Чтобы учет всей первичной документации велся на соответствующем уровне, необходима слаженная работа кадрового отдела, от которой зависят многие рабочие процессы предприятия.
Что такое кадровый учет
Это ведение всей первичной документации, связанной с учетом средств и передвижением персонала.
От эффективности его построения зависят своевременные выплаты, правильность формирования документации и течение прочих процессов производства.
[stextbox id=’alert’]Важно: залогом бесперебойной и своевременной работы кадрового отдела являются отлично подготовленные специалисты, которые кроме навыков делопроизводства, хорошо знают Трудовое законодательство.[/stextbox]
Необходим учетный процесс кадров для реализации следующих целей:
- Правильно распределять работников по процессам;
- Выявлять незадействованные ресурсы;
- Своевременно решать все проблематичные вопросы с персоналом.
Как правильно организовать кадровый учет на предприятии вы узнаете в этом видео:
Какие вопросы решает отдел кадров
Вообще все вопросы относительно работы персонала решает кадровый отдел:
- Прием и увольнение;
- Оформление отпусков и выплат, связанных с ним;
- Начисление поощрений и премий также в их компетенции;
- Формирование штатного расписания. Тут вы узнаете, как составить приказ об утверждении штатного расписания;
- Внесение изменений в рабочий график;
- Прочие рабочие моменты штата.
Особенности кадрового учета
На предприятии каждый этап работы отдела кадров выполняется согласно нормативным актам, условно все виды работ можно разделить на следующие:
- Порядок составления и ведения документации по кадрам;
- Оформление нетрудоспособности;
- Подготовка документов к архивированию;
- Ведение воинского учета в организации;
- Хранение персональных данных каждого из коллектива;
- Начисление страховых взносов.
Весь кадровый документооборот доступно разделить на две ветки:
- По личному составу – личные карточки и все приказы, связанные с каждым работником индивидуально;
- По управлению персоналом – правила внутреннего распорядка, положения об отделах, отчеты по численности работников.
[stextbox id=’black’]Кроме этого отделом кадров хранятся все документы, являющиеся основанием для издания приказов, а также ведомости и расчетные листы, которые не являются основными, но создают необходимую базу дополнительной документации.[/stextbox]
Отсюда вытекает, что основными документами являются:
- Коллективный договор для решения ситуаций, прописанных в нем;
- Должностная инструкция, если часть обязанностей не указана в договоре;
- Положения о зарплате и премирования для решений спорных ситуаций, связанных с выплатами;
- Прочие положения, имеющие отношение к регулированию жизни предприятия.
Организация кадрового учета на фирме
Чтобы начать весь процесс учета делопроизводства необходимо изначально сделать примерный набросок плана работы:
- Перед его составлением следует изучить всю нормативную документацию.
- После чего берутся учредительные документы у руководителя и изучаются, они все должны соответствовать реальным бумагам.
- Далее происходит подготовка документооборота с учетом пожеланий руководителя для создания папки по необязательным бумагам.
- После чего происходит само формирование документации:
- Изначально составляются все документы относительно руководителя;
Важно: это должностное лицо определяют посредством конкурса или на общем собрании соучредителей.
- После чего идет очередь штатного расписания и правил внутреннего трудового распорядка;
[stextbox id=’info’]Важно: штатное расписание можно формировать согласно унифицированной форме, при этом обязательно следует составить список необходимых на производстве должностей, начиная с руководителя.[/stextbox]
- Разрабатывается форма трудового договора, обязательная к подписанию с каждым работником организации;
- Происходит подготовка остальных необходимых документов и бумаг;
- Определяется лицо, ответственное за трудовые книжки – на первых этапах формирования кадрового учета и предприятия приемом и оформлением работников занимается руководитель самостоятельно, исходя из этого, необходимо составить приказ об ответственности директора за прием и сохранность документов;
Важно: только после официального определения ответственного лица начинается оформление работников.
- Необходимо обеспечить хранение и применение кадровых бумаг.
После принятия на работу кадрового сотрудника, всей рутиной по документообороту занимается он – ведение табеля учета рабочего времени, графика отпусков, документальное передвижение людей на предприятии и прочее.
