В 2002 году начинается процедура внедрения электронных трудовых книжек, причем процесс обязателен для всех работодателей. Но сами граждане имеют право самостоятельно определить, будут ли они пользоваться цифровым документом или нет. Люди, у которых уже имеется книжка, смогут оставить бумажный вариант.
Особенности перехода
По разъяснениям ПФ люди имеют право выбора относительно способа ведения трудовой книжки. Они могут перейти на электронную документацию или продолжить пользоваться бумажным вариантом. Для перехода достаточно написать заявление на имя руководителя компании.
Оно формируется в свободной форме и содержит только просьбу перейти на цифровую книжку или оставить бумажный вариант. Даже если гражданин действительно составит заявление, требуя вести документ в бумажной форме, это не означает, что не будет создана электронная книжка.
Работодателю при наличии такого заявления от работников придется заниматься ведением сразу двух вариантов документации. Если же наемный специалист соглашается только на цифровой документ, то бумажная версия просто уничтожается.
Что такое электронная трудовая книжка и как быть работодателям? Ответы в видео:
При этом человек не сможет вернуться к прежнему способу ведения записей о местах трудоустройства. Если гражданин не составляет какое-либо заявление, то это автоматически заставляет работодателя заниматься ведением двух вариантов.
Эти требования обязательны не только для крупных организаций, но и для ИП, являющихся работодателями.
Правила уведомления работников
Не все граждане знают о переходе на цифровые трудовые книжки, поэтому данная информация должна передаваться им руководителем организации. Для этого используется специальное уведомление, которое выдается каждому наемному специалисту до 30 июня 2020 года.
Как устроиться на работу с судимостью? Подробнее по ссылке.
[stextbox id=’black’]В законодательстве отсутствует строго утвержденная форма такого заявления, поэтому документ разрабатывается каждой компанией самостоятельно. Можно включать в текст разные сведения, но основное назначение заключается в оповещении сотрудников о переходе на электронный документооборот.[/stextbox]
Работодатели должны сразу уведомить работников, что у них имеется возможность оставить бумажный вариант трудовой книжки.
Как отказаться от электронного документа
Многие консервативные работники не желают переходить на электронный документооборот. Это обусловлено разными причинами, к которым относится легкость подделки документа, вероятность потери данных в результате хакерских атак или сбоев в программе, а также просто недоверие к цифровым версиям документов.
Поэтому если человек желает оставить бумажную книжку, то им выполняются простые действия:
- первоначально принимается объективное и взвешенное решение относительно отказа от электронной версии;
- составляется заявление в свободной форме, в котором указывается, что работник желает получать бумажную трудовую книжку;
- заявление составляется на имя руководителя компании, а также передается лично или отправляется по почте;
- желательно составлять два экземпляра, так как один передается представителю фирмы, а на втором ставится отметка о принятии, поскольку она будет выступать доказательством того, что гражданин решает оставить бумажный вариант.
Как отказать от электронного варианта трудовой книжки? Смотрите видео:
На основании такого заявления работники кадровой службы вынуждены вести две версии документации. Трудовые книжки в цифровом виде заполняются с помощью специальной программы, в которой автоматически вносятся коды и другие сведения.
Как поступить при отказе работодателя
Для руководителей компаний переход на электронный документооборот обладает значительными плюсами. Упрощается процесс ведения документации, а также не нужно хранить много бумаг, имеющих отношение к работникам.
[stextbox id=’alert’] Поэтому некоторые владельцы предприятий настаивают на переводе всех сотрудников на электронные версии. Они заставляют их написать заявление, в котором работники якобы изъявляют желание пользоваться электронными книжками.[/stextbox]
Как проводится трудовая проверка? Узнаете здесь.
Благодаря электронному документообороту значительно уменьшаются расходы компании на бумагу, а также уменьшается количество обязанностей руководителя кадровой службы.
Но если гражданин не желает слушаться руководителя компании, то он может отказаться от составления такого заявления, причем его нельзя привлечь к дисциплинарной ответственности или принудить разными способами.
Если работодатель угрожает увольнением или другими негативными последствиями, то выполняются действия:
- процесс общения с директором желательно записать на камеру;
- составляется обращение в трудовую инспекцию;
- к заявлению прикладываются доказательства неправомерных действий работодателя.
На основании таких действий руководитель фирмы привлекается к административной ответственности за нарушение трудовых прав работников.
Но даже для работников имеются плюсы использования электронного варианта, так как сведения о местах трудоустройства сразу передаются в ПФ, поэтому эти данные не потеряются. Можно устроиться на работу удаленно и назначить пенсию через компьютер.
В 2020 году все работодатели обязаны уведомить сотрудников о возможном переходе на электронные трудовые книжки. Граждане при желании могут оставить бумажный вариант, для чего составляют специальное заявление. Руководители компаний не имеют права принудить сотрудников к такому переходу.
