Систематический контроль всех процессов предприятия дает возможность эффективно продвигать продукцию на рынке сбыта, стабилизировать все этапы производства и поддерживать надлежащий уровень для занятия лидирующей позиции в экономике страны.
Что такое анализ бизнес-процессов
[stextbox id=’alert’]Это систематический сбор необходимых сведений о деятельности предприятия. Необходим он для получения возможности постоянного усовершенствования всех процессов, за счет чего достигается должный уровень конкурентоспособности организации.[/stextbox]
Важно: именно в достижении лидирующей позиции на рынке и заключена основная особенность анализа бизнес-процессов.
Особенность его заключается в последовательном исследовании всех процессов производства доля выявления и устранения проблемы.
Как на практике осуществляется анализ и моделирование бизнес-процессов вы узнаете тут:
Цели процесса
При отсутствии систематических исследований необходимых механизмов, основными факторами для срочного проведения анализа являются:
- Высокие затраты на внедрение новых технологических процессов;
- Существенные затраты на транспортировку или внутреннее хранение продукции;
- Низкий процент периода обработки продукции от создания до продажи;
- Длительность поставки продукции;
- Проблемы соблюдения сроков подписанных договоров;
- Слишком обширный перечень ассортимента.
Данные этапы являются ключевыми в исследованиях, но кроме них необходимо изучать всю деятельность организации.
Чтобы вникнуть в детали работы предприятия необходимо:
- Провести: аудит бухгалтерской отчетности. Как провести кадровый аудит организации вы узнаете в публикации по ссылке;
- Изучить производственные бумаги;
- Выполнить опись производства;
- Изучить процесс на деле.
[stextbox id=’black’]Важно: улучшение эффективности работы всех процессов предприятия является основополагающей задачей анализа.[/stextbox]
Чтобы этого достигнуть необходимо совокупное применение нескольких методик:
- Выявление размера финансового дохода от работы бизнес-процессов;
- Изучение внутренних и внешних факторов, влияющих на работу предприятия;
- Оценка реализации заданного плана;
- Анализ исчерпанных ресурсов организации;
- Разработка плана усовершенствования процессов.
Моделирование бизнес-процессов и управление ими
Необходимость в моделировании бизнес-процессов заключена в улучшении работы всего предприятия, для этого применяются различные модели, которые дают понять основные этапы процессов и устранить ненужные или слабые стороны.
Моделирование состоит из нескольких последовательных стадий:
- Определение процессов и построение начальной модели, как на самом деле;
- Диагностика, изучение и улучшение построенной модели;
- Разработка модели с исправлениями;
- Ее тестирование и применение;
- Исправление ошибок.
Тут вы узнаете, как работает система управления бизнес-процессами.
Моделирование складывается из 3 видов:
- Функциональное моделирование, в котором описываются все функции предприятия, как они есть и их взаимосвязь, при этом соблюдение последовательности не обязательно;
- Объективное, описывает бизнес-процессы, как взаимосвязанные объекты;
- Имитационное, предполагает построение, моделирование всех процессов предприятия.
[stextbox id=’info’]В процессе моделирования используются различные графические и текстовые средства в процессе использования, которых можно наглядно представить основные процессы и точно определить параметры и взаимосвязь.[/stextbox]
Методы анализа
Существует несколько наиболее эффективных методик, которые помогают рассмотреть основные этапы работы производства и усовершенствовать их.
SWOT-анализ
Этот вариант помогает выявить слабые и сильные звенья, определяет возможности их усовершенствования и оптимизации.
В данном случае действия следующие:
- Опрос персонала и руководства компании;
- Изучение и обработка полученных результатов;
- Формирование таблицы.
Этот вариант хорош тем, что его результаты доступно применить в дальнейшем усовершенствовании производства в целом.
Выявление проблем
[stextbox id=’alert’]Данный вариант исследования самый простой в выявлении провальных этапов, при его использовании необходимо определиться с направлением углубленного анализа.[/stextbox]
Действуют в этом случае так:
- Моделирование схемы бизнес-процесса посредством отображения выполняемых функций и исполнителей;
- Опрос всех действующих лиц;
- Обозначение проблемных зон.
Полученные результаты исследования детально обсуждаются и поддаются анализу, эти результаты можно применить в дальнейшей реорганизации.
Важно: посредством этого метода допустимо сконцентрироваться на каждом этапе.
Распределение по уровням
Ранжирование предназначено для быстрого выявления и устранения неполадок, оно не эффективно для долгосрочных проектов усовершенствования компании, в его результате характеризуются самые крупные процессы предприятия.
Действуют в данном случае по такой схеме:
- Формируется список самых крупных бизнес-процессов;
- Устраняются самые важные недочеты, при этом действия формируются по степени важности, эффективности, состояния и прочих параметрах.
Анализ в соотношении с типовыми требованиями
[stextbox id=’black’]Любой бизнес-процесс показывает свою эффективность от полученных результатов, то есть если продукция соответствует всем предъявляемым требованиям, обычно это европейские стандарты, то значит, все процессы работают в норме.[/stextbox]
И дальнейшая работа будет заключаться не в изменении процессов, а в их оптимизации.
Виртуальный анализ графических схем
Данный способ наделен определенным перечнем ограничений, так как:
- Невозможно детальное описание процессов одним наброском;
- Любые ошибки сводят все усилия на нет;
- Вывод можно сделать только после применения в реальной жизни.
На деле действия заключены в следующем:
- Рассматриваются все подробности процесса;
- Анализируются все этапы цикла;
- Устанавливается перечень необходимых документов;
- Определяется наличие информации во всей входящей документации.
По итогам всех исследований и формируется графическая схема с внесением полученных данных.
[stextbox id=’info’]Важно: все это необходимо для выявления неиспользуемых бумаг или нереализованных отчетов, также это дает возможность определить дублирующие действия или их полное отсутствие.[/stextbox]
Какие показатели применяются
В ходе такого анализа используется перечень показателей, которые делаться на 3 вида:
- Структурные – соотношение исходных данных, при этом часть числителя выступает в роли части знаменателя:
Прибыль/общая выручка * 100% = 15 000 рублей / 124 000 рублей * 100% = 12% рентабельности
- Относительные – соотношение показателей разных процессов организации:
Произведено продукции в рублях / Отработано времени в часах = 10 млн. рублей / 23 000 часов = 434, 78 рублей в час
- Коэффициенты – соотношение цифр за разные периоды с одинаковыми единицами измерения:
Коэффициент оборота = 2, 3 млн. рублей / 1,8 млн. рублей = 1,27.
Как рассчитать коэффициент текучести кадров самостоятельно вы узнаете здесь.
Пример анализа бизнес-процесса
Если наблюдать анализ процесса комплектации продукции на складе ООО «Ласточка», то можно увидеть следующие этапы:
- В ходе исследования проблем выявлены такие недочеты:
- Неравномерное использование рабочей силы;
- Отсутствие соответствующих условий;
- Нет автоматизации.
- Ранжирование – выявленные проблемы отсортированы по степени важности.
- Варианты избавления от проблем:
- Мотивировать персонал на активные действия;
- Устранить причины неравномерной поставки продукции;
- Внедрить систему информирования и связать все процессы предприятия;
- Сделать капитальную реконструкцию здания;
- Обустроить стеллажи для свободного доступа.
Все это обеспечило скорость обслуживания поступающих заказов.
Оценка проведенных действий
[stextbox id=’warning’]После полного проведения анализа группой специалистов формируется отчет о полученных данных с разработанной моделью оптимизации и предложениями по внедрению разработок.[/stextbox]
При этом формируются ответы на ключевые вопросы:
- С какими отрицательными сторонами можно столкнуться в процессе внедрения;
- Необходимо ли обновлять всю документацию;
- Сколько пройдет времени до получения результатов.
Таким образом, анализ дает возможность определить слабые стороны производства и получить ответы на главные вопросы с учетом мнения руководства.
При этом допустимо применение оптимизации не только работы предприятия, но и улучшения работы с кадрами.
Основные способы оптимизации
Методы оптимизации бизнес-процессов могут быть разными в зависимости от получения желаемых результатов и избранного варианта решения проблемы:
- Исключение – уменьшение этапов процесса и исключение прочих помех;
- Упрощение – необходим для снижения сложности продвижения продукции к потребителю;
- Стандартизированные – необходим для автоматического взаимодействия всех процессов;
- Сокращение – всех возможных этапов дополнительных затрат;
- Ускорение – симуляция, автоматизация и активное проектирование образцов;
- Изменение всех этапов и составляющих производства;
- Выделить включить все составляющие производства.
Важно: все способы оптимизации применяются в зависимости от возникновения причины.
Заключение
[stextbox id=’alert’]Анализ – это эффективный метод контроля уровня производства, с помощью систематического получения необходимой информации доступно полностью исключить пагубные факторы, снижающие уровень конкурентоспособности организации.[/stextbox]
Как смоделировать основные бизнес-процессы предприятия вы узнаете в этом видео:
