Деятельность торговых предприятий не может осуществляться без менеджера по закупкам. Основной обязанностью специалиста является поиск хороших поставщиков, ведение переговоров, выстраивание долгосрочных отношений и выгодной стратегии по закупкам.
Что входит в обязанности менеджера по закупкам?
У менеджера по закупкам широкий спектр обязанностей, в том числе:
- Составление заказов;
- Обеспечение товаром в необходимом количестве и разнообразии;
- Изучение новых предложений на рынке и работа с поставщиками;
- Контроль выполнения заказов;
- Обеспечение плановых показателей;
- Согласование условий доставки;
- Определение категорий товаров имеющегося ассортимента;
- Документальное оформление;
- Отслеживание продаж;
- Обеспечение дополнительной информацией о товаре.
Пределы ответственности менеджера
Менеджер по закупкам несет ответственность в рамках своей деятельности за:
- Нарушение инструкций, распоряжений и приказов руководителя;
- Несвоевременное выполнение обязанностей;
- Нарушение дисциплины и техники безопасности.
Наказание определяется в рамках предприятия руководителем, чаще всего последствия прописаны в трудовом договоре.
Какими характеристиками должен обладать сотрудник?
Чтобы компания стабильно функционировала, к менеджеру по закупка предъявляют особые требования как личностного характера, так и профессионального. Такой человек должен обладать следующими качествами:
- Иметь навыки делового письма и общения;
- Обладать аналитическим мышлением;
- Быть организованным и внимательным;
- Обладать стрессоустойчивостью;
- Иметь высшее законченное образование в области торговли.
Открыли свою фирму? Значит вам просто необходимо знать, как правильно вести журнал учета печатей и штампов.
Согласно должностной инструкции менеджер по закупкам обязан:
- Знать и разбираться в законодательстве;
- Понимать основные принципы рынка;
- Знать порядок, в соответствии с котором формируется стоимость на продукт;
- Понимать основы делопроизводства и менеджмента;
- Иметь навыки в формировании рекламных кампаний;
- Быть знакомым с актами по охране труда;
- Владеть бухгалтерским учетом.
Документальная база менеджмента
В своей работе менеджер по закупкам руководствуется списком актов и документов. Среди них можно особенно выделить:
- Трудовой распорядок;
- Должностную инструкцию;
- Приказы по компании;
- Нормативные документы российского законодательства;
- Бизнес-планы.
Тут вы найдете все об ЭЦП и подробную инструкцию о том, как ее получить.
Что в себе содержит инструкция менеджера по закупкам и логистике?
Должностная инструкция менеджера по закупкам – документ, в котором определены обязанности, права, порядок подчинения, ответственность работника. Она состоит из четырех пунктов.
В первом разделе указана общая информация, а именно, на основании какого документа происходит назначение сотрудника на должность. Там же прописано, какие требования предъявляют к работнику, на основании какого опыта его берут на должность.
[stextbox id=”alert”]В общих положениях прописывается подчиненность, знания и умения менеджера по закупкам. Для дальнейшей работы в организации перечисляется список нормативных документов, которыми необходимо руководствоваться.[/stextbox]
Во втором разделе четко прописаны обязанности сотрудника, в рамках указанного он должен осуществлять свою деятельность и нести за нее ответственность.
В документе прописаны не только обязанности, но и права менеджера по закупкам. Их полный перечень составлен в третьем пункте. Благодаря четкому определению прав, в будущем удастся избежать спорных ситуаций с руководством.
В процессе работы менеджер по закупкам несет особую ответственность за результат принимаемых им решений.
Недопустимо нарушение внутренних распоряжений организации, нанесение ущерба, ненадлежащее исполнение требований руководителя.
В четвертом пункте есть полный список поступков, за которые менеджер по закупкам несет ответственность, в подтверждение своего согласия сотрудник, при приеме на работу, ставит подпись на должностной инструкции.
Образец должностной инструкции менеджера по закупкам и логистике можно скачать тут.
Порядок составления документа
Составлением документа должен заниматься руководитель организации, только он четко понимает перечень обязанностей, возлагаемых на нанимаемого работника, но на практике это делает сотрудник отдела кадров.
У вас не получается уйти в отпуск по графику отпусков, значит надо его перенести, а как это сделать? Статья Как правильно составить заявление о переносе отпуска по графику: 7 основных правил вам в этом поможет.
[stextbox id=”info”]После составления должностная инструкция менеджера по закупкам отправляется на согласование с директором компании, который обязан поставить печать и подпись, таким образом заверяя документ. Обязательно на инструкции ставится подпись начальника отдела продаж, только после этого сотрудник ставит дату и подпись.[/stextbox]
Документ может выступать в роли самостоятельного акта, тогда подпись ставится непосредственно руководителем или является приказом.
Многие компании предпочитают согласовывать документ с юристом, чтобы быть уверенными, что не нарушаются конституционные и трудовые права человека. В этом случае на должностной инструкции может стоять и его подпись.
Функции должностной инструкции
Главная цель должностной инструкции менеджера по закупкам состоит в закреплении его прав и обязанностей, определении границ ответственности в юридическом русле.
[stextbox id=”black”]Благодаря документу формируются законные основания для работодателя, который в будущем получит возможность использовать дисциплинарные меры в случае нарушения сотрудником его прямых обязанностей или при причинении материального вреда организации.[/stextbox]
Другой, не менее важной функцией, является регламентирование деятельности менеджера в рамках поставленных задач, с учетом имеющихся ресурсов. Работник всегда четко знает, чего от него ждут, поэтому качество конечного результата увеличивается.
Здесь вы найдете подробную инструкцию по составлению и оформлению докладной на хамство работника.
Важно понимать, что качество деятельности менеджера по закупкам будет напрямую зависеть от уровня обеспечения компании необходимыми материалами и средствами.
Регламентировать работу в рамках должностной инструкции, означает создать для сотрудника нужные ему условия.
Установленная форма документа
В соответствии с существующим законодательством, должностная инструкция должна быть составлена согласно деловому стилю в форме для этого рода документов.
Справа колонка отведена для отметки о согласовании и утверждении инструкции менеджера по закупкам. После «Утверждено» проставляется дата и информация о руководителе организации, чуть ниже находится место для его подписи.
Хотите получать заработную плату на карту? Как это сделать, вы можете узнать по этой ссылке.
После «Согласовано» тоже ставится дата и вписываются сотрудники, занимающиеся разработкой документа, а ниже должны стоять их подписи.
Порядок ознакомления работника с инструкцией
[stextbox id=”warning”]Всегда ознакомление с должностной инструкцией происходит при заключении трудового договора. сотрудник должен перед принятием на работу четко понимать, какие требования предъявляются к нему, в каких рамках он будет осуществлять свою деятельность и где ограничивается ответственность.[/stextbox]
3 главных правила составления заявления на отгул даст вам всю необходимую информацию о том, как получить отгул.
В качестве подтверждения своего согласия сотрудник ставит дату и подпись:
- Под телом должностной инструкции;
- Под телом инструкции, специально подготовленной во втором экземпляре для работника;
- В журнале.
В дальнейшем взаимодействие руководителя и сотрудника осуществляется в рамках подписанной обеими сторонами инструкции.
Остались вопросы о работе менеджера по закупкам? Посмотрите это видео – здесь вам все подробно расскажут:
