Трудовое законодательство Российской Федерации строго регламентирует любые вопросы, связанные с документооборотом в кадровом производстве. Личные листки по учёту кадров не входят в число обязательных спутников компаний. Но они помогают оптимизировать работу персонала, сделать её более эффективной.
Суть и основные понятия кадрового учета
Личный листок по учёту кадров – документ, где отражается вся информация о сотруднике, как личного, так и биографического характера. Это те сведения, которые так же входят в личное дело.
Возврат товара поставщику оформляется документально, а как это сделать правильно – узнайте по ссылке.
[stextbox id=”alert”]Обычно совместно с личными листками учёта используют ещё и специальные анкеты. Они похожи на листок, только дают больше сведений по определённым вопросам. Обязательное требование – наличие фотографии сотрудника форматом 4 на 6 сантиметра.[/stextbox]
Для чего формируют такой документ?
Наниматель обязан вести личные дела всех, кто работает под его руководством. И вообще всех сотрудников, если это прописано в Законодательстве. Личные листки – первичные документы, которые играют самую важную роль в такой регистрации.
Главное назначение листка – в первичном учёте всего кадрового состава на предприятии.
За заполнение отвечают специалисты кадровой службы в компании. Работники только расписываются на документе в знак того, что никаких ошибок не обнаружили.
Основные правила заполнения личного листка
Есть множество вопросов, которые должны найти отражение в документе.
- Данные, взятые из гражданского удостоверения личности.
- Место жительства.
- Семейное положение.
- Воинский учёт.
- Полученные награды.
- Пребывание за пределами страны, если оно имело место быть.
- Ранние места работы, подробная информация о них.
- Образование. Даже если получено, но не до конца.
- Биография сотрудника.
[stextbox id=”info”]Главное требование – полное соответствие представленных данных реальности. И тому, что уже описано в имеющейся личной документации. Наличие сокращений недопустимо. В ответе на вопрос может присутствовать одно отрицание, без повторения самого вопроса.[/stextbox]
Допустимо только наличие сведений, которые признаются актуальными. Представителей в отделах кадров надо отдельно уведомлять, если какая-то информация подлежит изменениям.
Что такое счет-фактура и зачем она нужна? Прочтите по ссылке.
Для составления документа пользуются обычным альбомным листом формата А4. Когда справку заполняют, используют сведения из:
- Документа ВАК о получении льготы или присвоении степени учёного.
- Справки о наличии собственного изобретения.
- Справки о наградах, которые были получены лицом ранее.
- Документа, подтверждающего получение высшего образования.
- Военного билета.
- Трудовой книжки.
- Паспорта.
Где можно скачать образец документа?
Образец бланка личного листка по учету кадров можно скачать тут.
Фактически, для заполнения листка сведения просто переписываются из одного места в другое.
О бланках и формах для личного листка
Чёткие требования к структуре данного документа в законодательстве РФ отсутствуют. Значит, компания имеет право на самостоятельную разработку формы, которая кажется наиболее подходящей для личного учёта. Главное – не нарушать права, которыми наделён сам сотрудник.
Работники в отделах кадров стараются применять на практике стандартные формы, внося лишь некоторые изменения со своей стороны.
Часто бывает так, что информация и вопросы в карточках повторяют то же, что указано в форме Т2.
Она может стать ориентиром для тех, кто сомневается, какие именно должны присутствовать данные.
Как быть с дополнениями?
[stextbox id=”black”]Дополнения к личным листкам нужны, чтобы отразить изменения, которые произошли уже после заполнения первичного документа. По отношению к листкам такие дополнения имеют вторичный характер.[/stextbox]
Вы столкнулись с проблемой ведения бухгалтерии? Прочтите эту статью и вы решите все свои вопросы.
Какая информация должна быть в дополнении? Не обойтись без ФИО сотрудника вместе с двумя разделами, представленными в форме таблицы.
Первый раздел в случае необходимости отражает перемещения по службе. Здесь надо написать, когда человек занял должность, когда освободил её. Во втором разделе указывают на сами изменения, касающиеся той или иной учётной информации.
Важное требование – наличие документального подтверждения для любых изменений, связанных с информацией в личном листке.
Дополнительные правила по заполнению
Образование, указанное в листке, может быть: высшим или средним специальным, профессионально-техническим, общим средним. А вот ссылок на базовое образование в инструкции по заполнению документа нет и не предусмотрено.
Что можно сделать при задержке заработной платы? Ответ найдете тут.
Что касается полученной специальности после высшего учебного заведения, то её описывают так же, как она стоит в дипломе.
Главное – не перепутать специальность с присвоенной квалификацией.
Место расположения и хранения документа
К формированию личного листка сотрудника переходят сразу после того, как был заключен трудовой договор. И после издания приказа, подтверждающего назначение на должность.
Хранят документ только в личном деле на каждого из сотрудников. Перед ним находится внутренняя опись вместе с дополнением, если оно имеется и заполняется.
Какие ещё есть правила оформления?
[stextbox id=”alert”]Список научных трудов вместе с изобретениями можно составить на отдельном листке, если личного листка учёта не хватает для решения этого вопроса. И сделать соответствующую запись о том, что в одном из приложений содержится полный перечень.[/stextbox]
Узнайте об ответственности бухгалтера с 2016 года в этой статье.
По трудовой деятельности указываются не только её периоды. Надо написать вообще всё, что связано с обучением, даже с прохождением Военной службы. Можно просто написать, какое время работник находился в той или иной должности, если они все занимались на одном и том же предприятии.
Документы отправляются в личное дело по мере того, как они появляются, официально выпускаются. Наличие внутренней описи становится обязательным требованием, ведь в личных листках содержится важная информация.
Можно использовать общее личное дело для хранения листков, если за год их накопилось не так много. Но такой вариант далеко не всегда признают удобным.
[stextbox id=”warning”]Сами личные дела хранятся на протяжении максимум 75 лет, хотя у самого листка подобные крайние сроки отсутствуют. И они никак не влияют на определение крайних дат для других документов, входящих в личное дело.[/stextbox]
Обычно такие документы заполняются только в ручную, с использованием чернил. Но допускаются и ситуации, когда листок заполняется в электронной форме. Это удобное решение для оптимизации общего документооборота на предприятии.
Важно при приёме на работу присвоить табельный номер конкретному сотруднику. Тогда легче будет разобраться, какое дело и на кого заведено.
Личный листок обязательно заполняется на тех, кто занимает руководящие должности. Этот документ обязателен даже для тех, кто приходит на временную работу. Либо занимает должность, имеющую сезонный характер.
[stextbox id=”info”]Регистрация подобных документов проводится всего один раз. Поступающие оформляются в день, когда они заполняются. Для создаваемых датой регистрации будет день утверждения или проставления подписи. Не требуется повторных регистраций, даже если документ переходит от одного подразделения к другому.[/stextbox]
Статья Порядок начисления и списания алиментов с заработной платы: что нужно знать? расскажет вам все об алиментах и о том, как правильно их рассчитать от заработка работника.
В пределах каждой регистрационной группы документу присваивают тот или иной номер. Благодаря дублированию информации сразу в нескольких документах облегчается поиск необходимых сведений, сам процесс хранения.
Только благодаря грамотному учёту даже личные листки обладают юридической силой. Главное – учитывать организацию труда на том или ином конкретном предприятии.
Более подробно о личном листке вы узнаете в этом видео:
https://www.youtube.com/watch?v=_VJFSSXCm_s
