Многие знают о том, что без специальных доверенностей товарно-материальные ценности не отпускаются. Потому и оформляются специальные документы на каждого из сотрудников. Но не каждый знает порядок, по которому этот документ надо заполнять.
Что собой представляет такая доверенность?
Согласно тексту в действующем законодательстве, такие доверенности нужно вести на территории любых предприятий, связанных с получением ТМЦ. Главным источником для приобретения становится покупка у поставщиков. С ними заключаются договора в соответствующей форме.
Составления доверенности требуют любые ТМЦ, отпускаемые по соглашениям или заказам, договорам, счетам и нарядам.
Доверенность от руководства на предприятии нужно выдать физлицу, принимающему ценности. С помощью доверенности стороны подтверждают наличие прав и обязанностей, связанных с заключённым соглашением.
Доверенности оформляются в нескольких видах: специальный и генеральный тип, а так же – разовый.
Как раз в специальную группу входят доверенности, связанные с получением ТМЦ. Она даёт полномочия на выполнение ряда однородных действий. Главное требование – чёткое обозначение прав и обязанностей. Тогда легче избежать противоправных действий со стороны исполнителей.
Что такое черная зарплата, узнайте по ссылке.
Что относится к ТМЦ?
В группу товарно-материальных ценностей включаются активы, соответствующие нескольким условиям:
- Они существуют в форме материалов или запасов, которые потребляются в процессе производства товаров, оказания услуг.
- Принимают участие в производственных процессах, проходят дальнейшую переработку.
- Их хранят, чтобы потом перепродать, когда деятельность идёт по всем правилам.
[stextbox id=”info”]Есть три общие категории, на которые подразделяются вещи этой большой группы. Это готовая продукция, незавершённая продукция, сырьё. В России действует своя бухгалтерская система учёта и баланса, в которой отражается семь категорий товарно-материальных ценностей.[/stextbox]
Среди них:
- Те, что уже прошли отгрузку.
- Вещи, чьё предназначение – перепродажа.
- Уже готовые продукты.
- Незавершённая форма производства.
- Малоценные, быстроизнашивающиеся предметы с учётом производственного износа.
- Животные на откорме, выращивании.
- Сырьё с компонентами.
Ответственные за ТМЦ лица
В данном случае выделяют нескольких сотрудников, которые играют роль ответственных лиц.
- Главный бухгалтер. Обязан обеспечить правильную выдачу, регистрацию доверенностей. Организует контроль заполнения документов. Главные бухгалтера отвечают за инструктаж поверенных лиц по поводу того, в каком порядке подаётся документ. И как выполняются ответственные поручения. Бухгалтера так же следят за бланками, которые не были использованы. И за тем, в каком порядке вся документация хранится.
- Материально ответственное лицо – тот, кому передают ценности. Можно заключать договора в письменной форме, которые касаются материальной ответственности. Главное – не допускать мер по нанесению ущерба принятым вещам, следить за их сохранностью. Руководству требуется сообщать об обстоятельствах, которые могут стать непосредственной угрозой.
Нужна ли доверенность директорам?
[stextbox id=”alert”]Директора не могут оформлять доверенности сами на себя. Ведь они становятся исполнительными органами для предприятий. Сами они оформлять документ не должны.[/stextbox]
Что отчисляет ИП во внебюджетные фонды, узнайте по ссылке.
Чтобы получить товар, директора должны предъявить один из следующих документов.
- Справка из ЕГРЮЛ.
- Копия решения участников по назначению директора.
- Копия уставных документов, либо выписка из устава.
Порядок оформления и образец бланка
Доверенность оформляется по унифицированным формам М-2, либо М-2а. Такие формы утверждены ещё выпуском Постановления Госкомстата. Допускается создание на предприятиях собственных форм.
[stextbox id=”warning”]Главное, чтобы присутствовали все необходимые реквизиты. Но в большинстве своём юридические лица предпочитают пользоваться бланками в готовой форме. Строгий учёт и внесение в специальные формы обязательны для каждой из форм доверенности.[/stextbox]
Образцы бланков М-2 и М-2а можно скачать по ссылкам.
Материально ответственные лица хранят документы на протяжении максимум пяти лет.
Письменное оформление документа – одно из важных правил. Начнём с рассмотрения произвольной формы. В шапке пишут:
- О месте, где доверенность выдана.
- Время, когда документ выдавался. Указывается прописными буквами.
- Номер, по которому прошла регистрация.
- Наименование документа.
- О том, как называется компания или предприятие.
Права и обязанности материально-ответственных лиц необходимо описывать как можно более подробно.
То же касается срока полномочий. И возможности передачи ценностей третьим лицам.
Стали ИП, но ничего не смыслите в бухгалтерии? Тогда эта статья для вас.
Основная часть со своими реквизитами не обходится без:
- Подписи, поставленной доверенным лицом.
- Времени, когда полномочия должны кончиться.
- Набора с действиями, которые осуществляются в будущем.
- Паспортных данных доверенного лица с полной информацией по нему, включая ФИО.
- Наименования должности.
- Названия предприятий в полной форме.
[stextbox id=”info”]При однократном получении товара выписывают простую форму М-2. М-2а нужна в том случае, если операции планируется осуществлять на регулярной основе. Благодаря такой доверенности лицо может неоднократно осуществлять действия.[/stextbox]
В форме М-2 лицевая сторона состоит из информации по:
- Тому, на каком основании выданы ТМЦ.
- Названию поставщика.
- Личным данным доверенного лица.
- Счёту плательщика в банке.
- Получателю и плательщику.
- Времени, когда документ начинает, перестаёт действовать.
- Номеру доверенности.
Есть и вторая сторона. В ней рисуют таблицу с перечнем ценностей, которые стали предметом договора. Отдельно указывают на количество, единицу измерения.
Символом Z перечёркивают все строки, которые остались без заполнения. Ответственные лица ставят свои подписи внизу, под таблицей.
Как сделать увлечение волнистыми попугаями и их разведение успешным бизнесом, расскажут вам здесь.
Бухгалтерии отдают специальные корешки отрывного типа, которые служат основой для регистрации документа в службе. Допускается ведение документации в электронном виде. Тогда пустые бланки находятся в базе данных предприятия. Компьютер станет незаменимым помощником при заполнении.
Регистрация доверенности
После выдачи сотруднику каждая доверенность должна проходить регистрацию. Особые правила действуют для формы №М-2. Работник должен получить отрывную часть. В бухгалтерии остаются корешки, где материально-ответственное лицо ставит свою подпись.
Что такое личная карточка и как ее заполнить, вы сможете узнать тут.
[stextbox id=”black”]Регистрация как раз и проходит на корешках. Книжка из чистых бланков предварительно нумеруется, проходит брошюрование. Это делается до того, как доверенности выдаются. На последних страницах делается запись о том, сколько листов включается в нумерацию. Число указывают только с помощью прописи.[/stextbox]
Главный бухгалтер отвечает за заверение данных проставлением своей подписи.
Регистрация в специальном журнале обязательна для компаний, которые пользуются формой доверенности М-2а.
О сроках действия и возврате доверенности после получения
Трёх лет не может превышать максимальный срок, на который выдаются доверенности.
На протяжении года документ сохраняет силу, если в его тексте не прописано других правил.
Если руководство самостоятельно устанавливает срок действия документа, оно должно исходить из возможностей, связанных с перевозкой и отправкой товара. Согласно Инструкции, рекомендуемый срок, на который выписываются доверенности, равен 15 суткам.
На месяц это время продлевается, если документами пользуются чаще. Но не будет нарушением ситуация, если выписывать документ и на более длительное время.
Пошаговую инструкцию о том, как написать заявление на отпуск по уходу за ребенком, посмотрите по ссылке.
В Гражданском Кодексе подобные действия не запрещены. При этом обязательно указание срока не только на корешках, но и на лицевой стороне.
[stextbox id=”alert”]Отметка на корешке ставится, когда возникает необходимость вернуть документ. В бухгалтерии необходимо хранить даже те доверенности, которые были возвращены, но не использованы на практике. Это делается до того, как кончится отчётный период. Затем их уничтожают, что подтверждается составлением соответствующего акта.[/stextbox]
Что касается журнала учёта по доверенности, то в него входит информация, которая касается:
- Номера.
- Даты.
- Места жительства вместе с паспортными данными и ФИО представителя.
- Перечня полномочий представителя.
- Наличия, либо отсутствия права передоверия.
- Срока действия.
- ФИО руководства, отвечающего за подписание.
- Ответственного подразделения.
- Реквизитов служебной записки.
- Отметки об отмене.
- Даты возврата.
Лучше всего автоматизировать систему, в которой доверенности составляются и хранятся. Это облегчит множество процессов, позволит сэкономить время и силы.
Как оформить доверенность на получение ТМЦ на компьютере, вы узнаете в этом видео:
