Трудовая книжка относится к главному документу, который может доказать трудовой стаж гражданина. По закону она оформляется единожды при первом трудоустройстве. При переходе на другое место документ не меняется. Записываются данные от руки.
В случае если написанное выполнено неверно или информация становится не актуальной, документ признается недействительным. Чтобы вернуть ему подлинность, вносятся изменения.
Когда необходима корректировка
Различают несколько видов исправлений официальных данных:
- Исправление на титульнике, касающиеся случаев исправлений персональных данных сотрудника или необходимости их дополнения.
- Исправления о должности, дате приема или наградных данных гражданина.
- Ошибочные данные, указанные на титульном листе, не касающиеся персональных данных человека, не исправляются. Бланк заполняется заново.
Исправлять некорректные данные следует сразу же после обнаружения ошибки или смене фамилии. Делается это отделом кадров или руководителем организации.
Если ошибка обнаружена после расторжения трудового договора, для исправления данных придется подавать судебный иск.
Как вносятся изменения в трудовую книжку
Исправлять данные можно следующим образом:
- шариковой ручкой по линейке вдоль всей неверной надписи проводится горизонтальная черта. После зачеркивания она должна быть читаемой.
- вносить изменения, касающихся данных о работе или награждениях, можно только с помощью соответствующей записи.
Зачеркивать другие сведения, кроме титульного листа, запрещено.
Как правильно делать исправления в трудовых, оформлять вкладыши и дубликаты, не допуская ошибок вы можете посмотреть тут:
Кто уполномочен вносить корректировки
[stextbox id=’black’]Изменить данные в ТК о новой фамилии, должности может только назначенный руководителем человек. Сам человек или сотрудник организации, не имеющий полномочий, не может делать подобных корректировок. Нельзя вносить изменения и без оснований.[/stextbox]
В небольших организациях, в штате которых не числится кадровый специалист, исправления может делать руководитель или человек, которого он назначит.
Человек, не оформленный, как юридическое лицо, при предоставлении работы не может вносить или исправлять записи в ТК.
Перечень неверных записей
Чаще всего ошибку в трудовых замечает сам человек или сотрудник организации при увольнении или приеме на работу, проверке документации.
Наиболее распространенными ошибками считаются даты. При обнаружении неточностей владелец ТК должен:
- Собрать документы, содержащие достоверные данные об ошибочной информации – паспорт, диплом об окончании учебного заведения, свидетельство о браке или разводе.
- Составить письменное заявление руководителю, указав в нем причину замены информации и верные данные.
- Персональные данные человека, внесенные неверно на предыдущем месте трудоустройства, нынешний работодатель исправлять не может. Для корректировки данных следует обратиться с исковым заявлением в судебные инстанции. Тут вы узнаете, как правильно составить договор на обработку персональных данных.
- Если сотрудником с прошлого места трудоустройства была допущена некорректная информация о рабочей должности, переводе или наградных отличиях, то подается письменное заявление руководителю организации. После проверки и при обоснованности претензии, коррективы будут внесены.
- При трудоустройстве получить документ с новой работы человек не сможет. Он не выдается на руки сотруднику. Поэтому следует обратиться к руководителю прежнего места трудоустройства с письменной просьбой предоставить бумаг с достоверной информацией. Это могут быть выписки из имеющихся приказов, заверенные копии договоров о трудоустройстве, иные документы, подтверждающих подлинность информации. При предоставлении данных, руководитель организации может скорректировать ошибочные данные.
- Бывают ситуации, что недостоверность данных обнаруживается, когда произошла реорганизация предприятия, где работал гражданин. Достоверные данные, необходимые для внесения изменений может предоставить архивная организация, где была зарегистрирована фирма.
Теперь стоит рассмотреть, когда следует вносить изменения и как это делать в разных ситуациях.
Разновидности корректировок в трудовой
Поправка даты
[stextbox id=’info’]Поправки во внесенной по ошибке дате приема или расторжения договора происходят стандартным образом. В графу № 4 вносится верная дата изданного приказа с уточнением присвоенного номера.[/stextbox]
При допуске конкретной ошибки, то сделать новую пометку во втором столбце нельзя, а потому порядок исправлений другой:
- в первый столбец вносится соответствующая нумерация;
- второй столбец датирует указанную информацию;
- в третьем столбце указывается, что запись недействительна, так же пишется ее номер;
- здесь делается новая пометка о трудоустройстве и указывается правильная дата;
- в четвертом столбце прописываются данные приказа.
Принцип корректировки данных об увольнении аналогичны, но имеют некоторые особенности.
Информацию, касающуюся одного работодателя, принято называть блоками. Данные о расторжении договорных отношений, заверенные директором и печатью организации, закрывает его. Чтобы скорректировать имеющееся информационное сообщение о расторжении трудовых отношений, необходимо создать новый раздел.
Сначала вносятся данные о наименовании организации, после поправки, ставится подпись руководителя и печать. Здесь же должен расписать и сам сотрудник. Здесь вы узнаете, как правильно составить и оформить акт об отказе от подписи.
Месяц в дате в трудовой книжке принято записывать с помощью арабских цифр. Бывают случаи, когда уполномоченный сотрудник записывает его словом.
В таком случае специалисты признают такую ошибку незначительной и не требующей исправлений. Пометку лучше не трогать, но сотруднику впредь следует быть предельно внимательным.
Ошибки в должности
Ошибочная информация в занимаемой должности, обнаруженной до увольнения сотрудника, исправляется следующим образом:
- ставится номер и дата внесения данных;
- далее указывается фраза о недействительности внесенной информации о приеме или переводе на другую должность;
- затем записываются верные данные;
- указывается номер приказа.
[stextbox id=’warning’]Неточная информация, выявленная после увольнения сотрудника, исправляется прежним работодателем на основании заявления гражданина, или нынешним руководителем при наличии оригиналов документов, подтверждающих подлинность информации.[/stextbox]
При корректировке данных прежним руководством необходимо открыть новый блок. Для этого сначала пишется название организации, где работал человек, далее вносится измененная информация, ставится подпись руководителя и печать.
Если ошибку исправляет нынешнее руководство, то в графе № 4 записываются наименование организации и номер приказа с датой издания.
Неверное указание номера
Бывают случаи, когда кадровики сбиваются в нумерации записей. Здесь способ исправления зависит от срока давности ошибки.
Если ошибка допущена давно и после нее имеется еще несколько данных, то исправлять все номера не рекомендуется. Принято вносить корректировку только в последней информации. Так будет отражено общее количество записей в трудовой книжке.
Если же ошибка обнаружена сразу, то есть варианта действия. Когда две записи имеют один номер, но разные даты, следует написать, что «Запись №… от…недействительна», указывается дата ошибочной регистрации данных. Далее вносится информация с правильным номером.
Если же и номер, и дата совпадают, к ошибочной приписывается буква, например «а», далее делается аналогичная запись с указанием номера с буквой.
Если информация не содержит порядковый номер, его следует поставить и в дальнейшем делать ссылку на него.
Если номер не проставлен у соседних данных с ошибкой, достаточно написать, что предыдущая пометка недействительна.
Ошибка в названии
[stextbox id=’alert’]Наименование места работы открывает блок данных у конкретного работодателя. Она не имеет порядкового номера, а потому исправить ошибку в заголовке по общему принципу с указанием номера и даты не получится.[/stextbox]
Советуется признать недействительной информацию, идущую после названия, а затем внести изменения, правильно вписав названия места работы.
Если же ошибка обнаружена сразу после написания названия и дополнительных записей после заголовка нет, создавать ее с указанием даты и номера не следует. Достаточно написать, что название указано неверно. Далее делается запись с правильным названием организации.
Некорректно указана информация о трудоустройстве
Зачастую кадровики при внесении данных о трудоустройстве записывают лишнюю информацию: о длительности договорных отношений, о наличии испытательного срока, о нумерации договора и его датировании. Документ не должен содержать подобных данных. Такая информация подлежит корректировке.
Следует произвести поправку, которая содержит нумерацию и датирование исправления, формулировку о недостоверности данных. Далее производится корректировка с нумерацией, датированием и номером приказного документа.
Если корректировка вносится позже принятия на работу, после слова «Принят» ставится дата трудоустройства и номер приказа.
Недостоверность записи об увольнении
Неправильное оформление причины или статьи ТК РФ – частая ошибка в документе. Также допускают некорректное указание статей и разделов Кодекса, сокращаются названия.
[stextbox id=’black’]Споры вызывают и формулировки при расторжении договора со стороны гражданина. Инструкция по заполнению ТК подразумевает запись: «Уволен по собственному желанию», но в ТК прописано, что вносить необходимо соответствующую статью под номером 77.[/stextbox]
Вносимая при этом фраза звучит следующим образом: «Трудовой договор расторгнут по инициативе работника».
Пока специалисты не пришли к единому мнению, какая запись является верной – записанная по инструкции или по ТК, следует придерживаться Кодекса РФ. Но если сделана запись по инструкции заполнения трудовой книжки, исправлять ее не следует.
Делать поправки о расторжении договора следует по стандартной схеме:
- проставляется порядковая нумерация с датой;
- делается формулировка об ошибочности данных;
- далее пишутся реальные обоснования расторжения договорных отношений со ссылкой на соответствующую статью, нумерация приказа об увольнении и его датирование;
- данные удостоверяются подписью руководителя и печатью организации.
Бывают ситуации, когда сотрудника увольняют по «статье», то есть за прогул или хищение. Если руководитель готов пойти навстречу сотруднику, причина расторжения договора может быть изменена. Для этого работодателем создается приказ с указанием другой причины увольнения.
Далее в трудовой делается пометка с исправлением. Здесь в третьей графе указывают новое основание для увольнения с номером соответствующей статьи. А в четвертой прописывают номер приказа и дата его подписания.
Исправление на титульном листе
Иногда при заполнении титульного листа трудовой книжки допускаются ошибки в личных данных сотрудника. Это может быть замена или пропуск буквы.
В таком случае подразумевается два варианта исправлений:
- Если ошибка допущена при заполнении новой ТК, ее лучше уничтожить и завести новую, правильно внеся данные.
- Если же некорректность замечена гораздо позже, сотруднику придется обратиться в суд, чтобы признать трудовую книжку действительной и внести соответствующие изменения.
[stextbox id=’info’]Вариантов некорректного заполнения записей в трудовой множество. Чтобы избежать дальнейших проблем, следует лично проверять все внесенные изменения. [/stextbox]
Как правильно исправить запись в трудовой книжке работника – смотрите в этом видео с комментариями юриста:
