Первичные документы – важные элементы бухгалтерско-налогового учёта. Чеки, платежные поручения, доверенности, кассовые документы, накладные – доказательство хозяйственных операций и подтверждение их. Для проведения операций покупки-продажи используют такой первичный документ, как товарная накладная (ТОРГ-12).
Кто составляет и подписывает товарную накладную?
Товарную накладную составляет уполномоченное лицо. ТН необходима для продавца, как подтверждение списания продукции, а для покупателя – это доказательство прихода товаров.
ТОРГ-12 составляют в двух экземплярах. На товарных накладных свою роспись ставит главный бухгалтер и руководитель компании.
[stextbox id=”alert”]Директор в консенсусе с бухгалтером, может выбрать несколько уполномоченных лиц, которые также смогут подписывать документы. Передача права на подпись осуществляется с помощью приказа или доверенности руководителя.[/stextbox]
Хотите оформить партнерскую букмекерскую лицензию? Как это сделать – читайте по ссылке.
ТОРГ-12 подписывается пятью подписями:
- От продавца (три подписи): директора, главного бухгалтера и человека, руководящего отправкой товара. Большие компании часто ограничиваются так званым «оператором». Это дает возможность обойтись одной его подписью. Он получает исходные данные от бухгалтерии и склада, и на их основе может сформировать и подписать документы.
- От покупателя (две подписи):
- подпись в строчке «Груз получил грузополучатель». Ее ставит официальное доверенное лицо покупателя.
- подпись в строчке «Груз принял». Ее может поставить материально-доверенное лицо, которое фактически принимает товар. В этом пункте также записываются сведения о доверенности за транспортировку груза. Если директор сам принимает продукцию – доверенность не нужна. Он подписывается в строчке «Груз принял» и оставляет пустым поле, где указывают данные доверенности.
Электронная форма документа
[stextbox id=”warning”]ТОРГ-12 может создаваться и в бумажном, и в электронном виде. Разница между ними состоит только в том, что электронный документ, в отличии от бумажного, оформляется в едином экземпляре, который содержит в себе два файла. Один – формируется покупателем, а второй – продавцом.[/stextbox]
Для подписи накладных в электронном виде используют электронную подпись.
Электронная ТОРГ-12 содержит:
- Подпись продавца.
- Подпись покупателя.
Порядок заполнения ТОРГ-12
Товарная накладная – это документ стандартной формы, который регулирует покупку-продажу ТМЦ.
Можно выделить три части ТН:
- реквизиты сторон товарообмена;
- расчетный фрагмент;
- итоговый фрагмент, который вмещает в себя подписи уполномоченных лиц.
Обязательные реквизиты накладной:
- название документа и компании;
- дата оформления;
- название товара, его цена и численность;
- название должностей и подписи материально-ответственных за данную операцию лиц;
- печати компаний.
Основные реквизиты документа
- Строчка «Грузоотправитель»:
- при отправке товара через третье лицо, в поле заполняют полное название компании, которая занимается доставкой, её контактные данные, расчетный счёт и другие банковские реквизиты.
- в случае отгрузки структурным отделам импортёра, в строчке указывается адрес отдела;
- если реализация совершается со склада продавца, в поле нужно указать название компании-продавца, юридический адрес, номер расчётного счёта, ИНН, телефон.
- Строчка «Структурное Подразделение» заполняется в том случае, если снабжение осуществляется со склада филиала компании.
- Строка «Грузополучатель» – подразумевает заполнение названия адресата, его контакты, адрес и номер счёта.
- «Поставщик» – это компания-продавец, её полное название, реквизиты расчётного счёта и остальные контакты.
- «Плательщик» – строка, где записывают название организации, которая платит за груз, и реквизиты, аналогичные графе «Поставщик».
- В строке «Основание» заполняется наименование, № договора, его дата. Когда доставка происходит через третье лицо, заполняют номер и дату товарно-транспортной накладной, которая выписывается для организации, занимающейся транспортировкой.
Как оформить справку о подтверждающих документах? Ответ вы найдете по ссылке.
Расчётная часть: Торг-12 оформляется в виде таблицы. Согласно учёту, указывают номер и дату составления накладной.
[stextbox id=”black”]В строках заполняется наименование, сорт, номенклатурный номер, вид упаковки, число товаров (в одной упаковке или общее число тары), единицы измерения (их название и код ОКЕИ), масса и цена груза, сума с учетом НДС и без него.[/stextbox]
Хотите открыть бизнес с нуля, но не знаете как взять кредит? Эта статья вам поможет.
В строчке «Итого» подсчитывают общие значения каждой колонки на отдельных страницах. Строчка «Всего по накладной» демонстрирует общую сумму по абсолютно всем страницам накладной.
В последней части указывают: сколько листов у ТН и общее количество записанных товаров.
Нужно заполнить:
- общее количество мест;
- массу груза;
- кто допустил отгрузку (его должность, подпись и ФИО);
- кто совершил поставку (подпись, ФИО и должность);
- дату и номер выдачи доверенности;
- кто принял груз;
- какой грузополучатель получил его;
- дату накладной;
В завершение ставиться именная печать.
Особенности заполнения накладной без НДС
Графа 13 торговой накладной отображает процентную ставку НДС. Так как накладная составляется на момент хозяйственной операции, отражается такая ставка, которая отвечает данной поставке:
- без НДС – когда указывают про операции или спецрежимы, не облагаемые налогом;
- 0% – при которой деятельность осуществляется по привилегированной ставке.
[stextbox id=”info”]Прочерк или пустое место в главе «Ставка НДС» недопустимы. В случае неправильно оформленного документа, необходимо запросить его немедленную замену.[/stextbox]
Не знаете, как списать кредиторскую задолженность – тут есть все ответы.
Можно ли исправить ошибки?
Товарную накладную можно подкорректировать несколькими способами:
- Вычеркивание неправильной информации. Правку необходимо делать в обоих экземплярах, при этом на месте исправления необходимо обязательно поставить дату и подпись.
- Акты расхождения. В первоначальной накладной необходимо сделать отметку о том, что они созданы.
- Аннулирование документа и создание нового.
Учет и хранение накладных
Правила учета и хранения товарных накладных устанавливает сама компания.
[stextbox id=”alert”]Если компания использует облегченную систему налогов, на предприятии обязательна книга доходов и расходов, которая составляется исходя из первичных документов. Организация также может вести реестр накладных, ежедневно заполняя простую форму, в которой записывают наименование компании-поставщика, номер накладной и дату ее составления.[/stextbox]
Все о больничном листе и его заполнении можно узнать здесь.
Товарные накладные должны храниться на предприятии не менее пяти лет.
Электронные документы
Документы, сформированные в электронном виде, не имеют унифицированных способов исправления. Поэтому компании сами устанавливают такие методы. Информация о замене неверного документа вторичным содержится в политике компании.
В накладной-переделке прописывается, что она – неотъемлемая часть начальной.
Обычным методом нельзя исправить электронный документ, поэтому продавец и покупатель составляют и подписывают отдельную накладную, на фоне которой будут вноситься корректирующие записи.
Где можно скачать образец бланка в формате Word (на одном листе) и Excel?
Образец бланка ТОРГ-12 можно скачать тут в word (на одном листе) и в excel.
Последствия неполного заполнения ТОРГ-12
Если не заполнены:
- «Номер накладной». Когда компания отгружает одинаковые товары в одинаковом количестве по идентичной цене одному и тому же заказчику, номер накладной указывает о неоднократной отгрузке товара. Законность списания себестоимости продукции по нескольким таким идентичным документам будет обоснована.
- «Дата составления». Если не указать дату накладной, предприятие не сможет доказать, когда выручка от продажи товара будет представлена в бухгалтерском учёте. Компании, которые определяют выручку для обложения налогами «по отгрузке», обязательно должны заполнять данный реквизит.
- «Наименование компании-поставщика». Документ подтверждается печатью компании, которая его составляла, поэтому пустое поле этого реквизита не приведет к последствиям при проверке налоговой службой.
- «Наименования покупателя». Документ заверяют печатью компании-заказчика, поэтому налоговая служба не выдвинет серьёзные претензии.
- «Название и атрибуты продукта». Без указания данных параметров нельзя определить какой собственно товар отгружался.
- «Количество товара». Неуказанный реквизит не дает возможности определить продажную цену товара.
- «Стоимость товара». При незаполненном данном поле организация будет вынуждена доказывать размер вырученной суммы другими документами или же налоговая компания проведет расчёты сама.
- «Подписи уполномоченных лиц». Несоответствие автографов и должностей лиц, которые могут совершать подписание документов, подделка автографов, подпись третьими лицами, не имеющими доверенности на совершение такой операции, является противозаконным. Списание себестоимости и факт отправки могут быть неправомерными.
- «Печать компании-продавца». Незаполненный реквизит не может подтвердить факт поставки и списания себестоимости.
- «Печать компании-покупателя». Если печати нет на доверенности или накладной подтвердить отправку и списание себестоимости будет тяжело.
Полезную информацию о составлении и оформлении требования-накладной, вы найдете по ссылке.
Вывод
Из всего вышесказанного можно понять, не только нужна ли товарная накладная, но и как её заполнять, и как она должна правильно выглядеть. На любом предприятии в любой стране с помощью этой накладной, вы сможете понять, какой груз прибыл и кто за него ответственный.
Остались вопросы, касающиеся товарной накладной? Тогда это видео для вас:
