Сотрудники предприятия являются основным его ресурсом, управление которым и применение его потенциала доступно только при наличии полной и достоверной информации.
Что такое личное дело работника
[stextbox id=’alert’]Это пакет документации, содержащей подробную информацию и являющейся основной базой для работы кадровиков. Использовать, формировать и хранить подобные документы работников доступно исключительно в рамках законодательства и установленных правил делопроизводства.[/stextbox]
Данный пакет выступает в роли главного инструмента для менеджмента по работе с персоналом.
Несмотря на важность данной информации, которая при умелом использовании является отличным управленческим инструментом, личное дело на коммерческом предприятии не обязательно к формированию, но на каждого госслужащего сотрудника оно заводится в обязательном порядке. Таким же образом и к составлению личного дела не существует особых требований.
Как правильно оформить личное дело работника вы можете посмотреть в этом видео:
https://www.youtube.com/watch?v=_VJFSSXCm_s
Кто ведет документацию и что в нее входит
При отсутствии строгих правил к составу пакета, практикой сформировано включение в него таких документов:
- Анкета;
- Автобиография;
- Ксерокопии документов об обучении работника в различных учреждениях;
- Рекомендационные листы;
- Заявление о приеме на работу и увольнении;
- Трудовое соглашение;
- Разного рода приказы (например, приказ о переводе на другую работу, приказ на отпуск и приказ о приеме на работу);
- Брачное свидетельство;
- Справки;
- Фотографии;
- Сведения из паспорта.
При этом доступны некоторые взаимозаменяемые варианты, к примеру:
- Автобиография заменяется резюме;
- Анкета – листом по учету кадров;
- Рекомендацию – характеристикой. Как написать характеристику на работника – читайте тут.
Что представляет собой личный листок по учету кадров и как его правильно вести на предприятии вы узнаете в этой статье.
Если служба государственная, то перечень бумаг более расширенный:
- Подтверждение прохождения конкурса на должность;
- Копия трудовой книжки, военного билета, гражданского состояния;
- Допсоглашения;
- Данные о прохождении военной службы;
- Экзаменационные листы;
- Документы о награждениях, повышениях по службе;
- Допуск;
- Декларация о доходах;
- Медицинское соглашение;
- Копии справок о страховом, медицинском и налоговом учете.
[stextbox id=’download’]Образец титульного листа личного дела.[/stextbox]
Важно: все копии должны удостоверяться подписью. Личные дела госслужащих изучаются ежегодно. Ведет и собирает всю эту документацию работник отдела кадров.
Порядок учета и ведения
Еще при принятии на работу сотрудника согласно приказу руководства, формируется папка, в которую попадают первичные документы, по мере ее пополнения документы нумеруются и описываются, а само дело фиксируется в специальном журнале под присвоенным порядковым номером, с указанием даты формирования, ФИО работника.
Важно: данная документация собирается и хранится на протяжении всего сотрудничества организации с данным человеком, при увольнении подобное дело закрывается и сдается на хранение в архив.
В документах недопустимо совершать ошибки и опечатки, указывать следует только достоверную информацию. Допустимо при большом объеме документации формировать разделы.
Работник обязан участвовать в сборе необходимых бумаг и при появлении новой информации указывать на нее и подтверждать документально.
[stextbox id=’download’]Бланк внутренней описи личного дела.[/stextbox]
Оформление и хранение
Каждое отдельное дело имеет опись и обложку, которая содержит основные данные:
- Номер согласно фиксированию в журнале регистрации;
- Дата начала формирования документа и окончания, которая проставляется согласно приказу увольнения или перевода.
Все документы внутри папки нумеруются и шнуруются. Если предстоит перевод на другую службу, то документ не сдается в архив после его закрытия, а при увольнении оно закрывается, хранится внутри организации 10 лет, а далее сдается в архив.
Важно: в архиве все дела хранятся 75 лет, отсчет которых начинается с даты увольнения, если работник занимал руководящий пост хранение бессрочное.
[stextbox id=’black’]При хранении на предприятии необходимо соблюдать все рекомендации по данному делу – хранение доступно только в специальных закрытых шкафах, предварительно поместив их согласно алфавиту.[/stextbox]
Доступ к делам имеет уполномоченный сотрудник, руководитель предприятия и сам работник. Передача бумаг выполняется согласно приказу.
Опись и формирование
Порядок заполнения и учета личных дел должен подробно описываться в приказе организации по формированию личных дел.
Согласно такому распоряжению директора необходимо все сведения о делах вносить в регистрационный журнал согласно порядковому номеру, который присваивается документу в момент его открытия.
Кроме номера в журнале делается краткое описание дела – ФИО работника, дата формирования, закрытия или сдачи в архив.
Изменения в документы доступно вносить только ответственному работнику, прочие сотрудники исключительно по приказу руководителя.
Изменения необходимо выполнять аналогично изменениям в трудовой книге – горизонтально вычеркивать устаревшие данные, а сверху писать новые.
Порядок заполнения папки личного дела
[stextbox id=’info’]Вся папка, в том числе и обложка должны заполняться надлежащим образом, указанным законодательством и прописанным внутренними правилами организации для отдела кадров.[/stextbox]
Титульный лист
Титульный лист заполняется согласно ГОСТовским требованиям:
- Вверху документа необходимо оставить место для штампа, чтобы была возможность сделать запись архивным работникам;
- Немного ниже следует указать полное наименование и реквизиты организации;
- Под этой записью, также по центру необходимо указать сведения об отделе, данная запись должна иметь несколько пустых строк, для возможности корректировки записи на случай перевода сотрудника;
- Далее указывается номер дела с обозначением индекса, к примеру, «Дело No07 – 369»;
- Далее идет наименование папки – ФИО работника;
- В правом нижнем углу необходимо указывать даты открытия и закрытия дела, а также период хранения, после описи необходимо указать количество листов в документе.
Оформление документов
[stextbox id=’warning’]Всеми делами, касающимися ведения личного дела должен заниматься уполномоченный сотрудник отдела кадров. Важно: он несет ответственность за сохранность конфиденциальной информации.[/stextbox]
Относительно оформление документов он обязан:
- Принять;
- Пронумеровать;
- Описать;
- Подшить;
- При необходимости внести изменения;
- Закрыть дело;
- Сдать в архив.
Также он обязан под роспись ознакомить сотрудника с личным делом, выполнять подобную процедуру необходимо не менее одного раза в год, это необходимо для поддержания актуальности информации.
Для этого необходимо завести ведомость, в которой работник буде ежегодно расписываться о прочтении документации.
Важно: личные дела по требованию выдаются на руки правоохранительным и контролирующим органам.
Внутренняя опись
Внутренняя опись документов составляется согласно унифицированной формы Приложение 10.
В нее входит:
- Регистрационный номер документа;
- Присвоенный индекс;
- Дата фиксирования документа;
- Заголовок;
- Номера листов согласно нумерации дела;
- Примечание.
[stextbox id=’alert’]В папке такой лист указывается на обороте титула или подшивается последним к общей документации. Регистр подписывает его составитель с расшифровкой подписи и указанием даты. Если он состоит из нескольких листов необходима их нумерация.[/stextbox]
Заключение
Коммерческие предприятия имеют право выбора вести личные дела сотрудников или нет, однако при положительном решении необходимо все детально продумать, издать указ и инструкцию по правилам ведения документации, назначить ответственное лицо, которое имеет представление, с чем имеет дело и при этом неусыпно контролировать руководителем весь процесс.
Что представляет собой личное дело работника и в чем его особенности – смотрите в этом видео:
