Компании, сотрудничающие с разными контрагентами, могут настаивать на оплате долга третьим лицом. Например, у фирмы может иметься как дебиторская, так и кредиторская задолженность. Поэтому она может направить дебитору письмо с просьбой перечислить средства непосредственно кредитору.
Но при этом необходимо грамотно оформить оплату третьим лицом, для чего подготавливаются официальные документы, а также правильно указывается операция в бухучете.
Процесс оплаты долга третьим лицом
В ГК и НК отсутствуют точные сведения о том, как правильно оформляется данная процедура.
Стандартно используется обычная схема:
- фирма, у которой имеется долг перед другой организацией, отправляет своему дебитору письмо;
- в письме указывается просьба перечислить средства кредитору;
- дебитор в процессе перечисления денег указывает в платежном поручении, что оплата производится за другую организацию.
Как третьему лицу оплатить долг? Ответ в видео:
Доказательством оплаты долга третьим лицом выступает письмо, а также платежное поручение с соответствующей отметкой. Если у компании отсутствуют подтверждения оплаты, то в будущем компания-кредитор может потребовать возвращения долга, хотя фактически получила деньги от третьего лица.
Как разблокировать карту Сбербанка? Узнаете тут.
В качестве оправдания он может ссылаться на ошибочность платежа. Должник в такой ситуации рискует, так как ему придется дважды перечислять крупную сумму кредитору, а также платить неустойку за просрочку.
Отследить правильность заполнения платежного поручения довольно сложно, поэтому дебитор может совершить такую ошибку. Поэтому должно сохраняться письмо, на основании которого долг погашается третьим лицом.
Правила оформления письма
Данная документация считается наиболее важной в этой процедуре, так как именно на основании нее деньги перечисляются кредитору для погашения долга.
Компания, которая просит другую организацию погасить долг, должна грамотно составить письмо, а также проконтролировать перечисление денег и правильность заполнения платежного поручения.
При возникновении споров именно письмо выступает в качестве веского доказательства на судебных разбирательствах, а также защищает фирму от двойного погашения долга.
При составлении письма учитываются правила:
- оно формируется в свободной форме;
- указываются наименования и реквизиты трех компаний, которые представлены кредитором, дебитором и непосредственным посредником, который составляет письмо;
- приводятся основания возникновения долга, представленные реквизитами контрактов, по которым возникло денежное обязательство;
- прописывается точный размер платежа, причем желательно пользоваться не только цифрами, но и указывать сумму прописью;
- в конце ставится дата составления письма, а также подпись руководителя компании.
Сведения из такого письма подтвердят, что деньги действительно были перечислены кредитору, поэтому он не сможет потребовать от должника повторного перечисления средств.
[stextbox id=’info’]Если дебитор по разным причинам переводит большую сумму, чем положено, то он сможет вернуть переплату, причем даже через суд, если не удастся решить возникшую проблему мирным способом.[/stextbox]
Рекомендуется заблаговременно предупредить компанию, которая будет совершать платеж, какую именно информацию следует указать в платежном поручении. Так как платеж переводится за должника другой компанией, то у него не остается каких-либо денежных обязательств перед кредитором.
Как уменьшить размер НДС? Читайте здесь.
Все документы, касающиеся операции, нужно сохранять в течение трех лет, чтобы предотвратить необоснованные претензии со стороны взыскателя. При этом само письмо должно быть подписано либо руководителем предприятия, либо иным уполномоченным лицом.
В последнем случае требуется доверенность, заверенная нотариусом.
Особенности оформления и учета при уплате аванса
Расчеты с помощью третьих лиц часто вызывают множество вопросов у представителей ФНС. Особенно подозрительными являются ситуации, когда фирма просит контрагента оплатить не долг, а аванс поставщику. Процедура является разрешенной, но ее нужно грамотно оформлять.
Для этого составляется стандартное письмо партнеру, в котором фирма просит перечислить нужную сумму на счет, принадлежащий поставщику.
Ка провести оплату долга взаимозачетом? Смотрите видео:
Процедура делится на последовательные этапы:
- компания А подписала соглашение с поставщиком В, причем покупаются товары на основании предоплаты;
- размер аванса составляет 100 тыс. руб., из которых 20 тыс. руб. представлено НДС;
- фирма А поставляет дополнительно товары фирме Б, которая уже получила груз, поэтому должна оплатить его в размере 150 тыс. руб.;
- организация А направляет покупателю Б письмо с просьбой перечислить часть платы в размере 100 тыс. руб. на счет поставщика В;
- фирма Б выполнила просьбу, оплатив счет поставщика, после чего представитель передал компании А копию платежного поручения с нужной отметкой, а также оставшиеся 50 тыс. руб. были перечислены на счет А;
- поставщик выставил организации А счет-фактуру за полученный аванс, после чего зарегистрировал документ в книге покупок;
- фирма А выставила покупателю Б счет-фактуру на полученные средства.
Процедура оформления оплаты долга или аванса обладают многими схожими моментами. Необходимо только грамотно подготовить документы, доказывающие перечисление средств. Это позволит в будущем избежать двойной оплаты или неприятных судебных разбирательств.
Рекомендуется изначально выбирать партнеров, которые являются честными и проверенными компаниями, чтобы не возникало проблем из-за недобросовестности контрагентов.
Любая компания может воспользоваться уникальной возможностью для оплаты долгов или аванса третьим лицом. Для этого обычно привлекаются дебиторы или просто надежные партнеры, которые вносят аванс или просто являются близкими партнерами, которые помогают друзьям в трудной ситуации.
Чтобы предотвратить в будущем проблемы или разбирательства в суде, необходимо грамотно оформлять процедуру оплаты, правильно составляя письмо и прося партнера оставить специальную отметку в платежном поручении.
