Акты

Важность и нужность актов на предприятии переоценить достаточно сложно. Это с уверенностью скажет и бухгалтер, и юрист. Например, акт может являться первичным учетным документом, а может быть документом, регламентирующим распорядок рабочего дня в организации.

Что такое локальные нормативные акты на предприятии и для чего они нужны?

Акты на предприятии (в том числе локальные нормативные) – это документы, подтверждающие факты, либо документы, регламентирующие предпринимательскую деятельность.

Виды актов

Акты бывают следующих видов: локальные нормативные, то есть, обязательные к исполнению всеми сотрудниками предприятия, или ненормативные, содержащие информацию о каком-либо факте.

Нормативные акты на предприятии, как правило, называются локальными нормативными актами. Это могут быть правила внутреннего трудового распорядка, правила пропускного режима на объекте, регламент договорной работы.

Акты могут быть первичными учетными документами. Например, когда речь идет об акте приема-передачи оказанных услуг или выполненных работ. Есть такие предприятия, которые не выставляют счета-фактуры, работают без НДС. В таком случае, единственным документом-основанием, по которому бухгалтер может отразить в учете принятые работы, являет акт приема-передачи оказанных услуг.

Значение актов на предприятии

Немаловажное значение составление актов имеет и в кадровом делопроизводстве. Ели у работодателя имеется намерение привлечь нерадивого работника к ответственности, без составления актов никак не обойтись. Например, работник опоздал на работу – это нарушение трудовой дисциплины. Необходимо составлять акт о нарушении трудовой дисциплины.

Акты составляются буквально по каждому действию предприятия. Например, истек срок хранения документов и возникает необходимость уничтожения документов. Данный процесс необходимо сопроводить составлением акта об уничтожении документов.

Кроме того, в организации в целях выявления недостачи продукции, а также нечистых на руку работников, проводятся ревизии товарно-материальных ценностей. Процесс проведения ревизии сопровождается составлением акта проведения инвентаризации.

Как правильно составить акт?

Для составления любого акта необходимо присутствие хотя бы трех человек. Один составляет акт, а два человека присутствуют как свидетели. Обязательно необходимо указать дату, время составления акта. Указываются фамилии, имена всех лиц, участвующих при составлении акта.

Далее подробно и обстоятельно указывается событие, по поводу которого составляется акт. Например, в поставленном товаре выявлен брак. Необходимо подробно указать, в каком транспорте пришел товар, указать тару, номер места. Подробно указать характер повреждения. Всем присутствовавшим при составлении акта необходимо поставить свои подписи и расшифровку.

Или, например, работник отказывается получать трудовую книжку. В этом случае необходимо указать, что в присутствии таких-то лиц работник отказался получать трудовую книжку. Указать дату и время, поставить подписи всех лиц и расшифровку.

Бывает и так, что одно из подразделений в организации постоянно теряет документы. В этом случае необходимо передавать документы по акту приема-передачи, чтобы в случае утери документов знать, чья в этом вина.

Для того, чтобы правильно составить акт, необходимо использовать общие принципы делопроизводства и оформления документов. Если это акты, подтверждающие получение организацией работ, товаров, или услуг, необходимо нумеровать такие акты.

Указание даты, должности лица, составившего акт, подписи и расшифровки – обязательно, как и в любом документе.

Кроме того, при составлении акта необходимо помнить, что в некоторых случаях следует указывать помимо даты еще и время составления акта.