12 правил выбора идеального помещения под офис

0
386
Где лучше всего выбирать офис?

Грамотный выбор офисного помещения является надежным фундаментом, определяющим успех бизнеса. Именно внешний вид офиса формирует у потенциальных клиентов первоначальное мнение о компании, поэтому данному вопросу следует уделить особое внимание.

Дорогие читатели! Мы постоянно пишем актуальные и полезные материалы на наш интернет-журнал по бизнесу и финансам, подписывайтесь на наш канал в Яндекс-Дзен!

Существует ряд основных критериев правильного подбора офисного помещения, которые будут подробно рассмотрены в данной статье. Именно они помогут выбрать вам идеальный офис для начала собственного бизнеса.

Покупка или аренда

Перед началом размышлений о правильном выборе офиса для собственного дела, необходимо обдумать, какое именно количество денежных средств вы намерены на это выделить.

Существует 2 решения:

  • Аренда;
  • Покупка.

Вариант № 2 является хорошим решением при наличии крупной денежной суммы. Если же бизнесмен не располагает должным количеством опыта в своем деле, то с этим способом лучше не спешить и отдать предпочтение аренде.

В таком случае решение окажется наиболее выгодным по простым причинам:

  1. Отсутствует необходимость сразу вкладывать большую сумму денег в покупку.
  2. Возможна более быстрая смена расположения в ситуации неэффективности.

Однако покупка помещения также имеет свои преимущества:

  1. Приобретение недвижимости – это вполне выгодное вложение средств. В случае надобности офисное помещение можно сдать другой компании.
  2. Действия, проводимые внутри собственного помещения, являются неограниченными (не стоит забывать о допустимых нормах).
Бизнесмену необходимо понять тот факт, что крупная сумма денег уйдет на приобретение помещения, а значит будет изъята из обращения. В случае надобности инвестиций, процедура их изъятия будет невозможной, только лишь при продаже помещения, но это очень длительный процесс.

Пошаговая инструкция по выбору офиса для бизнеса содержится в этом видео:

На что стоит обратить внимание, выбирая офис

Существует ряд факторов, на которые бизнесмену обязательно нужно обратить внимание. Из важнейших аспектов можно выделить:

  • Место расположения

Данный фактор имеет особенную важность, в случае, если рабочий процесс компании тесно связан с непосредственным взаимодействием клиента и работников в самом офисе. В такой ситуации лучшим решением станет здание в центральной части города или недалеко от центра.

Также есть 2 нюанса, на которые важно обратить внимание:

  1. Уровень развития инфраструктуры района.
  2. На сколько удобно добираться до офиса потенциальному клиенту.

При наличии постоянных клиентов будет возможен вариант выбора помещения дальше от центральной части города. Не стоит забывать об оценке уровня конкуренции в выбранной среде. В случае прямых продаж, помещение необходимо выбрать как можно дальше от серьезных конкурентов.

Любому бизнесмену необходимо сопоставить цену и выгоду, которую он гарантированно получит, для заключения рациональной сделки. Стоит помнить о значительно низкой стоимости на аренду в окраинных районах города в сравнении с центральными частями.
  • Инфраструктура

Следующим важным моментом является именно удобство месторасположения для потенциальных клиентов. Занимаясь выбором офиса, необходимо уделить внимание следующим важным нюансам:

  1. Наличие парковки рядом с офисом.
  2. Наличие остановок общественного транспорта рядом.

Немаловажным моментом является способность клиента найти место расположения офиса без каких-либо проблем, неудобств и блужданий. Маршрут к офису должен быть понятным и легким.

  • Есть ли вблизи здания общепита

Лучше всего, чтобы рядом с офисом находилось недорогое заведение с приятной атмосферой. Это позволит решить сразу несколько задач:

  1. Обеспечение питанием всех работников офиса.
  2. Возможность провести на месте деловые встречи с деловым партнером или клиентом.
  • Рабочее время офиса

Лучшим вариантом будет, если в офисное здание смогут попасть работники, сам бизнесмен и все клиенты не зависимо от времени суток, а также и в выходные дни.

В реальности само здание, выбранное для офиса, являясь, например, торговым центом, может иметь свой независимый рабочий график. Поэтому необходимо будет придерживаться времени работы данного центра и придется зависеть от него.
  • Уровень конкуренции в выбранной среде

Данный нюанс имеет особую значимость, так как иногда правильным решением станет отказ от аренды, а именно в ситуациях наличия:

  1. Прямых конкурентов.
  2. Косвенных конкурентов.

Данный фактор вовсе не малозначим, так как речь идет не о том, кто быстрее получит внимание клиента и его заинтересованность, дело совершенно в другом. Также нужно учесть и действующий в конкурентной организации персонал.

При обстоятельствах работы в том же здании смежной организации, нужно рассмотреть данный вариант помещения для аренды офиса. Это может стать значительным преимуществом, приносящим большую выгоду двум предприятиям.

Например, при условии работы в одном и том же центре маркетологов и веб-дизайнеров, стоит задуматься о взаимном сотрудничестве, а именно о перенаправлении клиентов друг другу. В дальнейшем возможно даже создание совместных проектов.

  • Место расположения входа в офис и вывески организации

Стоит уделить внимание тому, где именно находится главный вход в знании и на сколько это далеко от офисной части. Разумным решением станет яркая вывеска, расположенная на лицевой части здания. Нужно удостовериться о наличии свободного места для вывески и можно ли его использовать, согласно заключенному договору.

Очень важным моментом является то, чтобы сама вывеска была хорошо заметна как пешеходам, так и потенциальным клиентам, которые едут в каком-либо виде транспортного средства.

Данный вариант имеет 2 весомых преимущества:

  1. Интересующийся клиент найдет офис намного быстрее;
  2. Возможность найти новых клиентов, которые обратятся за услугами по причине того, что увидели вывеску совершенно случайно, когда, например, проходили мимо.
  • Состояние офисного помещения (внешняя составляющая, отделка, необходимость в ремонте и затратах на него).
На что обратить внимание при выборе помещения?

Рассматривая один из вариантов помещений для офиса, важно рассмотреть все детальные моменты. Обратите внимание на такие нюансы:

  1. Внешний вид окон и их функции(можно ли открыть окно, хорошо ли поступает свежий воздух, на сколько плотно закрываются).
  2. Работа розеток(их исправность).
  3. Степень освещения(на сколько светло в помещении, можно ли добавить дополнительные источники света).
  4. Наличие кондиционера(его состояние и исправность).
  5. Надежность замков и дверей(их количество и степень надежности).
  6. Состояние крыши(возможность протекания, нарушение ее целостности, что очень важно для арендующей организации самого верхнего этажа здания).
  7. Внутренняя и внешняя отделка.

Выбирая офисное помещение, важно уделить внимание тому, на сколько оно аккуратно и ухоженно для комфортной работы сотрудников и их взаимодействия с клиентами, удобства клиентов.

Наличие косметического ремонта – вовсе не обязательный критерий. Это можно сделать самому и спустя какое-то время при резкой необходимости. Индивидуальный и оригинальный дизайн – еще один способ привлечения новых клиентов. Можно создать абсолютно уникальный интерьер, что будет отмечено особым вниманием.

  • Инженерные сооружения в соответствии с принятыми нормами

Стоит обратить внимание на состояние некоторых объектов:

  1. Вентиляционная система.
  2. Кабели.
  3. Отопительная система.
  4. Подключение к интернету.
  5. Водоснабжение и т. д.
Отказ от аренды по причине дополнительного ремонта чего-либо – неразумный ход. Некоторые неудобства могут быть очень легко устранены, но за их счет стоимость может оказаться намного ниже аналоговых мест. Это будет особенно выгодно для предпринимателей.

Однако отсутствие интернета или инженерных сетей – веская причина отбросить вариант, так как проведение окажется крайне невыгодным. Такие моменты окажутся лишь дополнительными тратами и серьезными неудобствами в самом начале создания бизнеса.

  • Наличие должного спроса

Востребованность со стороны населения – еще один важнейший критерий во время выбора места для офиса, которому нужно уделить особое внимание.

Расположение неподалеку от помещения ювелирного салона может стать одной из причин открыть рядом с ним свадебный салон. А в случае наличия центра занятости, правильным решением станет открытие кадрового агентства.

  • Список услуг, входящих в стоимость аренды

Наилучшим решением будет заключить договор со включенными затратами на водоснабжение, электроэнергию, отопительные услуги, вывоз мусора, услуги охраны и т. д.

В реальной жизни вероятность получить подобное преимущество не так высока, однако вполне возможна. Хотя чаще всего арендатор должен оплачивать услуги отдельно.

  • Степень безопасности

Уровень надежности охраны на территории здания, наличие сигнализационной системы и системы видеонаблюдения – это все является важнейшей составляющей.

Необходимо сразу осведомиться о графике работы охраны. Пропускной режим также считается дополнительным преимуществом увеличения безопасности и степени сохранности ценных вещей офисного здания.
  • Наличие мебели

Если вам удалось заполучить офис с уже имеющейся мебелью, то это можно считать очень выгодной сделкой.

Это преимущество поможет начинающим бизнесменом с небольшим капиталом, которые не хотят вкладывать большую сумму денег на покупку мебели. Люди, сомневающиеся в успехе своей деятельности, должны прислушаться к данному совету.

  • Плата за аренду

Многие считают данный критерий самым главным во время принятия решения. Сделка обязательно должна быть выгодной даже опытному бизнесмену.

Стоит проанализировать стоимость всех рассматриваемых вариантов, определить, где цена чересчур завышена, а где подозрительно низкая.

Важно сначала определиться со средней стоимостью на рынке, а затем анализировать все остальные критерии, представленные выше.

При желании создания имиджевого бизнеса, стоит сразу отказаться от таких вариантов, как жилые дома, подвалы и цокольные этажи. Новые или центральные районы города с бизнес-центрами станут наилучшим решением.

Как выбрать оптимальный размер помещения?

Размер офисного помещения

Данный момент считается особенно важным, потому как сначала нужно решить, на сколько человек будет рассчитан офис, какое количество кабинетов в нем будет и т. д.

Все эти нюансы помогают точнее определиться с желаемым размером офиса. Также роль играет специфика бизнеса, количество клиентов, требуемые нормы. Очень важно иметь минимум 4,5 м2 на каждого сотрудника.

Нужно обеспечить персоналу комфорт во время всей рабочей деятельности. Именно этот фактор поможет значительно повысить показатель работоспособности. Просторность офиса и его внешний вид определяют отношение бизнес-партнера к вашей организации и формируют первое впечатление у покупателей.

Трудности, с которыми можно столкнуться

Существует также несколько подводных камней, оказывающих непосредственное влияние на рабочий процесс организации.

Среди них можно выделить следующие аспекты:

  1. Указанная в договоре цена предполагает учет НДС? Важно помнить, что временами арендодатель может указывать цену без учета НДС. В таком случае вам придется вкладывать на 18% большую сумму, чем вы изначально задумывали. Что предполагает собой возмещение НДС из бюджета и когда это возможно — читайте по ссылке.
  2. Включение дополнительных услуг в общую стоимость. Иногда их приходится оплачивать отдельно, договор должен содержать эту информацию. Дополнительно уточните за предоставление коммунальных услуг, услуги охраны и вывоза мусора и т. д.
  3. Наличие бесплатной парковки для самого предпринимателя. Такая услуга нередко предоставляется различными офисными центрами, но иногда необходимо вносить дополнительную оплату, все это нужно уточнять заранее, так как сумма может выйти крупной.
  4. Стоимость интернета и возможность его самостоятельного проведения. Нередко в бизнес-центрах осуществляется работа только с наличием одного провайдера, а он может требовать приличную сумму за предоставления доступа.
  5. Оплата электричества и других услуг с помощью счетчиков. В таком случае все показатели за первый день нужно внести в договор или фиксировать каким-то другим способом.
  6. Запрос на получение документов на собственность непосредственно перед заключением договора. При отказе их предоставления, необходимо отказаться от заключения сделки, так как это очень рискованно. Бизнес-центры – единственное исключение.
  7. Помните о незаконном размещении офиса в жилом здании. При условии съема квартиры, важно осведомиться о ее переводе в коммерческую недвижимость.
  8. Договор должен содержать информацию о том, в какой момент и на какую сумму арендодатель может повысить цену оплаты. Также там должно быть указано, как поступать арендаторы в случае несогласия с ростом цены. Тут вы узнаете, что представляет собой обеспечительный платеж в договоре аренды.
  9. Необходимо обезопасить свою организацию, для этого в договоре аренды помещения прописывается закрепленное за арендатором право на аренду помещения после истечения срока документа. Если проигнорировать данный момент, то не исключена возможность сдачи арендодателем офиса другому частному лицу. А вам необходимо будет срочно заняться поиском нового помещения.

Советы, направленные на решение некоторых проблем

Можно также выделить несколько советов, которые помогут вам справиться со многими трудными моментами:

  • Не выбирайте помещение с самой низкой ценой. Вы можете столкнуться с массой недостатков, а о некоторых из них и вовсе узнаете не сразу. Очень редко можно найти действительно хороший офис за низкую цену, чаще всего здесь есть какой-то подвох. Необходимо узнать среднюю стоимость и отдавать предпочтение ей.
  • Перед тем, как заключить договор, поговорите с возможными соседями. Именно эти люди могут поделиться ценной и правдивой информацией касательно арендодателя и его работы.
  • Откажитесь от аренды помещения на самом нижнем этаже, так как риск затопления там намного выше. Подвалы и цокольные этажи – также не самые лучшие варианты, так как там совершенно отсутствует дневной свет, что негативно отразится на работе персонала.
  • Стоит отправляться на осмотр офиса именно в час пик. Это поможет вам в оценке загруженности трассы и времени, которое затрачивается на поездку, а также наличии свободных парковочных мест.

Здесь вы узнаете, что такое договор субаренды нежилого помещения и в чем его риски.

Заключение

Помните, что сначала нужно оценить собственные желания и потребности, а также количество денежных средств, которые вы готовы вложить в новый офис. Прислушивайтесь к представленным советам, и вы сможете за кратчайший срок выбрать свой идеальный офис.

Правила выбора офиса для бизнеса рассмотрены тут:

Позвоните по телефону +7 (499) 288-03-12 или задайте вопрос и получите ответ юриста через 5 минут. Консультация бесплатная!

ОСТАВЬТЕ ОТВЕТ

Please enter your comment!
Please enter your name here

11 − 1 =