Нередко карьера служащего стремительно развивается и он постоянно получает повышение, в результате чего трудовой документ полностью заполнен и невозможно последующее внесение данных. С целью продления трудовой в него вшивается вкладыш, который заполняется, также как и сама книжка, но при этом неплохо знать определенные нюансы.
Что представляет собой вкладыш в трудовую книжку
[stextbox id=’alert’]Это бланк строгой отчетности, выдаваемый при отсутствии в трудовом документе полей для заполнения. Он обладает унифицированной формой с несколькими разворотами – для внесения записей относительно трудовой деятельности и награждений.[/stextbox]
Главная необходимость этих листов заключена в возможности продолжать вносить информацию в основной трудовой документ, так как такие действия как:
- Вклеивание чистых простых листиков;
- Открытие новой книжки;
- Вшивание пустых бланков из трудовых книг;
- Перестановка местами разделов недопустимы.
Данный документ недопустимо распечатывать на принтере, нельзя находить его образец в интернете и использовать.
Важно: бланк обладает защитой и специальным номером, который регистрируется в соответствующем журнале. Тут вы узнаете, как выглядит голограмма в трудовой книжке и куда она клеится.
При этом необходимо выполнить всю процедуру таким образом, чтобы работник имел возможность подтвердить этот факт при необходимости.
Как заполнить трудовую книжку и вкладыш к ней вы узнаете в этом видео:
Как выглядит и что содержит
[stextbox id=’black’]На этот документ распространены такие же правила формирования, как и на основной документ, это прототип трудовой книжки. Без трудовой он не действителен, так как он предназначен для ее продолжения, даже нумерация страниц не начинается заново.[/stextbox]
- Вкладыш в трудовую книжку обладает 36-ю страницами и выполнен стандартном формате – 88 на 125 мм.
- Обложка у него картонная.
- Титул идентичен титулу трудовой.
- Графы являются точным продолжением граф основного документа.
- Кроме этого на титульной странице указывается:
- Номер документа;
- Он имеет наименование и указание, что без трудовой он недействителен;
- Также документ обладает гербом;
- Далее идет ФИО работника;
- Дата его рождения;
- Сведения об образовании и профессии;
- Дата заполнения;
- Подпись работника, который его заполнил;
- Подпись владельца.
[stextbox id=’download’]Бланк вкладыша в трудовую книжку.[/stextbox]
Пошаговое заполнение документа
Важно: вкладыш обычно заводиться работодателем, у которого закончились странички для заполнения основного документа.
Порядок оформления совершается следующим образом:
- Приобретение бланка – документ приобретается в специализированной типографии, с которой у работодателя заключен контракт;
- Регистрация – после приобретения необходимо выполнить регистрацию бланка в приходно-расходной книге (например, журнал учета трудовых книжек);
Важно: приобретение вкладышей сотрудниками недопустимо, но возмещение расходов на покупку выполняется.
- Заполнение документа – после регистрации необходимо заполнить титульный лист, вписать во все графы необходимые сведения. При этом не обязательно, чтобы информация на титульном листе трудовой книжки и вкладыша совпадала, так как за период трудовой деятельности работник мог сменить фамилию, получить еще несколько образований, освоить дополнительную профессию в стенах предприятия;
- Внесение записей о деятельности – здесь все следует выполнять идентично трудовой;
- Сквозная нумерация – продолжение основного документа;
- Далее указывается число записи;
- В 3-м столбце следует указать данные об увольнении/приеме на работу, при этом без сокращений. Как осуществляется заполнение трудовой книжки при увольнении – читайте в публикации по ссылке;
- В конце делается ссылка на основание для действий – его номер и дата издания.
[stextbox id=’info’]Сведения о том, что вкладыш выдан, указаны на титульном листе трудовой «Выдан вкладыш». Такой штамп должен иметь четкий шрифт, который допустимо прочитать, при этом не должен накладываться на остальные надписи.[/stextbox]
Важно: в штамп вносится серия и номер вкладыша. Обычно такой штамп формируют как шапку в правом верхнем углу, но это не обязательно.
Если в процессе заполнения вкладыша допущена ошибка необходимо изъять его и сжечь, вот почему штамп на трудовой следует ставить в последнюю очередь, так как там не совсем много места для новых штампов, а их может быть за трудовую деятельность владельца несколько.
По каким правилам проводится выдача трудовой книжки при увольнении сотрудника вы можете узнать здесь.
Вшивание вкладыша
После выполнения всех предшествующих мероприятий – регистрации документа, заполнения титульной страницы и проставления штампа необходимо вшить вкладыш в трудовую книжку правильным образом.
Важно: лучше выполнить данную процедуру уже после полного заполнения вкладыша, чтобы быть уверенным в правильности действий, иначе придется составлять акт порчи.
Законодатель не предусмотрел место вшивания вкладыша, оптимальный для этого способ средина книжки, так как не надо соблюдать соответствие протоколов и проделывать отверстия, но обычно это выполняют в конце, чтобы вшитый документ не прерывал старые записи, а логически продолжал последние.
[stextbox id=’warning’]Важно: для обеспечения сохранности вкладыш необходимо именно вшивать – недопустимо скрепление скрепками, вклеивание или просто вложение.[/stextbox]
При этом сама процедура вшивания складывается из нескольких этапов:
- При помощи острого шила делают несколько отверстий по линии сгиба вкладыша на одинаковом расстоянии;
- Аналогичным образом прокалывают обложку трудовой, так чтобы отверстия совпадали;
- Далее все отверстия по очереди скрепляются нитью №10 хлопок, необходимо, чтобы ее концы вышли в одном месте;
- Завязываются концы узлом для обеспечения сохранности.
Какие можно допустить ошибки
Заполнение документа выполняется аналогично трудовой книжке и об этом знают кадровые работники, но на деле они не редко допускают ошибки:
- В процессе оформления – случается из-за неверно внесенных личных данных сотрудника, так как кадровик записывает все со слов владельца документа, а необходимо иметь перед собой соответствующую документацию и вносить данные из нее.
Важно: в случае неверно заполненного титульного листа вкладыша необходимо сжечь и завести новый.
- В процессе ведения – здесь чаще допускаются ошибки в следующих случаях:
- Неверная дата приема/увольнения;
- Неверно внесенная информация об организации;
- Нет указания на должность работника, структурного подразделения, в котором он трудиться;
- Сокращение слов;
- Заверение подписью и штампом перевод работника;
- В графы о награждениях вносятся сведения о работе.
Данные записи допускаются к исправлению:
- Той организацией, кадровый работник которой допустил ошибку;
- Новой организацией при предоставлении верных данных со старого места работы.
[stextbox id=’alert’]При этом нельзя зачеркивать и писать верную информацию сверху, следует указывать запись, что предшествующая информация неверная, и после этого выполнять новую точную запись.[/stextbox]
Все это очень существенно, так как неверные данные приведут:
- К проблемам с трудоустройством владельца документа;
- С подсчетом трудового стажа при оформлении пенсии.
Заключение
Очень важно правильно заполнить и присоединить документ к трудовой книжке, так как вкладыш является унифицированным бланком, при неправильном формировании записей в котором у владельца возникнут проблемы, а отрывание его титульного листа приведет к недействительности всего документа.
Как вшить вкладыш в трудовую книжку вы узнаете в этом видео:
