90% людей не умеют правильно использовать имеющееся время и планировать, что приводит к хаотичности во время рабочего процесса. Даже составив график или план, можно не успеть выполнить важнейшие задачи и получить негативный результат.
Эффективность рабочего процесса и высокий уровень продуктивности определяются грамотным использованием рабочего времени и планированием. В данной статье будут представлены действенные советы по правильной расстановке приоритетов, составлении графиков и использовании времени, а также их особенности и нюансы.
Информация об эффективности рабочего времени персонала
Многие исследования показали, что большая часть людей использует свое время нерационально. Даже составление жесткого графика не способствует стопроцентной результативности и повышению продуктивности. Планируя слишком много дел, зачастую можно не успеть вовсе ничего.
[stextbox id=’alert’]Рабочим временем называется период, на протяжении которого персонал должен выполнять свои обязанности на работе. Только эффективность во время выполнения каждой задачи определяет то, на сколько быстро и качественно можно закончить выполнение всех обязанностей.[/stextbox]
Советы по рациональному планированию рабочего времени представлены в этом видео:
Факторы эффективности использования времени
Следует выделить наиболее важные факторы, а именно:
- Правильность режима рабочего времени;
- Процесс организации трудовой деятельности;
- Уровень работоспособности персонала;
- Умение планировать рабочее время.
Что должно быть приоритетом
Результат является важнейшим элементом в любой трудовой деятельности, так как он определяет достижение всех поставленных целей и задач. Именно выстраивание рабочего процесса поможет прийти к планируемому результату.
Существует несколько принципов рационального планирования, которые очень часто внедряются в рабочий процесс.
Способы, позволяющие реализовать тайм-менеджмент
Многие люди не понимают самого значения словосочетания тайм-менеджмент, поэтому следует упростить само объяснение данного понятия. Тайм-менеджмент – это процесс распоряжения временем с максимальной эффективностью его использования.
Следует выделить некоторые преимущества, которые может дать тайм-менеджмент:
- Формирование благоприятной и спокойной атмосферы в рабочем коллективе;
- Повышение показателя стрессоустойчивости персонала;
- Рост уровня результативности каждого сотрудника и повышение работоспособности в целом;
- Повышение уровня личной ответственности и самодисциплины.
Планирование рабочего периода
[stextbox id=’black’]Данный процесс знаком каждому предпринимателю, но очень немногие нашли ему применение в реальной жизни. В итоге время уходит зря, а предприятие не развивается. Существует несколько простых советов, которые помогут избежать негативных результатов и не требуют больших усилий или затрат.[/stextbox]
Сначала следует рассмотреть сам процесс поэтапно. Правильней всего будет уделить вечернее время составлению плана. Также необходимо провести анализ выполненных задач и заняться составлением графика со всеми важными обстоятельствами и ключевыми моментами.
Некоторые предпочитают использовать блокноты для планирования дел, другим же удобнее пользоваться современными приложениями, доступными на гаджетах. Самое главное – это умение четко видеть выполненные и невыполненные задачи.
Очень трудно хранить весь запас информации по этой теме в голове, так как вероятность упустить что-то важное крайне высока. Лучше всего делать записи или какие-то заметки.
Определение приоритетных заданий
Этот этап подразумевает выполнение главного и самого сложного в первую очередь. Для большей понятности необходимо начертить квадрат на бумажном листе А4, а затем поделить его на четыре равные части.
После этого нужно сопоставить каждый квадрат с одним из представленных ниже пунктов:
- Срочно и важно;
- Срочно и неважно;
- Несрочно и важно;
- Несрочно и неважно.
Это позволит помнить обо всех задачах весь день, а также определяться, что следует начать делать в первую очередь. Очень важно оставить листок на видном месте и часто им пользоваться, это поможет определить, какие дела можно выполнить через несколько часов или дней.
Постановка цели и задач
[stextbox id=’info’]Успешные предприниматели знают, что постановка цели является обязательным условием ее дальнейшего достижения, но на практике это очень часто забывается. Нужно как можно чаще объяснять своим сотрудникам, какие задачи стоят перед организацией, почему каждому человеку важно прилагать усилия для достижения успеха.[/stextbox]
Если не использовать представленный выше совет, люди будут выполнять задачи, которые никому не принесут пользы, трудится при этом особенно не нужно. Скорее всего они просто не понимают, почему так важно выполнять поручаемые задания.
Для того, чтобы исправить ситуацию, необходимо воспользоваться следующими советами:
- Необходимо четко сформулировать, все цели и задачи, стоящие перед организацией и важность их достижения;
- Следует объяснить работникам, насколько полезна вся их деятельность и выполнение конкретных задач, почему это поможет достигнуть общей цели. Нужно рассказать людям о пользе результата их труда для всей компании.
- Очень важно фиксировать все цели, которые уже можно считать достигнутыми и учитывать результаты каждого работника индивидуально.
Закон Парето или принцип 80 на 20
Существует всемирно известный закон, созданный итальянским экономистом Вильфредо Парето. Смысл принципа заключается в особенных делах, на которых можно потратить 20% усилий, но получить при этом 80% результата.
Это позволяет рационально оценить важность всех задач и устранить все лишнее, сосредоточившись на самом значимом.
Для большей понятности необходимо попробовать дать ответ на представленные ниже вопросы:
- Что является 20 процентами вещей, имеющими для вас наибольшую значимость (80% и выше)?
- Что именно занимает 20% вашего времени, и дает 80% результата?
- Кто из ваших знакомых приносит вам больше всего пользы?
- Какие 20 процентов вещей вы надеваете в 80% случаев?
- Какая еда составляет 20% вашего рациона, которую именно вы употребляете в 80% случаев?
[stextbox id=’warning’]Данный принцип поможет не только улучшить трудовую деятельность, но и повысить качество жизни, полностью контролируя ее. Нужно взять на себя полную ответственность и заняться улучшением проблемных сфер жизни.[/stextbox]
Факторы, которые отвлекают от основной работы
Существует огромное количество отвлекающих факторов, которые не приносят нам совершенно никакой пользы. Такие моменты могут стать проблемами как в мелких фирмах, так и в крупных холдингах. Нужно разобрать каждый из них подробней.
- Состояние стресса.
Многие люди часто сталкиваются с необъяснимым состоянием беспокойства, когда трудно сосредоточиться на каком-то определенном деле, а на ум приходят только негативные мысли.
В этот момент нужно ненадолго отвлечься, проанализировать причину волнения, поискать пути ее решения и выпить стакан травяного чая.
Тут вы узнаете, какие существуют эффективные методы управления конфликтами и стрессами на предприятии.
- Хроническая усталость.
Уставший человек никогда не будет демонстрировать высокий уровень продуктивности, поэтому нужно уделять достаточное количество времени сну и отдыху. Это поможет отойти внутренним раздражителям на второй план.
- Социальные сети.
Каждый работодатель всячески пытается остановить прокрастинацию своих сотрудников, а соцсети – это самый распространенный ее подвид. Многие работники тратят массу времени на переписку с друзьями, проверку почты, чтение постов в рабочее время.
Это все вынуждает начальников создавать запреты на выход в интернет и постоянно контролировать историю посещений каждого сотрудника.
- Мобильный телефон.
Исключением являются только срочные звонки, в остальных случаях следует ставить телефон на беззвучный режим.
- Режим многозадачности.
[stextbox id=’alert’]Если работники будут пытаться выполнять сразу большое количество задач, то не смогут качественно доделать ни одну из них, большинство заданий вовсе будут незаконченными.[/stextbox]
- Скука.
Обыкновенное чувство скуки вынуждает работников постоянно отвлекаться от дел и откладывать самые трудные задачи на потом. Чтобы избавиться от этого чувства, необходимо создавать интерес к выполнению заданий, стимулировать его. В этом помогут премии и денежные вознаграждения.
- Голод.
Голод также является внутренним раздражителем, который не позволит концентрироваться на выполнении задания на все 100%. Необходимо продумывать свой рацион заранее, брать перекусы, которые помогут быстро утолить голод.
- Привычка отвлекаться.
Постоянное отвлечение от работы значительно снизит эффективность труда, поэтому нужно устранять такие отвлекающие факторы, как, например, телефон и другие гаджеты, коллеги, собственные мысли.
- Избавление от поглотителей времени.
