться подотчетными деньгами для иных целей, чем те, которые указываются в кассовом ордере, оформляемом для их выдачи.
Размер выдаваемой суммы устанавливается непосредственно работодателем, который определяет, какое количество денег надо выделить, чтобы покрыть все расходы.
Какие подготавливаются документы
Для передачи подотчетных средств непременно требуется правильное документальное оформление. К основным документам, создаваемым в такой ситуации, относится:
- служебная записка, составляемая руководством фирмы, которое выступает в качестве инициатора того или иного поручения, причем в этом документе прописывается инициатор и исполнитель;
- доверенность, формирующаяся по форме М-2 или М-2а;
- приказ, создаваемый руководителем фирмы, в котором указываются поручения, причем важно прописать не только исполнителя, но и размер авансовой суммы, которая передается ему под отчет;
- расходные кассовые ордера считаются достаточно необычной документацией, которая может существенно отличаться в разных ситуациях, так как информация в них зависит от поручений, так как деньги могут выдаваться для отправки гражданина в командировку, для выполнения служебного задания или иных целей, что непременно указывается в этих бумагах.
Если формируется служебная записка, то надо пользоваться произвольной формой, так как отсутствует какой-либо строго установленный образец данного документа. Он очень часто формируется на крупных и средних предприятиях. Информация в нем зависит от разных факторов, поэтому может значительно отличаться в разных ситуациях.
Обычно отражается цель выдачи средств, но допускается даже вписывать адрес продавца и точные расходы. Важно! Приказ составляется на базе служебной записки.
Приказ может формироваться в произвольной форме, причем в него вносятся разные указания конкретным сотрудникам, выполняющим поручения с получением подотчетных денег.
[stextbox id=’download’]Образец приказа о выдаче средств под отчет.[/stextbox]
Правила составления заявления и приказа
Заявление на получение подотчетных денег содержит информацию:
- название фирмы;
- ФИО директора;
- наименование самого документа;
- содержание, в котором указывается о необходимости получения сотрудником денег в конкретном размере на определенные цели;
- подпись и ФИО заявителя.
Внизу вносятся определенные сведения бухгалтером компании, после чего расписывается директор и ставится дата формирования заявления.
Приказ необходим для выдачи денег, так как именно на основании него производится передача средств работнику фирму. В нем указывается цель передачи средств, сотрудник, который их получает, сроки, на которые предоставляются деньги, а также иные важные сведения о данном процессе.
[stextbox id=’download’]Образец заявления на выдачу средств под отчет.[/stextbox]
Порядок предоставления денег с составлением отчета
Весь процесс выдачи средств под отчет делится на последовательные этапы:
- работник составляет заявление, которое пишется на имя работодателя;
- выпускается приказ, в котором указывается, какая сумма выдается, а также на какой срок она предоставляется;
- выпускается кассовый ордер. Что такое приходный кассовый ордер и как его составить – читайте здесь;
- заявителю передаются деньги;
- в нужные сроки сотрудник фирмы формирует и отдает по месту работы авансовый отчет, в котором прописано, на какие цели были потрачены деньги.
Важно! В законе отсутствует информация о максимальном размере подотчетной суммы, поэтому каждая организация может выдавать любое количество средств работникам, но наличностью выдается максимально 100 тыс. руб.
Особенности выдачи денег директору
[stextbox id=’info’]Отсутствуют какие-либо сведения в законодательстве о том, что предоставление подотчетных средств директору обладает какими-либо нюансами. Это обусловлено тем, что руководители компаний выступают такими же ее работниками, как и другие сотрудники. Поэтому к директорам применяются те же правила и условия.[/stextbox]
При составлении заявления можно вносить коррективы, которые заключаются в том, что назначает выдачу средств не директор, а компания. Подпись в такой ситуации будет являться разрешением на предоставление денег.
Важно! Отсутствие заявления от директора будет расценено работниками ФНС как нарушение, за которое назначается наказание в виде штрафа.
Также не допускается директору нарушать другие правила:
- получение наличными средствами суммы, превышающей 100 тыс. руб.;
- неоприходование средств в кассу;
- нарушение правил, используемых для хранения наличных средств;
- накопление в кассе большого количества денег, превышающего имеющиеся пределы.
Все вышеуказанные нарушения являются строго наказуемыми при их выявлении работниками ФНС.
Какие ошибки обычно допускаются
При выдаче денег с составлением отчета часто возникают распространенные ошибки. К ним относится:
- предоставление наличных в размере, превышающем установленные лимиты;
- отсутствие приказа или заявления;
- не представляется работником отчет;
- отсутствие документов, выступающих подтверждением понесенных расходов;
- не передаются фирме остатки подотчетных средств;
- неправильно составляются бухгалтерские проводки;
- деньги использованы на недопустимые цели.
[stextbox id=’warning’]Все вышеуказанные нарушения достаточно легко выявляются работниками ФНС, поэтому желательно тщательно следить за их отсутствием. Их обнаружение влечет за собой необходимость уплачивать значительные штрафы.[/stextbox]
Бухгалтерские проводки
Операция, связанная с предоставлением сотрудникам подотчетных средств, оформляется в бухучете правильными проводками, для чего используется счет 71:
- Д 71 К50 – выдача подотчетных средств;
- Д 94 К 71 – несвоевременный возврат остатка подотчетных денег работником;
- Д 70, 73 К 94 – списание денег, выданных под отчет;
- Д 20 К 71 – списание затрат;
- Д 50 К 71 – возвращение остатка в кассу;
- Д 70 К 94 – удержание задолженности по деньгам, выданным под отчет, с заработка работника фирмы.
Таким образом, подотчетные деньги передаются только при соблюдении определенных условий и требований. Для этого формируются официальные документы по правильным образцам и формам. Важно разобраться в порядке совершения процедуры, в ее правилах и особенностях, а также надо знать, как грамотно она отражается в бухучете.
Какие существуют типичные ошибки в учете расчетов с подотчетными лицами – смотрите тут:
https://www.youtube.com/watch?v=h5OOL0dUlDk
