Нередкими являются ситуации, когда в крупных компаниях специалисты переводят деньги не по тем реквизитам или не тем контрагентам. В результате появляются ошибочно уплаченные деньги, причем при определенной последовательности действий имеется возможность для их возврата.
Для этого надо правильно составить письмо, которое отправляется организации, получившей средства, причем в нем должна указываться причина перечисления денег и реквизиты отправителя, на которые возвращаются средства.
Понятие и назначение письма о возврате средств
[stextbox id=’alert’]Обычно факт того, что средства были отправлены по ошибочным реквизитам, выявляется уже после того, как была совершена данная финансовая процедура. Совершить ошибку могут бухгалтеры, менеджеры или иные работники организации.[/stextbox]
Важно! Основным назначением такого письма является просьба вернуть получателем ошибочно переведенные средства, поэтому содержатся все данные, с помощью которых он может выполнить этот процесс.
Как осуществляется возврат денежных средств на практике – смотрите пример в этом видео:
Кто и когда формирует этот документ
При обнаружении того факта, что деньги были неверно переведены, следует сразу начать формировать письмо. Желательно, чтобы оно заверялось руководителем организации. Обязанность обычно ложится на бухгалтера.
Передать письмо другой компании можно разными способами:
- лично при посещении организации, причем обычно принимает бумагу секретарь, а при этом можно пользоваться услугами курьера;
- отправкой почтового уведомления.
[stextbox id=’black’]Важно! Независимо от способа передачи письма требуется получить подпись получателя на втором экземпляре, чтобы убедиться в том, что он оповещен об ошибочном перечислении денег.[/stextbox]
Получатель, которым может быть физлицо или компания, должен проверить все операции, которые были совершены на его счету за конкретную дату. Компании обычно сверяют документацию, имеющую отношение к приходу денег и к их расходу.
После проведение проверки высылается другой компании ответное уведомление, где прописывается, будут ли возвращены средства или нет. Если имеется отрицательный ответ, то непременно прописываются причины такого решения.
Куда обычно ошибочно перечисляются деньги
Перевести средства ошибочно компании могут разным организациям, причем обычно они направляются в:
- разные платежные системы. Тут вы узнаете, какие существуют электронные платежные системы и какие из них выгоднее всего использовать;
- банковские организации;
- терминалы, предназначенные для оплаты разных услуг дистанционно;
- к телефонным или интернет операторам;
- разным контрагентам;
- ФНС или разные внебюджетные фонды. Какие отчисления должен выплачивать ИП во внебюджетные фонды – читайте в этой статье.
Важно! Также нередкими являются ситуации, когда средства отправляются физлицам.
[stextbox id=’info’]Обычно связана такая проблема с тем, что сохраняются в компаниях платежные формы, с помощью которых при нажатии буквально нескольких кнопок производится платеж.[/stextbox]
Форма и структура письма о возврате ошибочно перечисленных денег
Чтобы оно обладало оптимальным видом, непременно вносятся в него определенные обязательные сведения.
Важно! Отсутствует строгая форма, на основании которой составляется этот документ, но если в нем будет недостаточно сведений, то это может стать основанием для отказа получателя возвращать полученные средства.
Структура документа состоит из следующих элементов:
- полное наименование адресата;
- непосредственное обращение к организации или физлицу, получившему деньги без оснований;
- содержание письма, в котором кратко надо изложить, по каким причинам сумма была неверно переведена получателю;
- в конце ставится подпись заявителя и дата формирования документа. Как подписать документ электронной подписью – читайте пошаговую инструкцию по ссылке.
[stextbox id=’warning’]Сама ситуация, когда деньги отправлялись не тому получателю, возникает достаточно редко, поэтому и содержание письма, отправляемого компании или гражданину, будет всегда индивидуальным и специфическим, но чтобы не возникало сложностей с возвратом денег, важно грамотно формировать этот документ, соблюдая вышеуказанную структуру.[/stextbox]
Как составляется письмо
Процедура формирования данного письма предполагает внесение последовательно сведений:
- ФИО руководителя компании, которая ошибочно перечислила средства, и ее полное наименование, причем записывать эти сведения надо в верхнем правом углу бумаги;
- далее должно иметься вежливое обращение к руководителю фирмы или физлицу, которому по ошибке была переведена определенная сумма денег;
- после требуется кратко, но доступно объяснить, каким образом средства были ошибочно перечислены не тому получателю, причем для этого должны представляться доказательства, представленные платежными документами;
- в конце заявитель указывает свои ФИО с расшифровкой, а также ставится дата, когда формировался документ.
Важно! Перед составлением документа следует выяснить, кому именно ошибочно были отправлены средства, что позволит понять, в каких отношениях компания состоит с получателем, так как от этого зависит, насколько быстро и без проблем будут возвращены деньги.
[stextbox id=’download’]Образец заполнения письма на возврат средств.[/stextbox]
Непременно к письму прикладываются другие документы, подтверждающие совершенную оплату, а к ним относятся разные чеки или квитанции. Сам документ формируется на специальном фирменном бланке, содержащем название и логотип организации.
Как избежать ошибок
Чтобы правильно сделать этот документ, учитываются рекомендации:
- собираются подтверждения совершенной оплаты;
- пишется информация на стандартном листе А4;
- непременно в письме должны содержаться реквизиты компании, которые будут использоваться получателем для перечисления средств обратно;
- как и в иных служебных письмах требуется обращаться к руководителю фирмы-получателя;
- непременно указывается точная сумма денег, которая должна быть возвращена.
В самом документе ставится приписка, называемая «Приложение», где перечисляются другие бумаги, которые отправляются вместе с ним.
Когда можно ожидать возвращения средств
Нет в законе каких-либо строгих и точных сроков, в течение которого неправильно перечисленные деньги возвращаются владельцу. Этот параметр полностью зависит от того, куда именно переведены средства:
- если бухгалтер перевел деньги на счет в банке или на карту, то возвратить деньги можно в течение пяти дней, но этот период может изменяться самими банковскими учреждениями;
- если неверно перевелись деньги частному лицу или компании, то рациональные сроки заключаются в семи днях с того момента, как письмо будет принято получателем средств.
Нередко процедура значительно затягивается, а в этом случае имеется даже возможность через суд заставить получателя денег выплачивать проценты за каждый день просрочки.
[stextbox id=’black’]Для этого первоначально надо подать заявление в суд, причем принимается исковое заявление только при предъявлении доказательства того, что первоначально возникшая проблема пыталась решиться мирным путем, поэтому надо доказать, что на самом деле было отправлено письмо с требованием вернуть средства.[/stextbox]
Обычно суды встают на сторону истцов и заставляют получателей вернуть деньги, причем ответчик дополнительно вынужден нести судебные расходы и уплачивать проценты.
Что представляет собой переплата по НДФЛ и как вернуть такие денежные средства – читайте в статье по ссылке.
Заключение
Таким образом, нередкими считаются ситуации, когда средства переводятся ошибочно какой-либо компании или банку. При выявлении такой проблемы надо срочно начинать предпринимать меры, направленные на возврат денег.
Для этого желательно первоначально разными способами передать получателю средств письмо, в котором будут указаны реквизиты компании, куда следует вернуть деньги.
Обычно процесс возврата не занимает много времени, а также редко приходится сталкиваться с проблемами, но все же важно грамотно подходить к перечислению денег и не допускать таких значимых ошибок.
Как в бухгалтерии учитывать ошибочно полученные средства – смотрите в этом видео:
