Как заполнить журнал регистрации приказов: требования к бумажной и электронной форме

Как заполнить журнал регистрации приказов: требования к бумажной и электронной форме

0 921
Для чего нужен журнал регистрации приказов по личному составу?

Приказы по личному составу используются для оформления трудовой деятельности каждого сотрудника в организации с любым юридическим статусом. В зависимости от их содержания, бухгалтерия насчитывает премии, заработную плату, отпускные начисления, компенсации. Если работник хочет взять кредит в банке, то среди прочих документов у него потребуют предоставить документы о его трудовой деятельности, в их число входит копия приказа о приёме на работу.

Приказы по личному составу отражают трудовой путь работников организации, и в различных судебных разбирательствах они имеют юридическую силу, подтверждая одну из версий спора.

Виды приказов по движению кадров

К приказам, имеющим срок хранения до семидесяти пяти лет, относятся следующие:

  • О приёме на работу по основному месту, на неполный рабочий день, совместительству, вахтовым методом и др.
  • О премировании сотрудников за хорошее исполнение обязанностей или высокие показатели в работе, по случаю профессионального праздника.
  • О перемещении работников (перевод сотрудников на работу в другую местность, в другой отдел, изменении заработной платы работников, их повышение в должности и т.д.).
  • Об увольнении сотрудников, о расторжении договора по желанию сотрудника или по соглашению сторон, или по другим основаниям.
  • О направлении сотрудников в командировку (зарубежную, длительную).
  • Об отпуске или командировках, связанных с вредными или опасными для здоровья или жизни работников условиями труда.
  • О предоставлении сотрудникам отпуска без сохранения заработной платы.
  • О предоставлении сотрудника отпуска по уходу за ребёнком до полутора, трёх лет.
  • О досрочном выходе сотрудника из отпуска по уходу за ребёнком до полутора, трёх лет.
  • Об изменении имени, фамилии, отчества сотрудника.
  • О поощрении сотрудника (награждение почётной грамотой, подарком, премирование, объявление благодарности и т.п.).

В отдельную группу также можно выделить приказы по личному составу, имеющие срок хранения до пяти лет:

  • О дисциплинарных взысканиях.
  • О краткосрочных командировках.
  • О ежегодных оплачиваемых отпусках.
  • О праздничных днях и др.
В любой организации со временем накапливается большой объём документов, предназначенных для ежедневного пользования. К ним обращаются в случае проведения проверки, аудита или при необходимости предоставления сотруднику определённой справки.

Журнал учета алкогольной продукции в рознице: бланк и образец заполнения документа находятся в статье по ссылке.

Для систематизации документов и оптимизации работы с ними, подтверждения их наличия и быстрого поиска в организации создают различные журналы учёта документов, к ним относится и журнал регистрации приказов по личному составу.

Образец титульной страницы журнала регистрации приказов по личному составу.
Образец титульной страницы журнала регистрации приказов по личному составу.

Для чего нужен журнал регистрации приказов по личному составу?

Если организация регистрирует какой-либо документ, тогда признаётся его производственная сила, его законность. Для регистрации документа ему присваивается уникальный номер.

Журнал регистрации приказов по личному составу позволяет упорядочить в компании данный вид документации, защитить деятельность организации от издания приказов задним числом, утверждения несвоевременных распоряжений или подделок приказов.

Как правильно составить заявление о подключении к электронному документообороту? Ответ содержится в статье по ссылке.

Чтобы журнал выполнял свои функции, его необходимо прошнуровать и пронумеровать. В журнале в хронологическом порядке фиксируются утверждённые документы.

Страницы журнала нельзя добавлять или изымать, уничтожать, подменять. Для этого перед заполнением журнала необходимо пронумеровать каждую его страницу, затем прошнуровать журнал.

Шнуровку необходимо закрепить специальным бланком, в нём указывается количество страниц в буквенном и числовом обозначении, подписывает и ставит печать ответственное лицо — обычно это руководитель организации.

То есть, подпись ответственного лица должна быть закреплена печатью для документов, подпись руководителя или генерального директора организации – гербовой печатью.

Образец заполнения журнала регистрации приказов.
Образец заполнения журнала регистрации приказов.

Когда составляется журнал регистрации приказов по личному составу?

Так как приказы по кадрам формируются с самого начала работы организации, необходимо их определённым образом регистрировать. На текущий день нет единых требований по оформлению данного документа, поэтому формат может быть утверждён нормативным актом компании.

Есть определённые требования по ведению самих приказов, однако формат журнала регистрации таких приказов может разрабатываться самостоятельно специалистами организации.

Также возможно приобрести готовый журнал в книжных или в интернет-магазинах. Кадровики-консультанты, основываясь на собственном опыте, разработали удобный формат данного документа и различными способами его распространяют.

Всё зависит от возможностей и потребностей самой организации.

Можно приобрести журнал:

  • Опломбированный.
  • Пронумерованный.
  • Прошнурованный.
С рекомендуемыми образцами журнала можно ознакомиться на сайтах по кадровому делопроизводству, и на основе этих образцов создать свой формат. Главное требование – это необходимость вести журнал с самого начала деятельности организации.

Что такое общий журнал работ форма КС-6 и как правильно вести этот документ на предприятии, вы можете узнать по ссылке.

Кто должен вести журнал?

По причине того, что журнал по учёту приказов по личному составу относится к основным архивным документам, в каждой компании должен быть сотрудник, который будет нести ответственность за заполнение журнала.

Такого работника можно назначить специальным приказом по основной деятельности, но чаще всего эта обязанность содержится в должностной инструкции специалиста по кадрам, с которой он должен под роспись ознакомиться при приёме на работу.

Если кадровик, в чьи обязанности входит вести журнал по учёту кадровых документов, уходит в длительный отпуск, то исполнение данной рабочей функции необходимо возложить на другого работника с помощью соответствующего приказа.

Бланк журнала регистрации приказов по личному составу.
Бланк журнала регистрации приказов по личному составу.

Требования к оформлению

Как уже было отмечено выше, единых закреплённых законодательно требований к оформлению журнала по учёту документов по кадрам не существует, однако необходимо следовать общим правилам оформления.

Титульный лист журнала содержит даты начала и окончания ведения журнала, реквизиты организации, номер документа, сведения о работнике, который несёт ответственность за ведение журнала, срок его хранения (пять или семьдесят пять лет).

Для чего нужен журнал регистрации приходных и расходных кассовых документов, и как правильно вести этот документ — читайте здесь.

Необходимо также указать литеры, присвоенные приказам, которые подлежат учёту в журнале:

  • это ЛС для документов со сроком хранения в семьдесят пять лет.
  • К – для остальных документов, если они регистрируются в книге.

Сам журнал содержит следующие графы:

  • Номер записи. Каждой записи присваивается свой собственный номер.
  • Дата приказа.
  • Номер приказа по кадрам.
  • Вид приказа (приём сотрудника, его перемещение, увольнение и др.). Краткое содержание приказа (пункт назначения, срок направления в командировку и др.).
  • ФИО сотрудника или сотрудников, на которых был издан приказ.
  • Основание (номер письма или трудового договора, или дополнительного соглашения и др.).
Также на каждой странице журнала может стоять подпись лица, отвечающего за её заполнение. Нельзя изымать из журнала листы; если требуется сделать какое-либо исправление, то его необходимо внести под следующим порядковым номером, а также нужно указать основание, почему оно было внесено.

Где можно скачать образец заполнения и бланк документа?

Скачать образец заполнения журнала регистрации приказов по личному составу можно по ссылке. А вот здесь находится бланк документа.

Образец заполнения журнала регистрации приказов по личному составу.
Образец заполнения журнала регистрации приказов по личному составу.

Электронная форма журнала регистрации приказов по личному составу

При высокой текучести кадров в компании и при большом документообороте очень сложно отследить движение всех документов при помощи журнала в бумажном варианте.

Поэтому компании желательно иметь электронную форму журнала по учёту кадровых документов, которая значительно ускорит процесс поиска требуемой информации по каждому отдельному сотруднику: когда он был в командировке, сколько дней он провёл в отпуске, брал ли отпуск без оплаты труда и др.

Журнал учета и содержания средств защиты: образец заполнения и пошаговая инструкция находятся в этой статье.

При помощи электронной формы документа будет достаточно просто собрать эту информацию. Бумажный вариант нужно будет долго и внимательно просматривать, а если нужно будет изучить деятельность сотрудника, например, за четыре года, то в таком случае процесс займёт очень много времени.

Если управленческий документооборот в компании ведётся при помощи программы 1С, то все приказы регистрируются в ней автоматически.

Также для внутреннего пользования возможно создать электронную версию журнала в программе Excel. Если в компании журнал изначально ведётся в электронной форме, то все листы, которые были впоследствии распечатаны, нумеруются, прошиваются, а затем опечатываются для сдачи в архив.

Получите бесплатную юридическую консультацию прямо сейчас

Нет комментариев

Оставить комментарий