Руководитель каждой компании должен следить за тем, чтобы его работники своевременно и правильно составляли многочисленную документацию. Она должна храниться в компании определенный период времени, после чего отправляется в архив.
Поэтому в любой организации требуется созвать архив, предназначенный для хранения документации. Он должен защищаться от злоумышленников, а также вся информация должна быть систематизирована, чтобы не возникало сложности найти какую-либо документацию.
Порядок архивации документов
Каждая компания пользуется собственными уникальными правилами архивирования документации. Это является обязательным процессом, позволяющим сохранить важную документацию о деятельности предприятия.
Конкретная политика документооборота и порядок архивирования закрепляются во внутренней локальной документации фирмы.
Какие документы отправляются в архив
Во время функционирования любой компании возникает множество документов, которые обязательно хранятся в архиве определенное количество времени. Период хранения может варьироваться от 1 года до 75 лет.
Обязательному архивированию подлежат следующие документы:
- учредительная документация, на основании которой функционирует предприятие, а также она определяет юридические параметры фирмы;
- распорядительные бумаги, составляющиеся руководством;
- документы, относящиеся к личным делам работников компании, причем они хранятся не меньше 75 лет;
- бухгалтерская отчетность, в которую включаются разные отчеты, декларации, первичная документация и иные аналогичные бумаги;
- специализированная документация, представленная локальными внутренними актами.
Как подготовить и сдать документы в архив? Смотрите видео:
Если заканчивается процедура делопроизводства в отношении определенных бумаг, то они отправляются в архив.
Как подготовить бумаги
Перед передачей документации на длительное хранение, необходимо грамотно ее подготовить. Для этого все бумаги группируются по разным критериям, после чего распределяются между множеством тематических папок.
Перед внесением документов в архив, формируется специальная номенклатура дел, в которой должны иметься следующие сведения:
- индекс конкретного дела;
- заголовок, с помощью которого можно понять, к каким процессам относится документация;
- количество документов, подлежащих хранению;
- примечания, имеющие отношение к разным операциям, совершаемым с бумагами, например, их перемещение или устранение.
Когда ставка НДС будет 20%? Узнаете здесь.
Дела, организованные в соответствии с номенклатурой дела, подлежат архивации. Срок данного процесса зависит от параметров самой документации.
[stextbox id=’black’]Бухгалтерская отчетность хранится бессрочно, как и учредительные документы, поэтому даже после закрытия компании эта документация отправляется на хранение в архив муниципалитета.[/stextbox]
Другие виды документов обычно хранятся в течение 5 лет. Если в бумагах имеется личная информация о наемных специалистах, то они должны сохраняться в целостности не меньше 75 лет.
Ответственность за отсутствия архива
Основные сведения о правилах архивации документов содержатся в ФЗ №125. Некоторые пункты являются обязательными для всех компаний, обладающих постоянным документооборотом.
Если нарушаются правила ведения архива, то уплачивается штраф в размере 500 руб. Если же вовсе отсутствует архив, а также компания не сохраняет важные документы, то штраф увеличивается до 300 тыс. руб.
Кто может получить доступ
Правильно составленные дела передаются в архив только через три года после отражения в бухучете операций по ним. Процесс, на основании которого выдаются документы для изучения, устанавливается внутренним регламентом компании.
Любой работник фирмы может обратиться в архив для изучения какой-либо бумаги. Право на это имеется даже у сторонних организаций.
Для этого выполняются следующие действия:
- формируется специальная заявка;
- факт передачи документации для временного использования отражается в особом журнале;
- выдается документация на срок не больше трех месяцев, а если нужна она для внутреннего применения, то выдается только на 30 дней.
Лица, взявшие бумаги, не имеют право вносить в них какие-либо изменения.
Инструкция по архивированию документации
Процесс, на основании которого составляются и передаются на хранение дела, делится на этапы:
- составляется график работниками архива, в котором указывается, в какие сроки должны передаваться дела на хранение;
- данный график согласуется с руководством компании;
- на основании имеющихся сроков, дела, подготовленные по установленной в компании номенклатуре, передаются ответственным лицам на хранение, для чего осуществляется опись документации;
- сотрудники архива проверяют, правильно ли оформляются дела, после чего сверяются бумаги с описью;
- если отсутствуют нарушения, то дела сшиваются;
- при возникновении необходимости документы копируются или сканируются;
- подписывается опись обоими участниками процесса.
Сдавать в архив требуется только бумаги, которые необходимо хранить не меньше 10 лет.
Особенности хранения
К особенностям использования архивации относится:
- все бумаги систематизируются в зависимости от нюансов работы всей компании;
- учитывается при этом номенклатура отделов компании;
- номенклатура может изменяться, но при этом она должна согласовываться с руководством минимально раз в пять лет.
Если изменяются функции компании или структура предприятия, то обязательно разрабатывается новая номенклатура.
Правила ведения архива
Процедура выполняется только лицами, наделенными соответствующими полномочиями. Они являются работниками архива. В их обязанности входит проверка передаваемых дел, их копирование или сканирование, а также выдача на основании специальных запросов.
Визируются все дела руководителем отдела или другим работником компании, назначенным в качестве ответственных лиц.
Как оборудуется архивохранилище
Для хранения документов выбирается в компании отдельное помещение.
Во время его оснащения учитываются следующие правила:
- помещение или строение используется исключительно для нужд архива;
- не допускается пользоваться для этих целей ветхими или неотапливаемыми комнатами;
- не разрешается выбирать помещения, которые находятся рядом с заведениями общественного питания или комнатами, предназначенными для хранения пищевых продуктов или агрессивных веществ;
- комната должна отвечать требованиям пожарной безопасности, так как это обеспечивает защиту документации от пожаров или затопления;
- обязательно оборудуется вентиляционная система;
- в процессе отделки разных поверхностей не допускается пользоваться какими-либо горючими или опасными материалами.
Для проверки пригодности помещения для организации архива проводится специальная экспертиза специализированными службами.
[stextbox id=’info’]Учитывается при этом санитарное состояние комнаты, ее оснащенность разным оборудованием и соответствие требованиям пожарной безопасности. На основании этой проверки составляется акт.[/stextbox]
Распределение
Процедура заключается в тематическом распределении документации. Для этого работником архива проверяются все бумаги, после чего все элементы, относящиеся к какому-либо событию, комплектуются совместно.
Как составить правильно производственную характеристику? Читайте тут.
Такая обработка позволяет в будущем находить все документы, относящиеся к разным происшествиям и событиям, что значительно упрощает процедуру поиска.
Организация
Работа архива основывается на положении, изданном руководителем компании. С помощью этого нормативного акта назначается работник, который становится архивариусом. Именно он ответствен за то, чтобы все документы оставались в сохранности.
[stextbox id=’warning’]Архив в каждой организации формируется как специализированный отдел, но если хранится слишком мало документов, то процедура обработки и хранения может выполняться административным персоналом фирмы. [/stextbox]
Основной целью такой службы выступает создание, учет и хранение данных компании. Архивариус должен систематически разрабатывать номенклатуру дел, принимать документацию, систематизировать бумаги и выдавать их по запросам.
Он участвует при уничтожении бумаг, потерявших юридическую значимость.
Нюансы контроля
Работа данного подразделения основывается на внутренних нормативных актах и законах.
Как правильно подшить папку для архива? Ответ в видео:
Контролируется правильность хранения документации на основании ФЗ №125 государственными органами власти. Обычно процедура осуществляется налоговой инспекцией и ПФ.
Как оформляются электронные носители
Многие компании начинают полностью переходить на электронный документооборот, поэтому имеется возможность хранить копии документов на электронном носителе.
[stextbox id=’black’]Если вовсе компания работает с иностранными компаниями, то пересылаются между контрагентами электронные документы, которые заверяются официальной цифровой подписью. [/stextbox]
Поэтому такие данные сохраняются в компьютере без необходимости распечатывания и хранения в бумажной форме.
Заключение
Каждая компания должна определенный период времени хранить разные документы, составляемые в процессе функционирования. Для этого организуется архив, а также назначается ответственное лицо, называемое архивариусом.
При этом важно разрабатывать специальные положения, на основании которых выполняется создание архива, учет и обработка данных, а также формирование номенклатуры дел.
