Каждая организация для законного осуществления деятельности должна точно следовать основным требованиям законодательства, к которым относится необходимость подготавливать множество документов. Хотя отсутствует какой-либо единый и строгий порядок, на основании которого ведется документооборот, все равно требуется соблюдать определенные правила.
Поэтому каждый предприниматель должен знать, каково предназначение выписки из штатного расписания, а также как она формируется.
Что такое выписка из штатного расписания
Данный документ нередко требуется при обращении в различные государственные учреждения.
[stextbox id=’alert’]Важно! Каждая документация, создаваемая на предприятии, должна формироваться при учете многочисленных нюансов и требований, а иначе можно получить отказ в какой-либо льготе или услуге.[/stextbox]
Штатное расписание представлено особым документом, который непременно должен иметься в любой фирме. В него вписываются важнейшие данные:
- состав штата организации;
- структура кадров. Тут содержится информация о том, что такое кадровый резерв и как его формируют;
- количество людей, работающих в фирме на официальной основе;
- размер зарплаты каждого человека, трудящегося на той или иной должности.
Как осуществляется оформление штатного расписания по унифицированной форме Т-3 и получение выписки из такого расписания – смотрите тут:
Цели создания расписания
Основным назначением расписания является определение должностей работников, что позволит в будущем планировать, как распределять обязанности между всеми специалистами. Создается штатное расписание для разных целей:
- реализация разнообразных сравнительных операций, призванных определить, какие обязанности и задачи ставить перед теми или иными сотрудниками фирмы;
- разделение всех работников в соответствии с их количеством, имеющейся квалификации и нагрузке на работе, причем все созданные группы можно будет в будущем эффективно использовать для работы фирмы;
- произведение оценки правильности и эффективности существования конкретной должностной структуры в компании.
Для составления данного расписания непременно используется специальная форма, называемая №Т-3. Заполняется документ достаточно легко, но для этого непременно учитываются определенные требования. Выписка представлена копией штатного расписания, причем место ее формирования зависит от того, какова цель ее создания.
[stextbox id=’black’]Важно! Выписка делается исключительно в ситуации, когда невозможно или нецелесообразно сделать копию штатного расписания, например, размер данного документа превышает 10 листов.[/stextbox]
Когда и как делается выписка
Оригинал и копия выписки могут понадобиться в разных ситуациях, например:
- требуется передать соответствующие данные в различные государственные учреждения, к которым относится ФНС или внебюджетные фонды. Какие отчисления должен осуществлять ИП во внебюджетные фонды – читайте здесь;
- самому работнику по разным причинам нужна документация, например, он участвует в судебном процессе, поэтому выписка нужна для подтверждения определенных данных;
- сотруднику организации необходимо составить заявление, для чего требуются данные содержащиеся в штатном расписании.
Важно! Руководство любой компании должно знать, что выдача любой документации работнику должна производиться по первому его требованию.
Для получения документа надо написать гражданину заявление, которое передается в отдел кадров компании или непосредственно руководству. На основании него выдается выписка.
Выдачей занимается определенный сотрудник компании, у которого имеются соответствующие полномочия, причем для этого руководитель фирмы пишет конкретный приказ. Обычно выбор падает на работника отдела кадров.
Что представляет собой приказ об утверждении штатного расписания и по каким правилам его составляют – узнайте по ссылке.
[stextbox id=’info’]Важно! Во время выдачи выписки необходимо регулярно заносить эти сведения в журнал учета. Выписка действительно только один год, как и само штатное расписание, но хранится эта документация в архиве на протяжении пяти лет.[/stextbox]
Сам процесс формирования выписки должен подчиняться определенным правилам:
- вписываются основные данные из самого штатного расписания, а именно его номер и дата формирования;
- подписывается выписка работником фирмы, который заполнял ее;
- заверяется документ специалистом, обладающим соответствующими полномочиями, поэтому он ставит на нем подпись, что подтверждает верность внесенных сведений.
Обычно на предприятиях используется стандартный бланк для создания выписок.
Кто может обратиться за выпиской
Запросить данный документ могут:
- непосредственные работники организации;
- ПФ;
- ФНС или трудовая инспекция;
- ФСС;
- специалисты компании, которые занимаются участием в торгах или вступлением в СРО,
Если требуется документ работнику фирмы, то обычно это означает, что он участвует в судебных разбирательствах с фирмой. Разные государственные учреждения требуют эту документацию для проведения камеральных проверок.
Нередко требуется информация для фондов, чтобы определить, каков реальный стаж того или иного гражданина, что позволит правильно рассчитать страховые взносы.
Структура и порядок формирования документа
[stextbox id=’warning’]Бланк может значительно отличаться в разных компаниях, но непременно для составления документа должны учитываться строгие требования. Допускается скачать бланк из интернета, а также просмотреть разные варианты форм.[/stextbox]
Структура считается простой, так как последовательно вносятся нужные сведения:
- информация о фирме, а именно ОКПО и ОКУД;
- название компании;
- дата и номер выписки;
- срок, в течение которого действительно штатное расписание;
- ФИО работника, составляющего и утверждающего документ;
- размер штата, причем желательно для этого пользоваться таблицей;
- прописывается заработок каждого работника, его должности и иные особенности;
- в конце документ заверяется.
Если точно следовать простым правилам составления документа, то он формируется оперативно и без ошибок. Для этого требуется только постоянно сверяться с информацией, имеющейся в первичных документах фирмы.
Какие сведения вносятся в выписку
Чтобы грамотно составить документ, важно знать, какие данные вписываются в него в обязательном порядке. Для этого учитываются правила:
- слева вверху непременно указывается название компании, причем не допускается пользоваться сокращенным вариантом, поэтому прописывается наименование полностью;
- ниже пишется наименование документа, его номер и дата, когда он составляется;
- вносятся сведения по расписанию, причем желательно прописывать краткую информацию;
- ставится численность штата;
- основной раздел выписки содержит таблицу, в которой имеется расписание штата;
- если у фирмы открыто несколько подразделений, то в таблице отдельно вносятся данные о каждом филиале с указанием его кода;
- во второй колонке таблицы прописываются специальности работников фирмы и их разряд;
- третья колонка содержит количество сотрудников, занимающих конкретную должность;
- в 4 столбце прописывается оклад работников;
- в пятой графе указывается, получали ли сотрудники фирмы какие-либо дополнительные выплаты помимо зарплаты;
- 6 столбик содержит полную заработную плату специалистов;
- в последней графе имеются примечания;
- в конце ставится подпись специалиста и руководителя отдела кадров.
Важно! Без указания окладов работников выписка будет недействительной. Готовая выписка передается работнику фирмы под роспись. После она заверяется главным бухгалтером и руководителем фирмы.
[stextbox id=’download’]Образец выписки из штатного расписания формы Т-3.[/stextbox]
Заключение
Таким образом, выписка из штатного расписания считается важным документом, который нередко требуется самим работникам или разным государственным учреждениям.
Она должна содержать нужную информацию обо всех работниках компании. Занимается ее составлением специалист, получивший соответствующие полномочия в результате создания приказа руководства. Как составить приказ о внесении изменений в штатное расписание – читайте в статье по ссылке.
Как составить штатное расписание и соответствующую выписку – смотрите в этом видео:
