Трудовая книжка — важнейший кадровый документ, поэтому корректность указанных в ней данных — вопрос первостепенной важности как для работника, так и для работодателя.
Некоторые ситуации подразумевают смену фамилии или иной личной информации, и это должно быть своевременно зафиксировано во всех рабочих документах.
Когда фамилия меняется в трудовой книжке
Существует три наиболее распространенных ситуации, когда Трудовой кодекс РФ допускает редактирование личных данных в рабочих документах:
- Вступление в законодательно-оформленные брачные отношения, в тех случаях, когда супруга меняет фамилию.
- Обратная ситуация — развод, когда супруга, напротив, возвращает себе старую фамилию.
- В том случае, когда человек сам по каким-либо причинам меняет фамилию официально, через паспортный стол.
Вне зависимости от основания процесс внесения изменений и требования остаются одинаковыми.
Нормативно-правовые акты
Вносить изменения необходимо в точном соответствии с нормами закона, иначе документ не будет иметь юридической силы.
К регламентирующим нормативно-правовым актам относятся:
- Федеральный закон о персональных данных, 27 июля 2006 года №152-ФЗ. Это основной документ, так как в нем оговаривается возможность изменений персональных данных гражданина. Речь об этом идет в третьей статье закона.
- Трудовой кодекс РФ — в третьей части статьи №57 указывается, что вносить изменения в трудовую книжку допустимо в случаях, если информация о работнике оказывается неполной или недостоверной.
- Наиболее конкретные указания можно найти в «Инструкции о ведении и хранении трудовых книжек», которая была издана для специалистов по кадровым вопросам. Пункт 2.3 указывает, что для внесения корректировок требуется определенный перечень документов.
Как изменить фамилию в трудовой книжке? Ответ в видео:
Специфика и правила внесения изменений
Единственный человек, который может производить подобные манипуляции, — это сотрудник отдела кадров.
Само действие происходит в несколько этапов:
- На первой странице в трудовой книжки, в графе, где указывается фамилия, старая перечеркивается черной или синей пастой, а над ней (или сбоку), аккуратно и разборчиво прописывается новая.
- Реквизиты документа, на основании которого производится правка, выписываются на внутренней стороне обложки с пометкой о том, что фамилия скорректирована.
- Все данные должны быть заверены подписью ответственного сотрудника. После этого ставится официальная печать организации. Делать это следует так, чтобы текст о внесении правок легко и отчетливо читался. Помимо прочего, отвечающий за внесение корректив сотрудник должен указать свою должность.
Процесс должен осуществляться кадровым отделом того предприятия, в котором работал гражданин на момент смены персональных данных.
Запись должна содержать краткую преамбулу вида «Фамилия *Иванов* изменена на фамилию *Петров» на основании…». Далее указывается наименование документа и его реквизиты. К ним относятся серия, номер, дата и место выдачи, другая важная информация.
Документы необходимые для изменения
Внесение корректировок в трудовую книжку — ответственный шаг, поэтому озаботиться сбором пакета необходимых документов нужно заранее. Это те документы, которые официально свидетельствуют о том, что основания для подобного шага действительно есть.
В первую очередь это:
- Паспорт с новой фамилией.
- Свидетельство о браке или же о разводе.
- Свидетельство о рождении.
- Другие свидетельства, которые официально подтверждают факт смены фамилии, если она изменена не в рамках брачных или бракоразводных процессов.
Впоследствии они копируются и заверяются специальным штампом для дальнейшего хранения в отделе кадров. Вопреки распространенному мнению, для того, что запустить процесс, не нужно писать заявление.
[stextbox id=’alert’]Однако существует другой важный документ. После того как предоставлены все необходимые бумаги, работодатель обязан издать соответствующий приказ и ознакомить с ним сотрудника.[/stextbox]
О факте изменения персональных данных посредством соответствующего документа должны быть оповещены также и сослуживцы этого человека.
Корректировка данных в другой документации
Официальное изменение фамилии подразумевает то, что правке нужно подвергнуть все документы, связанные с трудоустройством. В их число входят и личная карточка, и трудовой договор.
Личная карточка
Она является основным документом работника после трудового договора и книжки, поэтому изменения вносятся и в нее тоже. Делается это так же, как и в самой трудовой — зачеркиванием.
[stextbox id=’warning’]Однако процесс корректировки подразумевает, что будут указаны также реквизиты документа, на основании которого была санкционирована правка. Отвечающий за это сотрудник должен указать свою должность и дату внесения изменений.[/stextbox]
Трудовой договор
Есть два способа исправить данные в этом документе:
- Фамилия точно так же заменяется посредством зачеркивания во всех местах акта, где она фигурирует.
- Оформляется дополнительное соглашение, в котором обозначен факт замены. В нем также указываются основания и данные из документов.
Все действия сотрудников кадрового раздела относительно внесения правок регламентируются только соответствующим приказом и производятся после того, как он издан и с ним ознакомлены все причастные лица.
О чем нужно помнить
Существуют и другие важные нюансы, связанные с редактированием персональных данных в трудовой книжке.
Смена подписи
Новая фамилия практически всегда подразумевает новую подпись, поэтому ответственному за ведение кадровых документов сотруднику необходимо получить ее образец.
Возврат фамилии при разводе
Механизм возвращения старых данных ничем не отличается от процесса замены персональных данных.
Уполномоченный сотрудник производит зачеркивание той фамилии, которая принадлежала человеку в браке и приписывает в свободном пространстве старую.
Можно ли устроиться на работу, если нет трудовой книжки? Подробности тут.
На форзаце обязательно ставится пометка с соответствующей формулировкой, даются реквизиты свидетельства о разводе, ставится подпись и печать.
Внесение записи при повторном браке
Внесение записи о повторной смене ФИО по причине возникновения других брачных отношений происходит по той же схеме. Старая фамилия аккуратно зачеркивается, рядом прописывается новая.
[stextbox id=’black’]В пометке на пространстве форзаца оговаривается основание смены персональных данных, указывается документ и его реквизиты. Все это заверяется кадровым сотрудником с указанием его должности, его подписью и печатью организации.[/stextbox]
Как исправить неверно внесенные изменения
Гораздо более сложно внести правку в том случае, если была допущена ошибка, потому как этот момент практически не регламентируется. Однако есть последовательность действий, которые должен соблюдать владелец документа в случае обнаружения искажений.
Первоначально нужно собрать все документы, которые содержат верные данные и подтверждают факт ошибочного написания. Затем необходимо обратиться к работодателю, который примет решение о внесении исправления.
Корректива вносится сотрудником отдела кадров. Он должен оставить соответствующую пометку на том же самом форзаце трудовой с формулировкой «Исправлено в связи с ошибочным написанием». Все это заверяется подписью и печатью.
Как поменять фамилию в трудовом договоре? Смотрите видео:
Описанный механизм действует только в отношении трудовой книжки, которая на момент обнаружения ошибки уже содержит записи. Новые в этом случае просто уничтожаются и заменяются за счет работодателя.
Почему это важно
Ситуация, когда фактическая фамилия изменена, а соответствующие корректировки в кадровых документах не произведены, может иметь последствия в ближней и долгосрочной перспективе.
Как можно оформить выписку из трудовой книжки и когда она нужна? Узнаете по ссылке.
Несовпадение персональных данных, например, в паспорте и трудовой книжке, автоматически лишает документ юридического статуса.
[stextbox id=’info’]Соответственно, многие процессы вроде получения пенсионного удостоверения или судебное разбирательство работника и работодателя могут сопровождаться большими трудностями. [/stextbox]
Поэтому замена фамилии и любых других личных данных в кадровых документах — это не только прямая обязанность работодателя, но и ответственность самого сотрудника, который должен инициировать этот процесс своевременно.
Заключение
Замена фамилии в трудовой книжке — важный процесс, поэтому к нему стоит подходить как можно более ответственно. При должной подготовке и при наличии всех необходимых документов работник избежит каких-либо значительных сложностей.
Все положения, которые касаются данной проблемы, исчерпывающе отображены в соответствующих нормативно-правовых актах, и от гражданина требуется только четко соблюдать оговоренный в них регламент и последовательность действий.
