Руководство по составлению инструкции для начальника отдела кадров: 5 ключевых разделов

Руководство по составлению инструкции для начальника отдела кадров: 5 ключевых разделов

Чем занимается начальник отдела кадров?

Документ, который не регламентируется трудовым кодексом, но составляется практически на каждом предприятии – должностная инструкция. Её значение в рабочем процессе трудно переоценить. Именно в должностной инструкции отражается подробно весь рабочий процесс каждой штатной единицы.

Что такое должностная инструкция начальника отдела кадров?

Должностная инструкция – это внутренний документ, регламентирующий все стороны рабочего процесса определённой должности. В данном случае – должности «начальник отдела кадров».

Данный документ состоит из разделов и пунктов, описывающих права, обязанности, меру ответственности и иные значимые условия работы сотрудника.

Структура должностной инструкции.
Структура должностной инструкции.
Подробное описание, закреплённое в документальном виде, позволяет руководству предприятия объективно оценивать возможности и достижения сотрудника, его потенциал, соответствие занимаемой должности. Должностная инструкция – инструмент аттестации сотрудника.

Работнику должностная инструкция позволяет выстроить рабочий процесс таким образом, чтобы эффективно выполнять стоящие перед ним задачи, достигать ожидаемых результатов, рационально используя имеющиеся ресурсы.

Также правильно оформленная должностная инструкция является юридическим инструментом в случае споров сторон, некой гарантией прав работника и работодателя по отношению друг к другу.

Желаете получить компенсацию за неиспользованный отпуск при увольнении - всю необходимую информацию вы найдете по ссылке.

Правила составления и оформления должностной инструкции

Для того, чтобы документ имел юридическую силу, он должен оформляться согласно некоторым правилам.

Должностную инструкцию менеджера по персоналу и порядок ее составления вы найдете тут.

Должностная инструкция составляется на бланке организации с указанием юридических и банковских реквизитов. Ей присваивается номер внутренней документации предприятия. Ставится дата утверждения.

Утверждает должностную инструкцию своей подписью директор компании. После ознакомления её подписывает сотрудник.

Обязанности начальника по кадрам.
Обязанности начальника по кадрам.

Копия подписанной должностной инструкции передаётся сотруднику, а оригинал хранится в отделе кадров согласно установленного порядка делопроизводства компании.

Если в должностных обязанностях сотрудника, правах, иных значимых сторонах работы появляются изменения, то в инструкцию вносятся корректировки или дополнения. Измененная инструкция визируется руководством и подписывается работником.

Чтобы в полной мере отразить рабочие процессы начальника кадровой службы достаточно тех же разделов должностной инструкции, как у любого другого сотрудника:

  1. Общие положения. В данном разделе указывается для чего нужен данный документ. Отражается, каким образом происходит принятие на должность, какие требования к ней предъявляются. Прописываются регламенты и нормативные акты, которыми должен руководствоваться в своей деятельности сотрудник. Указывается уровень подчинённости и руководства.
  2. Обязанности. Здесь по пунктам расписывается весь функционал сотрудника, начиная от управления отделом и заканчивая оформлением табеля рабочего времени.
  3. Права. В разделе указываются полномочия и права сотрудника согласно трудового кодекса и исходя из задач, стоящих перед сотрудником.
  4. Рабочие связи. Этот раздел регулирует рабочие отношения начальника кадрового отдела с другими работниками компании.
  5. Ответственность. Данный пункт описывает меру ответственности в рамках компетенции сотрудника.

Хотите заняться выращиванием вешенки дома — эта статья даст вам всю нужную информацию.

Так как оформление должностной инструкции законодательно не регламентируется, структура может быть иной. Например, первый пункт будет включать только сведения о документе и должности. И отдельно появится раздел с требованиями к знаниям, компетенции и квалификации сотрудника.

Кем и когда составляется должностная инструкция?

Должностные инструкции могут создаваться на стадии открытия компании или в любой момент, когда появляется новая должность, а также в ходе работы.

Данный документ может составляться как на занятые должности, так и на вакантные.

Составлением должностной инструкции занимаются руководители для своих подчинённых или отдел кадров по согласованию с руководителями. Для начальника отдела кадров её составляет его непосредственный руководитель либо сам сотрудник по согласованию со всеми заинтересованными сторонами.

Можно ли обменять грузовик на легковое авто? Конечно же можно, а как это сделать вы узнаете здесь.

Что должен знать начальник.
Что должен знать начальник отдела кадров?

Для того, чтобы должностная инструкция была наиболее полной и имела юридическую значимость, её согласовывают с руководителями подразделений сбыта и производства, с юридической службой, экономистами и руководством предприятия.

Должностные права, обязанности и ответственность начальника по кадрам

Должность любого руководителя совмещает в себе функции управленца с навыками работников своего отдела.

Образец должностной инструкции начальника отдела кадров можно скачать здесь.

Так, начальник кадрового отдела – это специалист, управляющий кадровыми процессами в компании посредством руководства отделом кадров и непосредственного принятия кадровых решений. Для данной должности сотрудник должен иметь высшее профессиональное образование, владеть навыками управления большим коллективом, знать трудовое законодательство.

Как получить выписку из ЕГРЮЛ в налоговой и что для этого нужно, вы узнаете по ссылке.

Все должностные права и обязанности начальника отдела кадров можно объединить в несколько групп:

  1. Управление отделом. В части этого функционала, сотрудник организует работу своего отдела, распределяет полномочия подчинённых, контролирует их работу, аттестует работников, помогает в решении конфликтных ситуаций.
  2. Управление кадровыми процессами предприятия. Начальник отдела кадров несёт ответственность за приём, увольнение сотрудников, формирование кадровой политики, соблюдение трудового законодательства.
  3. Ведение документальной отчётности. Начальник отдела кадров помимо формирования отчётности по своему отделу, также отслеживает необходимые рабочие показатели всех сотрудников предприятия. Он предоставляет руководству компании необходимые сведения: общую картину квалификации сотрудников, достижения и недостатки отдельных работников, прогнозы по своему профилю.
  4. Аттестация на предприятии. Эта группа обязанностей подразумевает разработку, подготовку и проведение аттестации для всех сотрудников компании. Оценка проводится как плановая регулярная (например, раз в год для всех сотрудников компании), так и внеплановая, основанная на показателях качества работы сотрудников.
  5. Начальник отдела кадров имеет право пользоваться ресурсами предприятия для достижения поставленных перед ним целей, принимать решения в рамках своей компетенции, руководить отделом по своему усмотрению.
  6. Начальник кадрового отдела несёт ответственность за принятые решения, за кадровую ситуацию на предприятии, а также ответственность, регламентированную трудовым законодательством.

Функционал начальника отдела кадров может включать и другие должностные обязанности.

Все они подробно расписываются в его должностной инструкции.

Что такое рекомендательное письмо для сотрудника и как его написать правильно — узнайте по ссылке.

Детальное составление должностной инструкции позволяет чётко выстраивать рабочие процессы, объективно оценивать квалификацию сотрудника. Она помогает избежать недопонимания в рабочих процессах и дублирования обязанностей.

Должностная инструкция начальника кадрового отдела отражается не только на конкретном сотруднике, но и на всех работниках предприятия.

Это видео вам поможет больше узнать о специальности «начальник отдела кадров»: 

Получите бесплатную юридическую консультацию прямо сейчас

Нет комментариев

Оставить комментарий