Нужно приложить усилия, чтобы минимизировать общее количество дел личного характера и разговоров на работе. Сам процесс включения в работу тоже требует затрат, поэтому каждое отвлечение делает этот процесс все сложнее.
[stextbox id=’black’]Необходимо делать короткие перерывы исключительно для отдыха и питания, но только в установленное время. В офисе следует забыть о домашних проблемах и заботах, это окажет только положительный эффект.[/stextbox]
Существует несколько самых действенных правил для избавления от прокрастинации в офисе:
- Не отвлекаться на пустые разговоры с коллегами.
Выполнение объемного отчета или сложного поручения обычно требует больших временных затрат. Нужно уложиться в предоставленное время, но разговоры только отнимут часы спокойной и эффективной работы.
Шумная обстановка в коллективе также может очень сильно мешать, поэтому нужно учиться абстрагироваться от всех. Если это проблематично, то стоит попробовать обсудить с начальником вопрос о смене кабинета.
- Заниматься планированием.
Нужно научиться фиксированию абсолютно всех дел, а также приучать себя к просматриванию этого перечня. Если вы сами забываете об этом, то следует устанавливать напоминания на телефон.
Стоит учитывать время суток во время распределения дел. Утро и вечер – это идеальное время для выполнения самых трудных задач, для которых нужно внимание и концентрация.
- Отправлять корреспонденцию или проверять электронную почту нужно в пакетном режиме.
Не нужно уделять таким занятиям каждые пол часа, лучше всего подействует установка конкретного времени для осуществления проверки новых писем на электронной почте. То же правило действует и для отправки файлов, так как разумнее будет накопить их за какое-то время и отправить все в одно время.
Рациональная организация рабочего времени для руководителя
[stextbox id=’info’]Будучи руководителем, нужно сначала ответить на вопрос о том, успеваете ли вы выполнить все дела за один день. Множество аналитиков уделяют внимание вопросу рабочего времени управляющего. Итоги показали, что всего лишь 8 процентов из 100 могут выполнить за день все установленные задачи.[/stextbox]
Такой исход вызван рядом причин, которые утверждают, что руководители обычно:
- Спешат;
- Вовсе не планируют собственное время;
- Организуют труд неправильно;
- Не замотивированы должным образом.
Здесь вы прочтете, как стать успешным и эффективным руководителем компании.
Формула 60 на 40
Этот принцип утверждает, что часть времени на работе, на которую приходится большинство планов, не может превышать 60 процентов всего рабочего времени. Это и является периодом запланированной активной деятельности.
Те 40 процентов, что остаются, следует использовать для двух групп занятий:
- Незапланированные задания и дела.
- Управленческая деятельность.
Правильное планирование трудовой деятельность поможет выиграть дополнительное время для самообразования, улучшения навыков, развития и плодотворной деятельности.
Мотивирование подчиненных
Каждому сотруднику нужна определенная мотивация вне зависимости от его должности. Она помогает значительно повысить уровень работоспособности и качество труда подчиненных. Мотивацией может стать как материальное вознаграждение и бонусы, так и поощрение сотрудников без вложений средств.
Для большей понятности необходимо рассмотреть следующий пример:
Целью руководства масштабной организации РФ стало создание солидной деловой репутации и привлечение к этому всего персонала. Это нужно было осуществить, используя специальную систему мотивации.
Ее смысл заключался в предоставлении материальных и нематериальных бонусов всему персоналу при условии, что все люди выполнят все порученные задания за полгода. Что такое мотивационный менеджмент и как его правильно организовать вы можете прочесть по ссылке.
[stextbox id=’warning’]После внедрения системы, работоспособность всех подчиненных повысилась на 30%, сотрудники стали более ответственно подходить ко всем задачам, повысив свой уровень лояльности по отношению к руководителям.[/stextbox]
Заключение
Существует огромное количество разнообразных методов для грамотного использования времени, однако в данной статье были разобраны самые популярные из них.
Важнее всего выбрать для себя наиболее комфортный способ и придерживаться его на протяжении минимум двух недель для выработки полезной привычки.
Нужно ежедневно подводить итоги выполненных дел, чтобы устранить все имеющиеся недостатки в трудовом процессе.
Как все успеть? Советы по организации рабочего времени рассмотрены в этом видео:
