Командировочный опыт имеет большая часть работников. Так освоить правила заполнения и оформления сопутствующей поездке документации несложно, но все же к любым командировочным оформлениям стоит относиться очень серьёзно.
Что такое командировка?
[stextbox id=”alert”]Под командировкой понимается исполнение работником задания или поручения по служебной деятельности в иной организации (не по месту действительной работы) продолжительностью дольше, чем в течение одних суток. Порядок командировочного направления определяют в соответствии с главой 24 ТК РФ. Также определяется положениями иных нормативно-правовых актов, иных актов и нормативно-правовых договоров.[/stextbox]
Документы, сопровождающие приказ о направлении работника в командировку
- командировочное удостоверение;
- задание (служебное);
- командировочный отчёт;
- отчёт по авансам;
- регистрационный журнал прибывших в командировку работников.
Гарантии работнику при направлении в командировку
- Сохранение рабочего места и его среднего прежнего заработка;
- Возмещение командировочных расходов;
- Средний заработок рассчитывается по правилам, установленным ТК РФ.
Основные документы
Комплект документов для оформления командировки:
- Приказ о направлении группы работников/работника в командировку. Унифицированная форма Т-9 (Т-9а);
- Унифицированная форма Т-10 в качестве командировочного удостоверения работника;
- Унифицированная форма Т-10а (служебное задание и отчёт о выполнении служебного задания);
- Форма АО-1 (авансовый отчет, утверждённый госкомстатом России от 01.08.2001 № 55).
Узнать, как правильно составить приказ о назначении генерального директора и бухгалтера в одном лице и скачать его образец заполнения, вы можете здесь.
Приказ о направлении работника в командировку
Любая командировка сотрудника организации начинается с приказа начальника. Унифицированная форма такого приказа была разработана Госкомстатом РФ и доступна в его Постановлении.
Форма Т-9 о направлении трудящегося в командировку заполняется следующим образом:
- Форма по ОКУД – это общероссийский классификатор управленческой документации, который изначально содержится в приказе;
- Форму по ОКПО (общероссийский классификатор предприятий и организаций) можно отыскать в свидетельстве, выданном организации Госкомстатом. ОКПО – это 8 индивидуальных цифр, присвоенных предприятию. Благодаря современным технологиям его можно найти даже просто на самом сайте Госкомстата;
- Заполняем название организации: его можно переписать из учредительных бумаг (устава). Прописываем далее дату заполнения формы;
- В основной части распоряжения указываем все данные о сотруднике, которого направляем в командировку: ФИО, должность, место работы: подразделение и буквальное место, а также табельный номер трудящегося, присвоенный ему при приеме на службу (его можно выяснить у кадровика, в обязанности которого входит ведение реестра табельных номеров работников);
- Далее – срок командировки. Первый день является днём отправки транспортного средства в точку назначения, соответственно, последний – днём его прибытия в регион расположения постоянного места трудовой деятельности – всё это мы прописываем в графах «с» и «по»;
- Сотруднику с собой в командировку выдается (не обязательно) особый документ, который называется служебным заданием. В соответствии с ним в приказе мы прописываем цель отъезда трудящегося;
- Указывается источник финансирования поездки командирующегося. Им является бюджет организации, от которой сотрудник был командирован. Помимо зарплаты ему положены такие выплаты, как суточные, цена проезда и жилья – компенсация командировочных расходов.
- Основанием высылки работника могут быть служебное задание или служебная записка начальника. Поскольку оформление служебной записки является необязательным с недавнего времени, можно вообще оставить это поле пустым;
- Ставим подпись руководителя и знакомим трудящегося с приказом, на котором он ставит и свою подпись в знак согласия с командированием;
- Присваиваем документу его индивидуальный порядковый номер. Этим занимается служба делопроизводства, которая ведёт учёт всех документов организации.
Приказ о направлении работника в командировку форма Т-9 скачать можно по этой ссылке.
Форма Т-9а отличается от Т-9 только тем, что она предназначена для отправки в отъезд по служебным целям группы сотрудников. Для каждого работника соответствующее поле заполняется отдельно.
Приказ о направлении работника в командировку по форме Т-9а вы можете скачать тут.
Командировочное удостоверение
[stextbox id=”black”]Затем на основании приказа создаётся и заполняется командировочное удостоверение, тоже необязательное с недавнего времени. Командировочное удостоверение представляет собой документ, удостоверяющий время нахождения в командировке. Каждый пункт предназначен для отметок о времени прибытия и выбытия. Отметки заверяются ответственным должностным лицом (его подпись и печать).[/stextbox]
Командировочное удостоверение – образец заполнения:
Служебное задание
Одним из основных, но с недавних пор необязательным командировочным документом является служебное задание, выдаваемое руководителем структурного подразделения с разрешения руководителя. В случае его наличия может выступать основанием приказа о направлении работника непосредственно в командировку.
[stextbox id=”info”]Вместе с заданием работнику предоставляется служебная записка, где сформулировано обоснование командировки. Отчёт далее составляется работником самостоятельно и предоставляется в бухгалтерию в течение 3-х дней на основании проделанной работы, собранных подписей и заполненного командировочного удостоверения. Согласовывается с руководителем структурного подразделения.[/stextbox]
Что такое приказ об утверждении штатного расписания и обязательно ли наличие такого расписания на предприятии – читайте в этой статье.
Служебное задание на командировку – образец заполнения по ЗАО:
Служебная записка на командировку – образец заполнения по ООО:
Авансовый отчёт
В отчете указываются:
- Название организации;
- Название структурного подразделения;
- Ответственное лицо;
- Предоставленная сумма;
- Доверитель;
- Подпись доверителя;
- Подотчетное лицо и его подразделение;
- Фиксированная сумма;
- Расписанные расходы;
- Израсходованная сумма;
- Внесённые неизрасходованный остаток;
- Данные бухгалтера;
- Дата внесения и заполнения;
- Заполненная бухгалтеров расписка.
Заполненный образец авансового отчета по ООО Фрегат:
Порядок хранения приказов
[stextbox id=”warning”]Документ о командировании сотрудника является приказом по личному составу. Срок хранения таких бумаг равен 5 либо 75 годам. Это зависит от вида командировки: приказы по краткосрочным отъездам (не превышают двух месяцев) в пределах страны лежат в архиве 5 лет, распоряжения о направлении заграницу или в длительную командировку – 75 лет.[/stextbox]
Все прилагаемые к приказу документы содержатся в архиве вместе с ним столько же времени.
Узнать, как составить приказ о переводе работника на другую работу по форме Т-5 и скачать заполненный образец документа, вы можете в нашей новой публикации.
Ограничения на направление в служебные командировки
Запрещено направлять в командировки по службе:
- беременных;
- работники до 18 лет;
- женщин, детям которых менее 3-х лет;
- работников, на попечении которых находятся дети-инвалиды до момента достижения ими 18 летнего возраста;
- работников, которые осуществляют уход (патронаж) за больными членами семей (необходимо медицинское заключение).
Отправление в командировку допускается лишь в случае наличия письменного согласия работника, а также при условии отсутствия запрета по медицинским показаниям.
Данные правила распространимы и на отцов, имеющих на воспитании детей без матери, также на попечителей несовершеннолетних.
Перечисленным категориям работников должна быть предоставлена возможность ознакомиться с возможностью отказа от поездки в письменной форме. В приказе для данных категорий работников обязана быть строка и место для доп. подписи.
Вывод
[stextbox id=”alert”]Мы ознакомились с основами заполнения командировочных документов. Надеемся, что трудности заполнения документации будут сведены к минимуму и вообще окажутся единственной трудностью, связанной со всей командировкой.[/stextbox]
Больше информации о том, как правильно оформить направление работника в командировку содержится в этом видео:
