В Правительстве решили упростить оформление командировок работникам. Финансовые операции по-прежнему отражает авансовый отчет, но отменены командировочные удостоверения, сроки пребывания по новым правилам придется доказывать квитанциями, билетами, разными платежными формулярами.
Что скрывает понятие – служебная командировка
В производственных отношениях предусмотрено выполнение заданий за пределами территории предприятия. Для этого направляют специалистов из одной организации в другую, они могут находиться в разных регионах и даже странах.
Командировкой считается поездка сотрудника в удаленный от основной работы район для выполнения поручения руководства.
Он направляется в приказном порядке, распоряжение отдаёт непосредственный работодатель, при условии, что командировочный официально оформлен на должность.
Работник, когда возвращается, подтверждает выполненный объём работ и расходы.
Если деятельность труженика основана на постоянных разъездах, имеет отражение в договорном соглашении, его перемещения принадлежат к служебным поездкам, они не являются командировками.
Новые правила командировок: отмена удостоверения
29.12.2014 г постановлением Правительства № 1595 внесены изменения в положение № 749, утвержденного 13.10. 2008 г.
[stextbox id=’warning’]Нововведения действуют с января 2015 года, на основании измененных актов, отменены командировочные удостоверения работникам, направляемым по приказу руководства для выполнения производственных поручений в другой регион.[/stextbox]
Прежние требования указывали об обязательном оформлении подобного документа всем командированным для подтверждения пребывания в организации, где фиксировались даты прибытия и убытия.
Новая редакция постановления утверждает, что доказать фактические сроки нахождения в командировке работник может проездными билетами, когда возвратится на основное место работы.
Возможно, специалист использует личный транспорт для поездки в командировку, в этом случае ему понадобится служебная записка, чтобы оправдаться перед работодателем, бумагу следует правильно оформить и приложить доказательную базу.
В качестве подтверждения подойдёт:
- путевка с четким заполнением маршрута следования и пробега автомобиля;
- квитанция с заправочной станции;
- счет или чек выписанный СТО.
Как правильно оформить направление работника в командировку? Ответ в видео:
Документы командировочному предстоит собирать за все время следования. Бумаги послужат доказательством передвижения, они укажут время приезда и выезда за пределы территории региона или государства.
Пограничники не отмечают в документах пересечение границ по условиям межправительственных соглашений, если страна включена в содружество независимых государств.
Зачем составлять инструкцию по охране труда? Смотрите тут.
Для работы на территории СНГ сотрудники тоже освобождены от командировочных удостоверений, а выплаты и документальное сопровождение поездки осуществляется в общем порядке.
Порядок оформления документов
Когда командировка соответствует всем законодательным определениям, поездку предстоит правильно оформить для обоснования расходов, связанных с выполнением производственного задания.
Работодатель должен разработать локальное положение, в нём отразить порядок направления сотрудников в командировки.
Масштаб производства, организационная структура влияет на форму и количество документов, которые должны быть выданы человеку при направлении его для работы в удалённую от постоянного места занятости компанию.
Для всех предприятий вне зависимости от их статуса существуют общие положения, их должны придерживаться руководители при комплектации обязательных бумаг:
- создать приказ, в нём отразить место, четко описать поручение;
- ознакомить с распоряжением работника для письменного подтверждения согласия или отказа от поездки;
- заполнить форму путевого листа, если выезд намечается на личном транспорте;
- оформить служебную записку, она понадобится для доказательства о материальных затратах при передвижении на частных, личных, принадлежащих предприятию автомобилях;
- по прибытию в место постоянной работы командировочному предстоит отчитаться за расходы, чтобы их возместили, для этого требуется заполнение авансового отчета и передача бумаги в бухгалтерию.
[stextbox id=’black’]Период отсутствия на рабочем месте, ответственный за соблюдение распорядка в фирме, это может быть кадровый служащий, табельщик, отмечает в табеле буквенным «К» или цифровым «06» обозначением.[/stextbox]
Журнал приказов
Создание журналов по учету сотрудников, направленных в командировки не отменены, в них заполняют пункты:
- ФИО специалиста, должность.
- Реквизиты предприятия, где придется выполнять задание.
- Описание и объёмы работ.
- Сроки, которыми ограничено поручение.
- Дату выезда и приезда.
Табель служит основным ориентиром для выплаты суточных, разумеется, если командировочный отчитался по возвращению с бухгалтерий, приложил оправдательные документы.
