Личная карточка унифицированной формы Т-2 является обязательным документом кадрового делопроизводства любой организации, в которой имеется хотя бы один сотрудник.
Ведение личной карточки Т-2
Ведение личной карточки предусматриваетс
[stextbox id=”alert”]Личная карточка Т-2 оформляется при приеме сотрудника на работу, не обязательно делать это строго в день приема, но лучше всего уложиться в 3-дневный срок, отведенный законодателем для письменного оформления сотрудника на работу.[/stextbox]
Личную карточку Т-2 можно переписывать или дополнять в ходе рабочей деятельности сотрудника, так например, старая может придти в негодность в следствие долгой эксплуатации, или могут закончиться графы для отпусков. В этом случае заводится новая карточка, но старую при этом рекомендуется сохранить.
Основное назначение карточки Т-2 – это объединение всей информации о сотруднике.
За часть содержащейся в документе информации сотрудник должен подписаться, тем самым подтвердив, что она правдива или он с ней ознакомлен.
Если на сайте есть личный кабинет, в котором пользователь оставляет свои данные, то нужно прописывать политику конфиденциальности. Подробная информация – по ссылке.
Структура личной карточки по форме Т-2
Личная карточка представляет собой брошюру из двух листов формата А4, заполненных с обеих сторон.
Разделы личной карточки Т-2:
- Общие сведения. Это самый большой раздел в личной карточке сотрудника, он занимает почти две страницы, то есть половину всего бланка. В нем указываются данные из основных документов работника: паспорта, трудовой книжки, диплома, а также ведомости записываются со слов самого работника.
- Сведения о воинском учете. Заполняется только в отношении тех категорий граждан, которые имеют военный билет, то есть в той или иной степени являются военнообязанными
. - Сведения о приеме на работу и переводах. Заполняется на основании приказов по личному составу, за каждую вносимую запись работник должен расписаться.
- Аттестация. Заполняется только в том случае, если в организации практикуется проведение аттестации работников. Тогда сюда вносятся сведения о дате проведения аттестации, и решение комиссии.
- Повышение квалификации. Заносятся сведения о прохождении работником повышения квалификации, если она имела место.
- Профессиональная переподготовка. Заполняется аналогично предыдущему пункту.
- Сведения о наградах и поощрениях. Заносятся все сведения о наградах, почетных знаках и званиях, к которым работник был представлен во время работы. Можно также занести сведения о предыдущих наградах, если работник предоставил о них сведения или если такие награды предоставляют ему определенные льготы.
- Отпуск. Один из самых важных разделов. Сюда заносятся все сведения об отпуске сотрудника: когда, сколько дней и в какое время ему предоставлялось. Также заноситься период, за который этот отпуск предоставлялся. Если другие подразделы, такие как аттестации и квалификация не всегда заполняются, то ведению этого раздела нужно уделить максимум внимания.
- Социальные льготы. Заполняется только в том случае, если сотрудник относится к категории граждан, для которых предусмотрены указанные льготы.
- Прочие сведения. Сюда вносятся сведения не подходящие под прочие разделы. Например, можно делать запись о совмещении, совместительстве
, взысканиях. - Увольнение сотрудника. Заключительный раздел личной карточки Т-2. Сюда вносятся сведения об увольнении сотрудника, реквизиты приказов и основания, по которым трудовой договор был расторгнут. В этом разделе предусмотрена подпись работника.
Где можно скачать образец документа?
Образец карточки Т2 скачайте по этой ссылке.
[stextbox id=”black”]Смена генерального директора – вполне обычная процедура в любой организации. О том, как грамотно составить письмо о смене генерального директора читайте в этом материале.[/stextbox]
Заполнение формы при приеме сотрудника
Часть карточки Т-2 заполняется при оформлении сотрудника на работу. Сюда относятся разделы 1, 2, 3, 7, 9. Причем два последних заполняются, если сотрудник представил соответствующие документы.
Как грамотно заполнить лицевой счёт работника? Подробную инструкцию смотрите по ссылке.
Сведения, которые вносятся в вышеуказанные разделы:
- ФИО сотрудника, дата и место его рождения:
- данные о полученном ранее образовании;
- данные об имеющейся специальности или профессии, сюда можно внести наименование должности, на которую принимается сотрудник.
- стаж работы на момент приема сотрудника, если имеется льготный стаж, то для его внесения предусмотрена отдельная строка.
- семейное положение и состав семьи – может записываться со слов сотрудника, а может не заполняться совсем, поскольку свидетельство о браке и рождении детей не являются обязательными документами, предъявляемыми при поступлении на работу.
- данные паспорта;
- адрес прописки и адрес местожительства, телефон.
- отношение к воинской обязанности;
- данные о приеме на работу.
После заполнения раздела 2 свою подпись должны поставить сотрудник отдела кадров и работник.
Сведения, вносимые в ходе работы сотрудника
При трудовой деятельности работника также могут возникать ситуации, когда необходимо внесение сведений в личную карточку Т-2. В первую очередь это сведения об отпусках. В данный раздел необходимо вносить сведения не только о ежегодных отпусках, но и обо всех прочих. Таких как:
- дополнительный оплачиваемый отпуск;
- отпуск без сохранения оплаты;
- учебный отпуск;
- отпуска, связанные с материнством.
[stextbox id=”info”]Поскольку в году сотрудник может уходить в отпуск до 15 раз (одна часть не менее 14 дней, а остальные – любое количество дней), то раздел с отпусками очень быстро заполняется и чтобы не заводить новую карточку можно просто вклеить дополнительный вкладыш с разделом 8, в котором можно предусмотреть гораздо больше свободных строк.[/stextbox]
Также в ходе работы заполняются следующие сведения:
- аттестация;
- обучение и профессиональная переподготовка;
- перевод сотрудника;
- прочие разделы, по которым необходимо внести изменения.
Оформление различных актов – прямая задача бухгалтера. Как заполнить акт приёма-передачи товара смотрите в данном материале.
Сведения, вносимые в форму при увольнении сотрудника
Для внесения сведений об увольнении отводится последний раздел карточки Т-2. Туда вносится приказ об увольнении и статья ТК РФ, по которой оно произведено.
Заполнением этого раздела не стоит пренебрегать, особенно если все кадровое делопроизводство в организации ведется вручную. Если сведения об увольнении сотрудника понадобятся, то их легче найти в карточке, чем в книгах приказов.
После того, как данный раздел заполнен, карточка закрывается подписью сотрудника отдела кадров и уволенного работника.
Также на это может обратить внимание инспектор при плановой или внеплановой проверке кадровой документации предприятия.
В каком порядке осуществляется возврат средств покупателю по безналичному расчёту? Ответ на этот вопрос – по ссылке.
Отличия личного дела работника от карточки Т-2
Очень часто такие понятия как личная карточка Т-2 и личное дело путают. Это на самом деле не одно и то же. Личное дело – это все документы сотрудника или их копии, которые предоставляются при приеме на работу или появляются в ее ходе, в том числе и те, на основании которых заполняется личная карточка работника.
[stextbox id=”warning”]Документы о предоставлении отпуска сотруднику всегда должны быть в полном порядке. Правила составления записки-расчёта о предоставлении отпуска смотрите здесь.[/stextbox]
То есть, проще говоря, личная карточка является всего лишь частью личного дела, при условии, что оно ведется в организации. Ведь формирование личного дела, в отличие от ведения личной карточки Т-2, не является обязательным мероприятием кадрового делопроизводства
О том, как вести личную карточку сотрудника вы узнаете из данного видео:
