Ведение бухгалтерского и кадрового учета на предприятии – не только обязательное требование законодательства, без знания их основ невозможно подсчитать прибыль и убытки, заплатить налоги, осуществить страховые взносы и даже корректно оплатить труд сотрудников.
Кроме того, отсутствие бухгалтерского учета карается согласно административному кодексу и влечет за собой наложение штрафов.
Основы бухгалтерского учета и первичная документация
Грамотному бухгалтеру не обойтись без знаний первичной бухгалтерской документации, к которой относится широкий спектр документов – от счетов, накладных, товарных и кассовых чеков, до договоров и актов выполненных работ. Именно они подтверждают совершение какой-либо хозяйственной операции и являются основанием всего бухгалтерского учета. А при необходимости исправить ошибку в таком документе или в случае нестандартных операций, составляется бухгалтерская справка. В зависимости от ситуации она может учитываться как первичный документ, или просто указывать на недочеты, допущенные бухгалтером.
Все выставленные организации счета должны быть отражены в виде проводок, которые объединяют дебет и кредит по разным счетам в одну систему. В случае высокой вероятности того, что другие организации не погасят дебиторскую задолженность перед предприятием, необходимо её списать. Это позволит избежать сокращения оборотного капитала.
После того как будут подсчитаны налоги и сформирована финансовая отчетность, нужно составить оборотно-сальдовую ведомость, чтобы систематизировать информацию о проводках и проконтролировать насколько корректно они сделаны. При составлении ведомости, не обойтись без расчета чистых активов и их балансовой стоимости, основанной на первоначальной цене объектов недвижимости и иных средств.
Учет движения документов на предприятии
На каждом коммерческом предприятии существует большое количество документов, которые необходимо хранить в течение определенного срока, а также движение которых нужно отслеживать. Сюда прежде всего относятся документы строгой отчетности, трудовые книжки работников, архивные документы, для хранения которых нужно соблюдать целый ряд правил, которые следует в обязательном порядке изучить начинающим бухгалтерам и кадровикам.
Кроме внутренних перемещений, у предприятия может возникнуть потребность в отправке документов другим организациям и государственным органам. Чтобы зафиксировать временные рамки, а также иметь документальное подтверждение, вводится журнал регистрации исходящих документов, в котором фиксируются отправка и получение документов.
В случае каких-либо изменений, касающихся:
- основных средств;
- товарных запасов;
- наличных средств и ценных бумаг;
- кадровых перестановок среди материально-ответственных лиц.
Необходимо проведение инвентаризации на предприятии, которая позволит осуществить контроль за фактическим наличием вышеуказанных ценностей.
При приеме, увольнении, перемещении сотрудников, не обойтись без журнала учета движения трудовых книжек. Ведь за потерю этого документа отвечает работодатель, и работник может не только потребовать сделать дубликат книжки, но и возместить материальный ущерб.
Расчет заработной платы для начинающих
В процессе кадрового и бухгалтерского учета появляется много вопросов, относящихся к оплате труда работников. С выплатой оклада все предельно просто, но, если сотрудник отработал неполный месяц, например, в связи с праздничными днями, сразу возникают сомнения по поводу корректного начисления суммы к оплате. В зависимости от повременной или сдельной оплаты труда, расчет зарплаты за неполный месяц будет абсолютно разным.
При недостатке активов предприятия, сотрудникам приходится выплачивать минимальную заработную плату, которая является нижней границей дохода гражданина, не учитывает его квалификации и профессиональные заслуги.
Кроме того, своевременное депонирование и задержки выплаты заработной платы вносят свои коррективы при расчете с сотрудниками. И в том, и в другом случае, за предприятием числится задолженность, которую необходимо погасить.
Перемещение сотрудников внутри организации
Отдельным пунктом учета являются внутренние и внешние перемещения сотрудников: от приема до увольнения.
При появлении нового сотрудника на предприятии, нужно оформить целый ряд документов. В их числе приказ о приеме на работу и распоряжение о зачислении сотрудника в штат.
Другой крайностью кадрового учета является увольнение сотрудника по статье или по соглашению сторон.
При уходе работника важно суметь составить характеристику, которая могла бы помочь его устройству на новом месте. Для многих работодателей — это только формальность, но для работника этот шаг может оказаться ключевым при получении перспективной работы.
Пока работник числится в штате, возможно возникновение разных ситуаций, обусловленных производственной необходимостью. Например, при командировке сотрудника необходимо оформить направление, командировочное удостоверение, служебное задание и авансовый отчет.
При переходе работника на другую должность внутри организации необходимо принять во внимание обстоятельства перевода: от кого исходит инициатива, сроки смены должности, наличие и правильное заполнение нужных документов.
Отдельно стоит выделить отпуска, в частности – по уходу за ребенком и отпуск за свой счет. Нужно учесть, что отпуск до полутора лет могут взять мать, отец, дедушка или бабушка ребенка, что накладывает определенные обязательства на работодателя, которые могут стать неожиданными для него. А отпуск без содержания часто становится неожиданным не только для руководства организации, но и для самих сотрудников.