Возмещение затрат
Каждая поездка в командировку сопровождается определенными затратами, которые обязан возвратить работодатель специалисту за работу по его заданию.
Командировочные расходы включают оплату следующих мероприятий:
- проезд по стоимости билетов, когда используется личный автомобиль, предстоит приложить к авансовому отчету заправочные чеки;
- проживание в гостинице или съёмной квартире, если арендатор легально сдает помещение;
- иные затраты, связанные с решением производственных вопросов.
[stextbox id=’alert’]За работником сохраняется его средний заработок во время пребывания в командировке, выплачиваются суточные в размере 700 руб. на территории РФ, и 2 500 руб. за рубежом. [/stextbox]
Работодатель может платить и больше, в этом ограничений нет, только разница будет облагаться налогом.
Полный расчет производит бухгалтер, после возвращения работника, по сданному авансовому отчету в следующей последовательности:
- Размер средней зарплаты умножают на количество календарных рабочих дней и времени, потраченному на дорогу.
- Аналогичную формулу применяют для определения общей суммы по суточным, только вместо заработка включают ставку, утвержденную локальным актом.
- Транспортные расходы и платные мероприятия, возмещают по расценкам билетов.
Как отправить работника в командировку? Смотрите видео:
Допускается труд в праздничные и выходные дни. Для этого предстоит согласовать график занятости с руководством, как на основной работе, так и временной.
Табельщик отметит отработку во время отдыха, а директор документально подтвердит справкой о проделанной работе в неурочное время.
Как отчитаться за работу
Прибытие на место постоянной работы накладывает на бывшего в командировке сотрудника обязанность представить полный отчет своих действий.
Перед выездом специалисту были выданы деньги, их трату предстоит обосновать, бухгалтер не обязан гадать, на что израсходованы средства по платежкам, остаток понадобится сдать.
Форма документа может быть произвольной или на специальном бланке, где заполняют:
- ФИО командированного лица;
- сумму аванса;
- сколько потрачено;
- остаток средств;
- перечень приложений в виде квитанций, чеков.
За что могут уменьшить зарплату? Узнаете по ссылке.
К заполненному авансовому отчету прилагаются все платежные документы.
Каждую финансовую операцию предстоит описать следующим образом:
- проезд из города А до населенного пункта Б – 30 000 руб.
- использование общественного транспорта – 200 руб.
- оплата за проживание и питание – 15 000 руб.
- посещение платных мероприятий – 300 руб.
- возвращение из Б в А – 30 000 руб.
[stextbox id=’warning’]Затраты на личный автомобиль отражают в служебной записке, там же следует обозначить на каком виде транспорта совершена поездка, в каких местах происходила заправка, подтвердить действия оправдательными документами.[/stextbox]
Сотрудник должен передать отчет в финансовый отдел не позднее 3 дней после прибытия, бухгалтер проверит правильность и достоверность бумаг, возместит расходы. Обычно расчет происходит по графику выдачи общей заработной платы.
Как долго может длиться
Командировки отличаются по своему направлению, целям и длительности. Законодатели не установили ограничений, сколько может протянуться самая длительная или короткая командировка, решили, что производственникам лучше известна сфера их деятельности.
Допустим, монтажники или наладчики оборудования могут быть задействованы в течение года, экономист проведет аудит за сутки.
Главы компаний должны самостоятельно установить, отразить в локальных актах все действия за пределами производства.
По определению, если человек возвращается из поездки в течение 24 часов на свою основную работу, ему оплачивают проезд, зарплату, но без суточных.
Заключение
Каждый параметр, относительно командировочного задания, должен быть прописан в приказе. Срок выполнения поручения зависит от производственной цели, и только руководитель определяет, как быстро её достичь.
[stextbox id=’info’]Но не всегда могут быть учтены все факторы, поэтому командировки продлевают или сокращают, в этом случае издают новое распоряжение с объяснением причин.[/stextbox]
Руководителю в обязательном порядке нужно предоставить обоснование, по которому он приказал работать в праздник, выходной или продлил командировку, чтобы у проверяющих не возникло претензий, относительно использования наёмных работников в личных целях.
Грамотное оформление документов, связанных с финансовыми операциями, позволят избежать нареканий от правомочных органов, штрафов и прочих наказаний. Руководитель должен знать изменения в законах, вовремя реагировать и доводить до сведения своим подчиненным.