Основная документация и ее оформление
Кадровый работник использует ряд необходимых бумаг для грамотного руководства персоналом:
- Различного рода приказы о передвижении сотрудников – прием, увольнение, отпуск, командировка и прочие;
- Штатное расписание, которое обязательно должно совпадать с пунктами о рабочем графике в основном трудовом договоре, в противном случае это будет нарушение договора и приведет к штрафным санкциям;
- Табель учета рабочего времени;
- Трудовые книжки, которые хранятся на предприятии в течение всего периода действия подписанного соглашения, эти документы принадлежат к строгой отчетности, так что каждая фиксируется в специальном журнале, а хранение осуществляется в специальном сейфе;
- Правила внутреннего распорядка;
- Трудовые договора, являются свидетельством заключения трудовых отношений, они составляются с каждым сотрудником индивидуально, на их основании сотрудник официально трудиться согласно пунктам, перечисленным в документе;
- Приложения к договорам составляются по каждому случаю внесения изменений в основные пункты трудовых соглашений;
- График отпусков формируется ежегодно за 2 недели до окончания года, каждый сотрудник должен с ним ознакомиться, формировать данный документ необходимо грамотно со знанием тонкостей производства, чтобы одновременный отдых 2 – 3 человек не нарушал весь процесс деятельности предприятия;
- Личное дело – обязательно открывается папка для каждого сотрудника, сюда помещается личная карточка, лицевой счет, все подписанные работником приказы руководителя, его заявления и прочие документы, формирующие хронологию действий работника. Данный документ имеет отношение к учетной документации, формируется она в виде папок и журналов, которые прошиваются, на них наклеивается белый квадрат для указания основных реквизитов;
- Должностные инструкции с подробным указанием на права и обязанности работников;
- Положение по оплате труда и премированию является основанием для начисления выплат работникам. По каким правилам оформляется положение о премировании и материальном стимулировании работников ООО читайте в этой статье.
Кроме этого формируется еще много документов, которыми заведует сотрудник отдела кадров.
Кто имеет отношение к ведению документов
Обычно на крупных предприятиях существует отдел кадров, который и ведет всю документацию, а также упорядочивает ее.
[stextbox id=’warning’]Но на небольших предприятиях на кадровом работнике экономят, так что этим по совместительству занимается, к примеру, главный бухгалтер или секретарь, а приемом и увольнением сотрудников занимается сам руководитель.[/stextbox]
Автоматизация кадрового учета
Использование различных компьютерных программ по ведению учета значительно облегчает процесс, в данный момент их достаточно много.
Конечно, актуальная, это «1С: Предприятие», которая позволяет автоматически печать документы, и автоматизировать весь процесс, но существует и ряд других программ, которые гораздо моложе и прогрессивнее.
Нюансы у ИП и ООО
При принятии работника на предприятие и ввода кадрового учета, каждая форма хозяйствования имеет свои особенности, к примеру, ИП при первичном приеме работника обязательно должны стать на учет в статусе работодателя:
- В ФСС – 10 дней с момента приема первого работника;
- В ПФР – в течение месяца с момента приема работника.
Если превысить это количество дней для оформления, предприятие ожидают штрафные санкции.
При этом руководитель обязан получать роспись от работников за ознакомление с нормативными документами, для этого целесообразно заводить журнал.
Санкции за отсутствие кадрового учета
Важно: предприниматель, работающий сам на себя, имеет право не заводить учет кадров.
Если отсутствует кадровый учет на предприятии или в организации предусмотрен штраф:
- Для должностного лица от 1 000 до 5 000 рублей;
- Для юрлица от 30 000 до 50 000 рублей.
Кроме этого работу предприятия могут приостановить на 90 дней. Если предусматривается проверка, то:
- Она не может быть неожиданной, о ней предупреждают за 3 суток;
- Проводиться она также ограниченное время – 20 дней;
- Выездная комиссия должна осуществляться только с участием руководителя.
Заключение
[stextbox id=’alert’]Кадровый учет, согласно действующему законодательству, является неотъемлемой частью любого бизнес-процесса, недопустимо осуществление деятельности предприятия, в котором работают штатные сотрудники без подобного учета, так как каждое сотрудничество должно закрепляться нормативными актами с фиксированием любых в нем изменений.[/stextbox]
Правила организации и ведения кадрового учета – смотрите тут:
