Ядром любой фирмы-собственника является выверенная и эффективная система управления. Бизнес-процессы – неотъемлемая часть предприятия, от которой зависит эффективность технологического цикла, объем выпускаемой продукции, прибыльность.
Сегодня мы поговорим о системе управления бизнес-процессами, ее особенностях, предназначении, современных методах реализации.
Основополагающие понятия
[stextbox id=’alert’]Процессно-ориентированное управление – методика воздействия на организационную структуру. Принцип реализации –разработка оптимальной последовательности действий персонала, под присмотром руководящего состава.[/stextbox]
Управленец занимается не повышением работоспособности сотрудников, а созданием оптимизированного рабочего цикла бизнес-процессов. Таким образом не только смещается вектор приложения сил, но и минимизируется негативное влияние деловых взаимоотношений внутри коллектива.
Регламенты – унифицированные документы, выполняющие роль инструмента воздействия на человеческий фактор. Документация без потери смысла и содержания доводится до ведома руководителя, сотрудников.
Описание бизнес-процесса предприятия – задокументированные сведения о состоянии, функционировании и показателях действующей организационной структуры. Оформляется в произвольной форме, посредством нотаций (регламентированных форм).
Как проводится оптимизация бизнес-процессов предприятия – смотрите тут:
Показатели системы управления – измеряемые величины, влияющие на качество, скорость и трудоемкость рассматриваемого объекта.
[stextbox id=’black’]Оптимизация системы управления – процесс сокращения негативных факторов, снижающих вышеперечисленные величины любого бизнес-процесса.[/stextbox]
Интересно знать! Упрощение и дробление сложных операций на более простые – эффективный подход для решения поставленных задач.
Отличительные особенности и предназначение управления
Основные характеристики процессно-ориентированного управления представлены ниже:
- Универсальность – многофункциональный инструментарий извлекает максимум пользы из любой организационной структуры.
- Длительность – отлаженная система функционирует на протяжении нескольких лет (до появления новых факторов воздействия). Обязательная регулировка займет сравнительно немного времени.
- Полезность – оптимизированная и целостная система увеличит эффективность трудовой деятельности, повысит инициативность сотрудников, увеличит основные показатели системы управления.
Зачем внедрять новые методы управления бизнес-процессами? Все просто:
- автоматизация однотипных запросов и шагов сокращает время на выполнение цепочки операций, отдела в целом;
- достигается прозрачность ведения бизнеса, что обеспечивает соблюдение утвержденных правил;
- мониторинг состояния и выполнения процессов, в виде показателей, облегчает понимание внутреннего устройства организации, дальнейшей оптимизации;
- формируется гибкая система за счет участия руководителей каждого элемента целостной системы.
[stextbox id=’info’]Должен ли руководитель обладать знаниями процессно-ориентированного управления? Конечно. Он обязан управлять и корректировать работу отделов и подразделений. Внедрение же контролирующего органа не окупит себя в будущем.[/stextbox]
Методы управления бизнес-процессами
Каждый управленец ищет свежий подход к решению стандартных задач. Вашему вниманию перечень основополагающих методик.
Формализм и стандартизация функций персонала – разработка и применение регламентирующей документации для повышения квалификации и работоспособности персонала. Как понять, что пришло время действовать:
- руководитель не уверен в надежности выстроенной системы управления;
- работники отделов не могут сформулировать перечень поставленных задач, вражда внутри коллектива;
- неэффективная работа отдельных сотрудников, целых подразделений.
Оптимизация – нивелирование негативных внешний и внутренних факторов рабочего процесса бизнес-проекта. Применяется, когда:
- временные издержки не соответствуют конечному результату;
- конкуренты, имея меньшее число сотрудников, в разы продуктивнее выполняют поставленные задачи;
- динамическое увеличение количества претензий со стороны клиентов;
- качество продуктов или услуг снижается с течением времени.
[stextbox id=’warning’]Автоматизация отчетности – повышает скорость документооборота внутри компании, сокращается количество обслуживающего персонала.[/stextbox]
Актуально применять, когда:
- идентичная, по содержания, информация обрабатывается разными отделами;
- распространен повторный ввод данных, документы находятся в разных базах данных;
- нет единого хранилища, каждый сотрудник использует множество файлов и таблиц в печатном виде;
- морально устарела используемая система, инициирован поиск новых подходов.
Как эффективно разрешить возникшие на предприятии конфликты вы узнаете здесь.
Современная методология управления
Совершенствование бизнес-процессов любой организации сводиться к использованию одного из пяти методов:
- Быстрый анализ решения (FAST) – тактика «мозгового центра». Несколько дней подряд собирается совещание, где ставиться задачи оптимизации работы подразделений за 90 дней. Формируется коллективная экспертная оценка того или иного предложения. Из недостатков можно выделить локальность проводимых работ, не учитывающих взаимосвязи с другими цепочками операций.
- Бенчмаркинг – процесс сравнительного анализа бизнес-процессов эталонных организаций с имеющейся. Таким образом определяются причины успеха и расхождения двух организационных структур. Небольшие затраты времени и денежных средств – причина популярности этого метода. Недостатком считается перенос ошибочных решений с «образца для подражания».
- Перепроектирование – применим для успешных бизнес-процессов, имеющих ряд изъянов в связи с изменением требований клиентской базы. Посредством имитационной модели можно спрогнозировать будущее развитие событий, снизить количество ошибок на 30-60%.
- Инжиниринг – используется для новейших видов бизнеса. Эксперты не могут сказать однозначно, новый ли этот метод управления бизнес-процессами или симбиоз пары вышеперечисленных.
- Реинжиниринг бизнес-процессов – глобальное проектирование новой системы управления, коррекция операций, наладка новых цепочек последовательности действий. Это не просто починка старого, а решительный отказ от морально устаревшего инструментария. Главная цель коренных изменений – вывести организацию на более качественный уровень.
Специализированное программное обеспечение
[stextbox id=’alert’]BPM – передовая разработка для моделирования, симуляции, выполнения, мониторинга и оптимизации бизнес-процессов.[/stextbox]
Затронем каждый пункт чуть подробнее:
- моделирование – все структурные компоненты организации представлены в виде графических объектов;
- симуляция – тестовый запуск с предварительно выбранным условием. Имитации подвергается любой сотрудник или операция;
- выполнение – создание цепочки последовательных действий между ПО и участниками. Работнику назначается задача, по выполнению которой алгоритм делает следующий шаг;
- мониторинг – иллюстрирует показатели каждого процесса, формируется отчетность и предупреждения в реальном времени;
- оптимизация – изменяет способ взаимодействия между отделами, исключает малоэффективные и устаревшие шаги.
Что такое трудовая субординация на работе и как она действует вы узнаете в этой статье.
Методология оптимизации
Специалисты выделяют несколько наиболее популярных видов:
- SWOT-анализ – удобная разработка стратегии с учетом имеющихся проблем.
- Диаграмма Исикавы – показывает взаимосвязи между процессами, какие факторы больше всего влияют на функционирование.
- Расчет/изменение фрагментации – метод предполагает сокращение или увеличение структурных элементов бизнес-структуры.
Заключение
[stextbox id=’black’]Управление бизнес-процессами позволяет снизить количество потерь в качестве, скорости и точности работы любой организации. Обилие методов воздействия гарантирует положительный исход посредством многочисленных шагов.[/stextbox]
Какие существуют современные методы управления бизнес-процессами вы узнаете в этом видео:
https://www.youtube.com/watch?v=gJG3JI8Lpb4
