Как мы знаем, при приеме сотрудника на работу между фирмой и нанимаемым человеком заключается трудовой договор. При необходимости вносить какие-либо изменения заключается также дополнительное соглашение. Трудовой договор является обязательной и очень важной формой сотрудничества сторон. Для упорядочивания и учёта сотрудников фирма нуждается в журнале, где регистрируются и упорядочиваются документы, связанные со всеми действиями фирмы в сфере взаимодействия с ратниками.
Данный журнал называется журналом для регистрации трудовых договоров. Выясним же, для чего он нужен и как с ним работать.
Обязательность ведения журнала регистрации трудовых договоров на предприятии
[stextbox id=”alert”]Для многих кадровиков и менеджеров вопрос о ведении журнала остаётся открытым. С одной стороны, ответственность за его отсутствие не предусмотрена. С другой стороны, упорядочивание документации все-таки необходимо.[/stextbox]
Если обратиться к руководителям крупных и успешных организаций, то выяснится, что их кадровики и менеджеры такой журнал ведут. Поэтому поверим тем, кто видит залог успеха в единой структуре и организованности.
Узнать, как правильно вести на предприятии журнал регистрации входящих документов и скачать его образец, вы можете тут.
Назначение журнала
Журнал регистрации трудовых договоров и дополнительных соглашений нужен, нетрудно догадаться, для того, чтоб вести учёт данных обо всех трудовых договорах предприятия/организации и дополнительных соглашениях к ним.
[stextbox id=”black”]В журнал вносится информация о самом документе, о дате его заключения, факте отправки и получения. С этим журналом предприятие будет избавлено от путаницы в документах, потери договоров и уничтожения их копий.[/stextbox]
Журнала регистрации трудовых договоров: образец и порядок заполнения
Регистрационной формой журнала может служить обычная тетрадь с разлинованными графами. Поэтому для заполнения подойдёт покупная тетрадь со всеми необходимыми графами (продаваемые тетради часто уже бывают разлинованы нужным образом), в которые останется лишь внести нужные сведения.
Журнал заполняется в соответствии со стандартными правилами делопроизводства. Но если необходимо внести корректировки, то можно спокойно вносить столбцы и убирать их.
Так как же именно принято заполнять журнал?
На титульнике журнала указываются:
- полное наименование предприятия/организации или ИП;
- название журнала;
- дата начала отчета;
- дата окончания отчета.
Далее пронумеровывают все страницы журнала регистрации трудовых договоров и дополнительных соглашений (и заполняемое и незаполненные).
На первой странице не принято что-то писать. На ней можно указать основные правила заполнения и ведения журнала.
[stextbox id=”info”]На второй странице излагается информация об ответственных за данный журнал лицах. Обычно это делается таблицей, потому что ответственное лицо может измениться.[/stextbox]
В таблице укажите:
- порядковый номер;
- временной период;
- ФИО ответственного лица; его должность;
- основание, для поручения веления журнала;
- подпись лица.
После начинаем уже непосредственно заполнение журнала (таблицы из обычно 11 столбцов)
Журнал регистрации трудовых договоров – образец бланка для заполнения:
Иной вариант заполнения журнала:
Столбец 1
Указывается регистрационный номер договора/соглашения (не путать с номерок трудового договора).
Столбец 2
Дата, когда договор был заключён.
Столбец 3
Непосредственно номер трудового договора/соглашения.
Столбец 4
Фамилия работника и его инициалы.
Столбец 5
Профессия работника/ должность.
Столбец 6
Структурное подразделение, в которым осуществляет свою деятельность работник.
Столбец 7 и 8
Они объединены в одну графу и называются сроком действия. В графе указывают дату заключения договора и дату его расторжения.
[stextbox id=”warning”]Иногда с этой графой возникают трудности, потому что договор может продлеваться автоматически, или же сотрудника могут перевести на постоянную работу.[/stextbox]
Что такое журнал регистрации приказов по основной деятельности и как его правильно заполнить – читайте в этой статье.
Столбец 9
Характер работы (эта работа для сотрудника является работой по совместительству/основной работой).
Столбец 10
Здесь нужно указывать дополнительные соглашения, законченные с сотрудником.
Столбец 11
Примечания и дополнения.
Пояснения к заполнению журнала
Проясним некоторые моменты в заполнении:
- Так столбец 3 для удобства можно разбить на 2 подграфы (одну договоров, вторую для соглашений).
- При регистрации соглашений выписывайте только номер соглашения, а основные сведения указывайте в столбце 10.
- Номер соглашения к определенному договору вписывают в столбец 3 или 11. Тогда отыскать все дополнительные соглашения к одному договору будет гораздо проще.
- На последней странице указывайте, что журнал закрыт, опечатан и сдан в архив. Также обязательно указывайте дату.
- Напишите количество заполненных страниц и информацию о договорах (номера из столбца 1). После укажите должность и фамилию ответственного лица, а также основание (приказ/решение/распоряжение с датой и номером).
Журнал регистрации трудовых договоров – образец скачать бесплатно вы можете по этой ссылке.
Если договоров и соглашений много, то можно начинать нумерацию с начала каждый год. Если же их немного, то можно продолжать прежнюю нумерацию.
[stextbox id=”alert”]Журнал регистрации трудовых договоров и дополнительных соглашений необходимо прошить, а при сдаче в архив опломбировать. В соответствии с требованиями ФАС журнал хранится 75 лет (предусмотрено переменки типовых документов управления).[/stextbox]
Узнать, как правильно заполнять журнал регистрации исходящих документов и скачать его образец, вы можете здесь.
Журнал регистрации трудовых договоров в электронном виде
В случае, если привычная многим бумажная форма журнала кажется неудобной и устаревшей, есть возможность ведения журнала в электронном формате. В случае чего его всегда можно распечатать.
Электронную версию журнала удобнее всего вести в MS Excel.
Преимущества электронной формы
- возможность быстрого поиска в документе;
- оптимизация работы;
- фиксированный контроль за верным оформлением;
- лучшая конфиденциальность журнала;
- более простой формат исправления ошибок;
- меньше затрат па ведение;
- простота выдачи выписок и справок.
Ошибки при ведении бумажного журнала
При обнаружении существенной ошибки в уже частично заполненном журнале его необходимо досрочно закрыть. Для этого на последней странице делают запись о досрочном закрытии журнала по причине ошибки. После заводится новый документ.
Затем можно завести новый документ с сопутствующим распоряжением об этом. Изменения в журнале могут быть различными: от перевода на другую работу и отстранения до изменения работодателя или условий работы.
[stextbox id=”black”]В изначальный трудовой договор не принято вносить подробные изменения, потому что они будут содержаться в соглашении. Количество соглашений к может быть ограничено. На крупных предприятиях даже есть практика ведения журнала исключительно для дополнительных соглашений. Правила его заполнения идентична той, о которой говорилось выше.[/stextbox]
Обязательно ли проводить на предприятии инструктаж по пожарной безопасности и как правильно заполнить соответствующий журнал об инструктаже – читайте в нашей новой публикации.
Надеемся, статья послужит ориентиром и поможет верно вести журнал. А подробная информация позволит лишь усовершенствовать уже существующий журнал.
