Каждый работодатель, привлекающий на работу наемных специалистов, должен правильно оформлять многочисленную документацию, имеющую отношение к их трудоустройству и расчетам с работниками.
Сюда относится и расчетный лист, содержащий сведения о начислениях, переводящихся сотрудникам.
Что такое расчетный лист по заработной плате
Расчетный лист представлен специальной документацией, куда вносятся сведения обо всех выплатах специалистам.
Сюда непременно вносятся следующие перечисления:
- непосредственный оклад, размер которого прописывается в трудовом договоре;
- премия;
- проценты и надбавки;
- бонусы за успешную работу;
- разнообразные компенсации.
Дополнительно вносится информация о налогах и отчислениях в разные внебюджетные фонды.
С помощью этого документа каждый работник компании сможет определить, из каких элементов состоит его зарплата, поэтому можно в любой момент времени выявить разные не стыковки или ошибки.
Если будут обнаружены проблемы, то работнику придется подавать жалобу в бухгалтерию. Если не будут исправлены ошибки, то допускается обратиться в трудовую инспекцию с жалобой.
Обязательно ли составлять
В некоторых фирмах не составляются расчетные листы, так как работодатели уверены в том, что нет острой необходимости в этой документации.
[stextbox id=’info’]На основании требований законодательства все владельцы фирм должны извещать своих работников о размере заработка путем составления официальных документов. Поэтому их отсутствие является серьезным нарушением.[/stextbox]
Когда и зачем оформляется
Расчетные листки требуется составлять для всех работников компании, причем как для штатных, так и для совместителей, сезонных или временных сотрудников.
Его формированием следует заниматься буквально за несколько дней до непосредственного перечисления зарплаты. Выдается работникам он в день выдачи последней части зарплаты, когда окончательно произведен расчет сумм.
Что такое расчетный лист и зачем он нужен? Ответы в видео:
Важно! Касается данная документация исключительно зарплаты, поэтому не возникает необходимость в ее составлении при расчете отпускных или командировочных.
Обязательно составляется расчетный лист при увольнении специалиста, поэтому выдается ему совместно с зарплатой в последний день работы.
Составляется ли документ при перечислении зарплаты на банковскую карточку
Не имеет значения, каким образом выдается зарплата в компании, поэтому составляется расчетный лист при выдаче денег через кассу или путем зачисления на банковскую карточку.
[stextbox id=’black’]Это же относится к выдаче денег доверенному лицу специалиста, так как если у гражданина будет иметься нотариально заверенная доверенность, то он может получить от руководителя компании данный документ и деньги.[/stextbox]
Кто занимается составлением
Формированием его занимается бухгалтер компании, имеющий сведения о том, какие выплаты должны перечисляться тому или иному сотруднику предприятия.
К другим правилам составления документа относится:
- не требуется заверение расчетного листа руководителем предприятия;
- разрешается не ставить печать фирмы на документе, так как он является информационным, поэтому не подтверждает факт передачи денег работнику;
- работник обязан расписаться на листе, чтобы подтвердить его получение.
Важно! Бухгалтер должен требовать от специалистов, чтобы они расписались в специальном журнале.
Расшифровка документа
В 2013 году была отменна специальная унифицированная форма листа, поэтому каждая компания самостоятельно определяется внешний вид и содержание бумаги. Разработанные документы утверждаются в учетной политике предприятия.
Обязательно в листе содержится информация о зарплате работника, а также о перечисленных налогах и взносах.
К основным правилам его составления относится:
- работодатель должен расшифровать работнику каждый раздел документа;
- к основным кодам относится: 1210 – доход гражданина в компании, 2330 – выплаченные проценты, 1400 – чистая прибыль;
- информация по кодам вносится бухгалтерами, поэтому работник может получить разъяснения в бухгалтерском отделе;
- отсутствует в законодательстве точная информация о сроках хранения документа, поэтому важно только своевременно предоставить его работнику, а если бумага остается в фирме, то хранится не меньше 5 лет;
- ведется в компаниях особый журнал, в котором отражается передача расчетного листа специалистам;
- выдаются документы при каждом перечислении зарплаты, причем процедура фиксируется документально, чтобы у руководителя фирмы имелось доказательство выдачи листа.
[stextbox id=’alert’]Процедура передачи документа может фиксироваться разными методами. Наиболее часто для этого используется локальная электронная форма, если отправляется электронный расчетный лист сотруднику. [/stextbox]
Стандартно используется выдача бумажного документа под роспись, а работник расписывается в журнале.
Правила заполнения
При составлении расчетного листа непременно вносятся сведения:
- наименование организации;
- должность и ФИО сотрудника;
- период, за который формируется документация;
- отдел, где работает специалист;
- главная часть представлена таблицей, причем в первом разделе имеются данные обо всех денежных поступлениях;
- второй раздел предназначается для уплаченных налогов;
- третий раздел содержит данные о страховых взносах;
- указываются данные о выданных авансах;
- в конце имеются результаты подсчетов, поэтому указывается общее количество выплаченных средств и удержания.
Когда надо проводить индексацию зарплаты? Смотрите по ссылке.
В документе прописываются долги компании перед работниками. При необходимости могут вноситься дополнительные сведения, например, данные о дате выплаты зарплаты или иных действий.
[stextbox id=’warning’]В законодательстве отсутствуют многочисленные и жесткие требования к оформлению и содержанию документа. Поэтому допускается вносить информацию на обычном листе или на фирменном бланке фирмы. [/stextbox]
Выполнять процедуру можно от руки или с помощью компьютера. Составляется лист исключительно в одном экземпляре. Образец расчетного листа можно скачать ниже.
[stextbox id=’download’]Скачать образец расчетного листа.[/stextbox]
Как передается работнику
Допускается воспользоваться разными способами передачи документа:
- отправка по электронной связи;
- личная передача в бухгалтерии или кассе компании;
- привлечение доверенного лица.
Значимым моментом выступает фиксация передача документа путем постановки подписи работника на специальном журнале.
Требуется ли регистрировать
Обязательно процедура передачи расчетного листа должна быть зафиксирована.
Для этого может использоваться несколько способов:
- создается специальная графа в платежной ведомости, где ставит подпись работник фирмы;
- ведется журнал выдачи документов;
- составляется особая форма, обладающая отрывной частью, которая после подписания передается работодателю.
Важно! При выборе любого способа учитывается, что в документе имеются личные данные работника, поэтому не допускается, чтобы они стали доступны для других лиц.
Как долго хранится
Расчетные листки содержат персональные сведения о сотрудниках, поэтому они должны храниться в фирме не меньше 5 лет, если проводятся в фирме ревизии. Если компания пользуется расчетными счетами, то документ хранится не меньше 75 лет.
Какие нарушения допускают работодатели
При составлении и хранении расчетных листов часто руководители компаний нарушают законодательство. Это приводит к появлению проблем с трудовой инспекцией.
Поэтому на основании ст. 5.27 КоАП компания-нарушитель наказывается:
- должностные лица уплачивают от 1 до 5 тыс. руб.;
- компания уплачивает штраф в размере от 30 до 50 тыс. руб.
Как правильно сформировать фонд оплаты труда? Подробности тут.
Вышеуказанное наказание применяется, если в установленные сроки не передается работнику расчетный лист.
[stextbox id=’black’]Если же вовсе выявляется нарушение, связанное с обнародованием персональных данных сотрудников, то привлекается работодатель к административной ответственности.[/stextbox]
Поэтому использование этих сведений в корыстных или личных целях может привести к следующим видам наказаний:
- штраф для должностных лиц составляет от 5 до 10 тыс. руб.;
- сама компания вынуждена уплачивать штраф в размере от 30 до 50 тыс. руб.
Как выплачивается зарплата? Смотрите в видео:
Важно! Если устанавливается инспекторами факт отсутствия листка, то это становится основанием полагать, что такой документ вовсе не используется на предприятии.
Заключение
Расчетные листки являются обязательными документами в любой компании. Они могут составляться в бумажном или электронном виде. Обязательно содержат данные о зарплате, налогах и страховых выплатах каждого работника.
Непременно передача документа сотруднику фиксируется в компании разными способами. Нарушения со стороны руководства фирма становятся основанием для привлечения компании к ответственности.
