Можно ли обойтись без нумерации приказов

0
1120
Как нумеруются приказы?

Нумерации приказов посвящены многочисленные статьи в научно-популярной и методической литературе, главы в учебниках по ДОУ. Всем и все должно быть понятно. Но с отменой Типовой инструкции по делопроизводству в ФОИВ и распространением СЭД вопросов по нумерации становится все больше.

Дорогие читатели! Мы постоянно пишем актуальные и полезные материалы на наш интернет-журнал по бизнесу и финансам, подписывайтесь на наш канал в Яндекс-Дзен!

А нужна ли вообще нумерация приказов

В пользу нумерации можно привести несколько аргументов:

  • При длительном хранении (некоторые из приказов хранятся постоянно, но даже минимальный срок их хранения составляет 5 лет) может возникнуть необходимость найти тот или иной документ. Простое перелистывание многочисленных папок — это неприемлемый вариант, особенно в организациях, где издается за один рабочий день издается несколько однотипных документов.
    Поиск осуществляется с помощью регистрационных форм. По известным реквизитам это происходит оперативно и гораздо эффективней.
  • Даже если речь идет о небольшом предприятии или ИП, где за весь год издается десяток распорядительных документов, и найти или идентифицировать документ в случае необходимости бывает достаточно просто, вопрос о нумерации приказов возникает, как только вносится хотя бы одна запись в трудовую книжку работника, где необходимо заполнить соответствующую графу.
  • Сквозная нумерация дисциплинирует сотрудников, ответственных за хранение фонда. В случае преднамеренного изъятия из папки или непреднамеренной утраты документа, его отсутствие становится заметным по прерывающейся нумерации;
  • Конечные порядковые номера позволяют оценить объем документооборота в конце года и принимать соответствующие управленческие решения относительно организации делопроизводства.

Как нумеровать приказы? Ответ в видео:

Как регламентируется

Общероссийского законодательного или нормативного акта, содержащего требования к нумерации не существует. Чем же руководствоваться при определении формата номера, порядка его проставления на документе?

Все зависит от конкретной организации, ее подчиненности, структуры, численности персонала:

  • государственные организации руководствуются ведомственными Типовыми или Примерными инструкциями по делопроизводству;
  • коммерческие организации разрабатывают инструкции или приказы, в которых разъясняется порядок нумерации документов;
  • организации, использующие СЭД, руководствуются нормами, определенными разработчиками программного обеспечения.
Пример нумерации приказов.

Главное правило, которое должно соблюдаться при нумерации — это единообразие подходов к созданию номеров документов в компании.

Номер — это цифры

В п. 5.11 ГОСТ Р 7.0.97-2016 сказано, что данный реквизит может быть как цифровым, так и буквенно-цифровым, но обязательно включает порядковый номер документа. Буквенная составляющая может быть индексом дела, кодом должностного лица, кодом вида или подвида документа и т.п.

Примеры нумерации:

  • № 22 — цифровой порядковый номер;
  • № 22-02/2-03 — вариант с указанием индекса дела, в которое будет помещен документ, по номенклатуре дел (02/2-03);
  • № 22-ОД № 22-К — буквенно-цифровой номер с использованием обозначения вида приказа (ОД — основная деятельность);
  • № 22/ЛС-о — буквенно-цифровой вариант оформления с использованием обозначений вида и подвида (ЛС — личный состав, о — отпуск);
  • № ТДЛС-00022 — буквенно-цифровой номер в системе 1С: Предприятие с префиксом организации (первые два символа — ТД) и префиксом информационной базы (вторые два символа — ЛС).

Что входит в понятие «присвоить номер приказу»

Понятие «присвоить номер приказу» подразумевает выполнение нескольких действий:

  • отнесение документа к одному из видов;
  • определение подвида (чаще всего это касается приказов по личному составу);
  • определение порядкового номера предыдущего приказа в соответствующей группе;
  • составление обозначения номера (цифрового или с использованием буквенной части) с учетом результатов выполнения предыдущих пунктов и принятой в организации системы кодирования буквенной составляющей номера;
  • регистрация и внесение сформированного номера непосредственно в документ.

Нужно ли нумеровать первый лист при прошивке приказов? Смотрите видео:

При отнесении приказа к тому или иному виду необходимо пользоваться п.19 раздела 1 Перечня типовых управленческих документов, в котором выделены три вида приказов.

Классификацию необходимо производить в связи с тем, что приказы разного вида должны храниться в течение различного количества лет (постоянно, 75 лет и 5 лет соответственно), следовательно, раздельно.

Нумерация в каждой группе будет своей. Вид приказа может отражаться в буквенной составляющей номера. Если приказ касается основной деятельности, то логично использовать обозначение «ОД».

При нумерации документов, касающихся отдела кадров, используются обозначения «ЛС» или «К», административно-хозяйственной деятельности — «АХ» или «АХЧ».

Для крупных организаций с большим объемом документооборота удобнее формировать приказы о командировках, например, и приказы о переводе на другую работу. Это может также отражаться буквенными кодами: прием – «ЛС-п», увольнение — «ЛС-у», отпуск — «ЛС-о», командировка — «ЛС-к» и т.д.

Начать сначала или продолжить

Традиционно нумерация приказов осуществляется в пределах одного календарного года. Это правило вытекает, в том числе, из требований Основных правил работы архивов организаций (п. 3.4.6), касающихся составления номенклатуры дел, которая ежегодно переоформляется заново.

Особенности нумерации приказов по личному составу. Фото: myshared.ru

Каждый документ помещается в дело в соответствии с номенклатурой (это залог того, что не будет путаницы с хранением в течение различного времени), нумерация документов в каждой папке начинается с 1.

Как формируется кадровое делопроизводство? Смотрите по ссылке.

Могут быть исключения из этого правила.  В образовательных учреждениях (так же, как и во многих учреждениях культуры) началом года в делопроизводстве является 1 сентября. Нумерация документов возобновляется соответственно с этой же даты.

Коротко о главном

Нумеровать приказы обязательно. Это позволяет решать сразу несколько управленческих и юридических задач за счет наведения порядка в документном фонде.

Что будет с неиспользованными отпусками в 2019 году? Узнаете тут.

Порядок нумерации должен быть закреплен документально на уровне ведомства или на уровне самой организации. Номер может быть цифровым или буквенно-цифровым. Нумерация начинается заново в каждом календарном году.

Позвоните по телефону +7 (499) 288-03-12 или задайте вопрос и получите ответ юриста через 5 минут. Консультация бесплатная!

ОСТАВЬТЕ ОТВЕТ

Please enter your comment!
Please enter your name here

семнадцать − 5 =