Трудовая книжка является самым важным документом, фиксирующим трудовую деятельность работника. Поэтому правила и инструкции использования документа строгой отчетности остаются неизменными и обязательными к применению. Уничтожение книг происходит крайне редко, но и этот этап предусмотрен законодательством, поэтому очень важно знать тонкости его исполнения.
Основания для списания книжек
Трудовая книжка хранится в отделе кадров под надзором специально обученного работника. Все этапы ее применения осуществляются именно им, при этом аккуратность применения бланка является в приоритете.
Но существуют ситуации, когда повреждение книг ни коим образом не зависит от работника. К таким имеют отношение различные природные и технические факторы.
[stextbox id=’alert’]Именно в таких случаях и возможно списание трудовых книжек на основании причин, обозначенных в п. 42 Правил № 225 от 2003 года. Как указывает законодательный акт – испорченная книжка должна быть уничтожена.[/stextbox]
При этом причиной испорченности книжки могут стать:
- природные катастрофы, негативно влияющие на состояние бумаги, что приводит к ее испорченности;
- аварийные ситуации;
- изношенный документ в результате длительного применения, также подлежит списанию;
- ошибки кадровика при заполнении бланка строгой отчетности на первичном этапе;
- длительное хранение в помещении с повышенной влажностью.
Порядок ведения, хранения и учета трудовых книжек рассмотрен в этом видео:
Пошаговое списание документа
Важность документа и вкладыша к нему обязывает работодателей собирать специальную комиссию для его списания и фиксирования факта непригодности документа.
При этом комиссия:
- Может собираться из лиц, обозначенных на основании локального акта предприятия, предусматривающего для подобных случаев определенный перечень сотрудников, но не менее 3, например, работник отдела кадров, бухгалтер и штатный юрист. Так как в законодательных актах относительно проведения данной процедуры четкого регламента не существует.
- Комиссия обязана установить факт непригодности конкретного перечня документов, установленного на основании актов инвентаризации.
- Далее собирается ликвидационная комиссия, которая обязана присутствовать на процессе уничтожения документов.
- После проведения всех мероприятий по списанию и уничтожению бланков следует составить акт.
При этом процесс списания должен быть одобрен руководством предприятия, в результате чего издается приказ о списании и уничтожении бланков.
[stextbox id=’black’]Важно: ликвидационная и инвентаризационная комиссии состоят из одних и тех же сотрудников, согласно законодательству, для создания каждой необходим отдельный приказ руководителя.[/stextbox]
При этом очень важно, правильно уничтожить документы – ни одна книжка не должна уцелеть. К варианту уничтожения законодатель также не имеет требований – это может быть шредер, ножницы или сожжение.
Важно: акт списания документов – очень важен, его не только следует заполнить, но и приложить к нему все бланки, требуемые к уничтожению.
При этом на законодательном уровне нет четкого регламента относительно его заполнения, поэтому все записи произвольные с сохранением сути и структуры административного документа.
В документе должны присутствовать:
- полное название организации;
- ее реквизиты;
- дата и место составления;
- по центру название документа с обоснованием;
- краткое изложение сути списания со ссылкой на законодательные акты;
- указать перечнем в полном объеме количество книг – с указыванием причины списания по каждому документу;
- перечень комиссии и подписи каждого ее члена;
- заверяющая подпись главы комиссии или руководителя предприятия.
[stextbox id=’info’]Акт можно заполнить как на специально распечатанном бланке, так и на листе формата А4, в двойном экземпляре с применением ручки синего или черного цвета.[/stextbox]
Этапы мероприятия и документальное оформление
Итак:
- изначально издается приказ руководителя о сборе комиссии для инвентаризации. Тут вы узнаете, как правильно составить приказ о проведении инвентаризации;
- далее проводится осмотр документов и их изучение, пересчет испорченных;
- о проделанной работе составляется акт;
- далее на основании документа издается приказ о ликвидации книжек;
- после чего они должны в полном объеме и без исключений ликвидироваться силами предприятия или при помощи специальных фирм за отдельную плату.
При этом на предприятии должны существовать книги по:
- приходно-расходному учету выданных бланков и количеству трудовых книжек. Здесь содержится инструкция по заполнению журнала регистрации приходных и расходных кассовых документов;
- по движению трудовых книжек.
Важно: именно работодатель ответственен за документы строгой отчетности вплоть до ее выбытия из предприятия. На основании данных в этих журналах и происходит инвентаризация книжек.
Заключение
Инвентаризация трудовых книжек очень ответственный процесс, после переучета и отбора испорченных следует вторично их проверить и удостовериться в непригодности документов. Только после этого руководитель издаст приказ об их уничтожении.
[stextbox id=’warning’]При этом в процессе всех этапов мероприятия необходимо соблюдать четкий регламент его выполнения, соблюсти документальное оформление и уничтожить все без остатка списанные бланки.[/stextbox]
Как составить акт на списание бланков строгой отчетности – смотрите тут:
