Организация обязана соответствовать нормативно-правовой базе, прописанной на уровне законодательства. Проверкой соответствия занимается контролирующий орган, а предприниматели создали бизнес на этом.
Сегодня мы поговорим об особенностях аудита коммерческих структур, методах проведения, сроках, целях и задачах.
Основополагающие понятия
[stextbox id=’alert’]Кадровый аудит – предпринимательская деятельность, направленная на независимую проверку бухгалтерской и кадровой отчетности организационной структуры. Цель мероприятия – вынести экспертную оценку о соответствии документооборота порядку ведения, регламентированному законодательством РФ.[/stextbox]
Метод – порядок исследования или практической реализации рассматриваемого вопроса. Аудит использует распространенные методы, исходя из особенностей и классификации коммерческих структур.
Аудиторское заключение – документ, в котором выноситься экспертная оценка после проверки рассматриваемого объекта. Адресуется непосредственному руководителю, собственнику фирмы.
По каким правилам проводится кадровый аудит в организации вы узнаете в этом видео:
Отличительные особенности кадрового аудита
Специалистов аудиторской компании привлекают для:
- Изучения бизнес-процессов внутри кадрового отдела.
- Экспертной и независимой оценки функциональных возможностей коллектива.
- Знакомства с персоналом, индивидуальный расчет их потенциальных возможностей.
- Определения коэффициента эффективности управления отделом кадров.
Это отличный инструмент для поиска проблемных зон, их скорейшей нейтрализации.
Среди явных преимуществ можно выделить следующие:
- управленец получает исчерпывающую информацию о функционировании системы распределения человеческих ресурсов;
- возможность оперативно устранить найденные нарушения, не усугубляя ситуацию в будущем;
- оценочные мероприятия лишены субъективности и предвзятости, дается характеристика общего функционала отдела кадров;
- мирное урегулирование взаимоотношений в коллективе, улучшается трудовая дисциплина сотрудников;
- персонал мотивирует ответственное отношение руководителя к оптимизации рабочего процесса.
[stextbox id=’black’]Важно знать! Законодательно регулирование направлено на противодействие мошенничества сотрудников аудиторских структур. Уклонение собственников от подобных проверок – первый сигнал о возможных нарушениях отчетности и документооборота.[/stextbox]
Цели и принципы аудита
Проверочные мероприятия предназначены исключительно для проверки достоверности отчетности, оптимизации бизнес-процессов внутри отдела кадров. Главное условие качественно проведенной проверки – независимость аудитора. Только так можно избежать искажения полученных данных, экспертной оценки.
Главные принципы аудиторской деятельности представлены ниже:
- Честность и открытость – выстраиваемые деловые отношения подчиняются справедливости. Если данные ложные, то проверяющий обязан избежать связи с недостоверной информацией, принять меры по устранению генерирующего звена.
- Объективность – аудитор обязан избежать конфликта интересов сторон, ситуаций и отношений, влияющих на непредвзятость окончательного вердикта.
- Компетентность – специалист повышает уровень квалификации, знаком с новыми положениями законодательства, стандартами аудиторской деятельности.
- Конфиденциальность – кроме случаем, регламентируемых законом, аудитор обязывается не разглашать информацию третьим лицам, полученную в процессе общения с клиентами.
- Профессиональное поведение – избегать поступков, порочащих репутацию и профессиональную честь индивидуального лица, профессии в целом. Этика поведения состоит в предотвращении конфликтных ситуаций, оскорбительных реплик в адрес сотрудников, собственника, коллег по работе.
Что подлежит аудиторской проверке
Квалифицированные сотрудники привлекаются для объективной оценки следующих аспектов рабочего процесса:
- соблюдение правил архивирования и условий хранения данных. Проверка алгоритмов кадрового документооборота;
- требования к оформлению заявлений работников, принятии на работу, увольнении (например, заявление на увольнение по соглашению сторон), трудовых книг и договоров;
- корректное составление приказов, переводов, отпускных командировочных документов. Как правильно заполнить командировочное удостоверение вы узнаете в этой статье. Учитываются личные карточки сотрудников, рабочего графика, должностных инструкций;
- проверяется доступность нормативных актов, учрежденных работодателем: внутренний распорядок труда, коллективный договор, программы по охране труда и безопасной трудовой деятельности.
[stextbox id=’info’]Интересно знать! Договоренность с аудиторской компанией формируется посредством договора лизинга или аутсорсинга. Частная компания обязывается предоставить квалифицированных сотрудников для прописанного объема работ.[/stextbox]
Методика и разновидности кадровых аудитов
Эффективность кадрового аудита зависит от выбранного типа. Сегодня известны следующие:
- Внутренний – применим для маленьких коммерческих организаций, где документооборот невелик. Экспертную оценку можно поручить сотрудника, хорошо знающий законодательное регулирование в оформлении бумаг.
- Внешний – приглашается посторонний специалист. Он проверяет все вышеназванные пункты на соответствие стандартам, формирует отчет о проделанной работе. Там указывается перечень проблемных зон, рекомендации по устранению.
- Полный – затрагивает всю сферу деятельности отдела кадров, бизнес-процессов.
- Выборочный – формирует общую картину функционального состояния рассматриваемой структуры, выявляет типичные ошибки.
Методика аудиторской проверки, согласно законодательству Российской Федерации:
- интервью с должностными лицами – участвуют собственник (или доверенное лицо), руководители отделов, специалисты смежных областей. Проводится для ознакомления с особенностями функционирования структуры, выделения «зон повышенного риска». Своеобразное интервью длиться 4-5 часов в течении 1-2 дней;
- разработка плана-графика работы – на основе полученных данных обсуждается тип проводимых работ, продолжительность, уточняется методика и объемы кадрового аудита. Если это выборочная работа, дополнительно обсуждаются ее границы. Мероприятие длиться от 1 до 2 дней;
- список и подборка проверяемых документов – сотрудники отвечают за сбор и первичную сортировку запрашиваемых бумаг. Заказчик с подрядчиком определяют критерии будущей работы, создается список участников аудита. Действия выполняются на 2 дня;
- анализ общей документации – специалист проверяет бумаги на соответствие нормам законодательства РФ, наличие и доступность общих документов, не влияющие на специфику предприятия. Анализируется каждое индивидуальное лицо на объекте, что занимает до 2-ух дней;
- анализ бумаг по категориям персонала – аудитор проверяет наличие особых документов, необходимых для ряда работников (граждане другой страны, график сменности). Это занимает 2-3 дня;
- выборочная проверка личных дел – согласно утвержденному списку и критериям, специалист занимается рассмотрением каждого сотрудника. Дневная норма – история 40-50 работников. Тут вы узнаете, как правильно заполнить и оформить личное дело работника;
- анализ данных и подготовка отчета – подрядчик сопоставляет полученную информацию, делает экспертное заключение. Результаты отчета и рекомендации обсуждаются с заказчиком. Процедура занимает 5-7 дней.
В ходе аудиторской проверки обязательно проведения трех видов работ:
- Экспертиза имеющийся документации на предмет соответствия нормативно-правовой базе, предусмотренной законодательством РФ.
- Проверка объема бумаг, наличие которых регламентируется законами;
- Выявление «зон повышенного риска», а именно: легальность трудоустройства граждан иностранных государств, надбавки за сверхурочную трудовую деятельность, эффективность механизма испытательного срока.
Стоимость аудиторских работ
[stextbox id=’warning’]Внутренний аудит обойдется гораздо дешевле, подрядчику выдается премия или надбавка к заработной плате. Привлечение постороннего специалиста требует большего вливания средств. Одним из критериев является скорость проводимых работ, а также размеры штата рассматриваемой организации.[/stextbox]
Так, общий аудит организации на 20 работников обойдется в десять тысяч рублей, штат в 50-70 человек – 40 тысяч рублей.
Заключение
Кадровый аудит – удобный инструмент для проверки документов на соответствие правовым актам. Отчет о проделанной работ не только указывает на выявленные ошибки, но и предлагает пошаговое решения возникших проблем.
Пошаговое руководство по проведению кадрового аудита – в этом видео-уроке:
