Деловое письмо (далее – ДП) представляет собой разновидность офисной корреспонденции в бизнес-сфере, которая относится к официальной переписке между субъектами предпринимательства (бизнес-партнерами) и сотрудниками компании.
С помощью ДП осуществляется обмен деловыми предложениями, официальными просьбами и претензиями, выясняются и решаются конфликтные ситуации.
Чем такое письмо отличается от других видов корреспонденции
Официальное письмо в деловом стиле отличается от других видов писем следующими характеристиками:
- Стиль и манера изложения мысли составителя письма.
- Лексическое наполнение и содержание письма, которое характеризуется безэмоциональностью и отсутствием ярко выраженных эмоциональных фраз и предложений.
- Составление и оформление на официальном бланке фирмы с соответствующими реквизитами.
- Стандартный шрифт, одинаковый для всего текста письма.
- Небольшой объем, который не превышает одну страницу печатного текста.
- Строгая служебная координация и обязательное соблюдение установленной субординации на работе при написании и передаче письма.
Как написать деловое письмо и получить ответ – смотрите в этом видео:
Основные разновидности ДП
[stextbox id=’alert’]В зависимости от используемых критериев классификации все ДП делятся на следующие основные виды, которые будут рассмотрены ниже по тексту с краткой характеристикой.[/stextbox]
ДП, которые не требуют ответа от получателя:
- Гарантийные, обеспечивающие выполнение определенных обязательств (например, гарантийное письмо об оплате задолженности).
- Сопроводительные, которые прилагаются к пакету документов, другим официальным письмам.
- Информационные, содержащие определенные данные для ознакомления.
- Уведомительные, которые сообщают получателям важную информацию и факты. Тут вы узнаете, как правильно составить уведомление о расторжении договора.
- Предупредительные, содержащие напоминание о каких-либо негативных последствиях для получателя, если он не выполнит свои обязательства перед отправителем письма.
- Напоминающие, которые уведомляют получателей писем об их обязанностях, ранее заключенных договоренностей с компанией.
Также существует ряд ДП, которые в обязательном порядке требуют ответа от своих получателей.
Такие письма обычно содержат в своем тексте какое-либо обращение к субъекту-получателю (например, просьба выполнить какие-либо действия официального характера), документы с предложением (например, о сотрудничестве, заключении договоров, проведении официальных мероприятий), письмо-запрос (предоставление информации, официальных бумаг), письмо с требованием выполнить обязательства и договоренности, письмо с просьбой или прошением.
ДП некоммерческого характера делятся на следующие основные разновидности:
- Приглашающие посетить официальное событие, презентацию, корпоративное мероприятие.
- Бумаги с соболезнованиями сотрудникам компании, директорам фирм-партнеров в связи с кончиной близких им людей, родственников.
- Благодарственные ДП.
- ДП, информирующие о важном событии.
- Рекомендательные бумаги. Здесь подробно рассмотрены правила и принципы составления рекомендательного письма.
- Гарантийные ДП.
- Письма-подтверждения о получении груза, оказании услуги.
- Поздравительные письма в связи с каким-либо празднованием или торжественным событием.
- Письма-прошения, в которых отправитель просит получателя оказать ему какую-то услугу, выполнить важные для отправителя действия.
- Письма с перечнем инструкций.
- Сопровождающие бумаги.
ДП, которые носят коммерческий характер, стандартно применяются на предварительном этапе заключения какого-либо договора и во время действия уже ранее подписанного соглашения, к таким письмам можно отнести:
- Запрос предоставить данные или продукцию.
- Ответ на запрос фирмы-партнера.
- Офертные письма, которые содержат в своем тексте коммерческое бизнес-предложение заключить соглашение или сделку.
- Претензионные и напоминающие письма.
- Письма-предупреждения, которые свидетельствуют о нарушении стороной обязательств, прекращении ранее заключенных договоров, необходимости выполнить стороной-получателем ее обязанности.
Структурно все разновидности деловых писем можно разделить на документы, которые:
- Содержат авторский текст, поданный в вольной форме.
- Написаны в соответствии с установленным шаблоном или бланком без авторских отступлений.
ДП в зависимости от своих получателей бывают:
- Циркулярными (отправляются сразу нескольких получателям).
- Стандартными (направлены только одному получателю от одного составителя).
- Коллективного характера (получатель у такого письма только один, однако отправителей сразу несколько).
Форма деловой корреспонденции может быть:
- Факсовой.
- Электронной (такие письма направляются на официальный сайт или официальную электронную почту фирмы-получателя).
- Почтовой (отправляются стандартно по почте в конвертах).
- Рукописные (обычно это письма, которые содержат поздравление или же соболезнование).
Как правильно написать и оформить письмо
ДП стандартно делится на введение, основную и итоговую части, которые должны быть логично связаны друг с другом.
[stextbox id=’black’]Во введение входят те данные и факты, которые стали основанием для написания ДП, а в основной части уже находится само содержание и главный текст письма. В итоговой части находится результат написания письма и то, ради чего оно было написано – просьба, претензия, отказ, выражение благодарности и так далее.[/stextbox]
При написании любого письма делового характера нужно обязательно обратить внимание на следующие ключевые моменты и правила, которые будут подробно рассмотрены ниже по тексту.
Стилистическое оформление
ДП должно быть написано только в деловом стиле, без элементов разговорного стиля, сленговых фраз, уменьшительно-ласкательных слов и других элементов, которые неуместны в деловой переписке.
Порядок подачи информации и данных
Данные и информация, которые предоставляются в деловой переписке, должны быть поданы в соответствии с такими требованиями, выполнение которых является обязательным, если ваша цель – создание правильного и грамотного делового письма:
- Актуальность и достоверность поданных фактов и данных, которые должны быть проверены на дату написания письма и соответствовать текущему положению дел в компании.
- Адресность (письмо должно быть адресовано и направлено конкретному человеку или группе лиц).
- Аргументированность заявленных требований и претензий.
- Объективность и беспристрастность.
- Полнота предоставленной информации, на основании которой субъект-получатель сможет принять объективное решение и ему на потребуется получать или запрашивать дополнительные данные у вашей компании.
Требования к содержанию и оформлению бланка фирмы
ДП необходимо составлять на фирменном бланке компании со всеми требуемыми реквизитами. Требования к такому бланку установлены следующие:
- Формат стандартный – А4.
- Для возможности подшивки ДП к документам и передаче в архив нужно оставить левое поле не менее, чем на 3 сантиметра.
- Указание наименования организации, фактических и юридических адресов, контактных данных, адресов электронной почты и сайта.
- При электронном оформлении письма желательно применять стандартную разновидность шрифта – Times New Roman с размером 12.
- ДП можно оформить не только на фирменном бланке компании, но и на обычном листе бумаги, но в таком случае все данные из фирменного бланка должны быть указаны.
- Отправка ДП по факсу или на электронную почту не допускается, если текст такого документа содержит конфиденциальные данные о крупных договоренностях, важных секретных документах, личных данных сотрудников, разглашение которых недопустимо и может нанести ущерб репутации компании.
Правила нумерации ДП и разбивка на абзацы
[stextbox id=’info’]Нумерация ДП, состоящего сразу из нескольких печатных страниц, начинается стандартно со второй страницы, при этом номера должны быть проставлены в самом верхнем углу страницы цифрами арабского типа без точек рядом с номером страницы.[/stextbox]
Для того, чтобы максимально облегчить прочтение и понимание получателем текста письма, его нужно поделить на абзацы. Такое разделение поможет читателю понять, где одна тезис оканчивается и где начинается уже другой.
Исправления в тексте письма
Нежелательным и недопустимым является наличие подчисток, опечаток, грамматических, пунктуационных и стилистических ошибок в тексте ДП. Текст письма должен быть грамотным и правильным с интервалом между рядками 1,5-2.
Обязательные реквизиты в тексте ДП
Основными реквизитами, которые должны присутствовать в письме, стандартно считаются следующие:
- Герб России, который находится в самой середине бланковой бумаги, и указание которого обязательно для государственных структур и организаций.
- Полное наименование компании без сокращений.
- Контактные данные (стационарный и мобильный номера, факс).
- Номера счетов в банковском учреждении.
- Данный об адресате ДП (наименование компании-получателя письма должно быть указано в именительном падеже, в то время, как ФИО получателя и должность указываются уже в дательном).
- Перед ФИО адресата, который имеет звание или ученую степень (доктор, кандидат наук), нужно обязательно их указать.
- Все реквизиты в тексте ДП пишутся обязательно с нового рядка с прописной буквы.
[stextbox id=’download’]Образец составления и оформления делового письма.[/stextbox]
Как составить и отправить письмо после деловой встречи
Проведение встречи с представителями фирмы-конкурента, бизнес-партнерами предполагает дальнейшую деловую переписку. Особенности оформления письма после деловой встречи заключаются в следующем:
- В самом начале документа указываются время и дата проведенной деловой встречи или конференции, даже если с момента их организации прошло всего один-два дня.
- Письмо нужно составить максимально коротко и четко указать то, что именно вы хотите сообщить своим бизнес-партнерам, без хождения «вокруг да около».
- В тексте письма стоит кратко упомянуть о том, какие моменты были обсуждены на проведенной встрече, какие вопросы поднимались и к какому решению вы пришли с получателем письма.
- Получатель письма в ответном ДП должен захотеть высказать свое мнение или решение относительно проведенной ранее встречи и спорных моментов, которые на ней поднимались.
- Напишите о конкретной дате и времени, когда можно будет провести ответную деловую встречу, конференцию, деловой телефонный разговор.
- Сообщите получателю ДП о своих намерениях относительно дальнейшего бизнес-сотрудничества и заключения договоренностей.
- Завершите ДП вежливо и непринужденно, например, «Наилучшие пожелания Вам…».
Особенности оформления электронных ДП
[stextbox id=’warning’]Письма в электронном формате сейчас оформляются гораздо чаще, чем корреспонденция по факсу или по почте, так как такое письмо будет доставлено гораздо быстрее, соответственно фирма-отправитель быстрее получит ответ на свое ДП.[/stextbox]
Подготовить и оформить электронное ДП очень просто, базовые требования к его составлению такие же, как и к бумажным деловым письмам. Небольшие особенности оформления заключаются в следующем:
- Указание темы или заголовка ДП, чтобы получатель не потерял его в потоке входящей корреспонденции от своих партнеров и конкурентов.
- Тему или заголовок не стоит менять, когда вы получаете ответ на свое ДП, что в дальнейшем значительно облегчит обмен письмами и сделает возможным быстрый просмотр предыдущих писем по данной теме.
- Программное обеспечение стоит использовать стандартное, не применяйте самые последние версии программ для создания письма, так как электронное письмо может попросту потом не открыться на компьютере получателя, не оснащенного новыми программами.
- Смайлики и другие элементы неофициальной электронной переписки не стоит применять в тексте ДП.
Сроки для ответа на полученное письмо
ДП, которое содержит текст предложения о сотрудничестве, претензии, требования и другие элементы, требующие ответа, должно быть рассмотрено и отвечено в следующие сроки:
- Подтвердить получение письма-запроса адресат должен на протяжении трех дней, а ответить на такой запрос можно на протяжении месяца.
- Направить письмо с соболезнованием о кончине близкого человека или родственника сотрудника фирмы нужно в течение десяти дней с момента совершения печального события.
- Поздравительные бумаги направляются на протяжении восьми дней с момента совершения торжественного события.
- По общим правилам все официальные деловые бумаги рассматриваются и направляется на них ответ в течение семи дней с момента получения письма.
Правила окончания письма
Итоговая часть ДП должна содержать результат всей вышеуказанной основной части, в ней должны быть подведены итоги и высказаны конкретные предложения или выводы. При этом итоговая часть должна быть максимально краткой, четкой и лаконичной.
Приведем примеры удачных вариантов окончания текста ДП в сфере официальной корреспонденции:
- Вежливая благодарность за проявленное внимание или оказанную помощь.
- Выражение желания дальнейшего сотрудничества, надежды на заключение договоренностей с фирмой-партнером.
- Уверение адресата письма в чем-либо (дальнейшая переписка, заключение соглашения и сотрудничество).
- Выражение просьбы выполнить что-либо (написать результаты, сообщить какие-либо ведомости).
- Просьба извинить за беспокойство и причиненные неудобства.
В конце письма можно пожелать успехов, сообщить о наилучших пожеланиях или об уважении к получателю письма.
ДП на английском или другом иностранном языке
[stextbox id=’alert’]Очень часть бизнесмены ведут переписку и сотрудничают не только с местными фирмами, расположенными на территории РФ, но и с иностранными компаниями, а также филиалами или представительствами иностранных фирм, которые находятся на территории России.[/stextbox]
Строго установленная форма ДП в таком случае отсутствует, порядок оформления ДП на иностранном языке будет зависеть от цели написания и формы официального документа. При составлении ДП нужно ориентироваться на следующие общие правила и рекомендации в сфере официальной корреспонденции:
- Дата составления ДП. При отправке документа в Америку, нужно сначала поставить месяц в цифровой форме, только потом указывается текущее число месяца и год. Если вы отправляете письмо в Англию, то дата проставляется стандартно, как и в России, но месяц лучше всего указать в буквенной форме, чтобы не было недопониманий.
- Реквизиты иностранного адресата. В обращении в письме нужно использовать стандартные формы (Mr, Mrs, Miss) после которых уже идет фамилия получателя письма.
- Адрес получателя письма. Порядок его указания отличается от стандартно принятого в России. Сначала требуется указать номер офиса иностранной фирмы, затем уже идет номер дома, где расположен офис или же номер офисного здания, наименование улицы, цифры индекса, наименование штата при отправке письма в Соединенные Штаты, наименование графства, страны, если адресат письма находится в Англии или других странах Западной Европы.
- Тематика письма (или его заголовок) должны быть обязательно указаны, что позволит получателю обратить внимание именно на ваше письмо, иначе оно может быть потеряно в массиве входящей корреспонденции иностранной фирмы.
- Основная часть ДП должна быть поделена на абзацы или же каждое новое предложение для удобства чтения можно писать с новой строчки.
- Итоговая часть. В самом конце ДП на английском языке нужно поблагодарить адресата за проявленное внимание и выразить надежду на дальнейшее сотрудничество и установление деловых отношений между вашими фирмами.
- Подпись в документе ставится сразу же под предложением (абзацем) с прощанием, рядом с подписью нужно указать свое ФИО, должность в фирме и название самой фирмы-отправителя письма.
- Приложения и другие дополнения к документу должны быть перечислены и обязательно указаны в самом конце ДП, что предотвратит их утерю при отправлении и сакцентирует внимание получателя на их наличии и на том, что приложения также нужно изучить при написании ответа на письмо.
- С прописной буквы в тексте ДП на иностранном языке обязательно пишутся: инициалы, ФИО сотрудников иностранной компании, наименования графств, городов, штатов, стран, должностей в фирмах, начальное обращение в письме и первые слова, которые идут во фразе с прощанием в конце письма.
Правильно и грамотно составленное деловое письмо в сфере бизнеса – это эффективный инструмент, который позволит наладить выгодные и перспективные отношения в предпринимательской сфере, в то время, как неправильно составленное ДП с ошибками или опечатками способно свести на нет все дальнейшие отношения с партнерами или конкурентами.
Поэтому к составлению текста ДП нужно подойти максимально ответственно, изучить предоставленные выше правила и рекомендации, а также образцы документов.
Правила подготовки грамотного делового письма рассмотрены тут:
