Каждая компания должна иметь множество документов на всех работников. В них включается и личное дело, содержащее всевозможные документы, формируемые в процессе сотрудничества.
В определенный момент времени требуется опись личного дела. Этот документ включает сведения обо всех бумагах, полученных от сотрудника и составленных работодателем за весь период работы гражданина в организации.
Для чего нужна опись
Опись личного дела считается простым в составлении документом, формируемым наиболее часто непосредственно при трудоустройстве гражданина. С ее помощью фиксируется вся документация, передаваемая гражданином будущему директору.
В будущем в опись вносятся другие документы, которые подшиваются к личному делу. Указывается процесс изъятия и возврата тех или иных бумаг. Обязательно в компании назначается сотрудник, который наделяется обязанностью по хранению данной документации.
[stextbox id=’info’]Он отвечает за хранение и заполнение личных дел специалистов. Поэтому обычно назначенное ответственное лицо серьезно подходит к своим обязанностям.[/stextbox]
Судебная практика содержит несколько примеров разбирательств, когда работники обращались в суд на компании, потерявшие те или иные важные документы.
Является ли обязательной
По закону компании могут не составлять опись разных документов, содержащихся в личном деле каждого сотрудника предприятия. Но имеются некоторые дела, для которых делать опись нужно в обязательном порядке.
К ним относится:
- папки передаются в архив для долгосрочного хранения, поэтому срок их хранения превышает 10 лет;
- личные дела обладают стандартным заголовком «личное дело», поэтому отсутствует возможность понять, какая имеется документация.
Что входит в личное дело сотрудника и зачем оно заводится? Ответы в видео:
Если в этих случаях руководитель предприятия все равно не назначает ответственное лицо для составления описи, то он может привлекаться к ответственности.
Кто занимается составлением документа
Занимается процедурой составления описи назначенный в компании специалист, который наделяется нужными полномочиями путем издания соответствующего приказа руководителем предприятия.
[stextbox id=’black’] Выбранный работник должен обладать опытом работы в этой сфере, поэтому обычно выбирается сотрудник кадровой службы. Иногда ответственным лицом назначается секретарь. [/stextbox]
Если процедура составления описи выполняется в маленькой компании, то нередко занимается процессом непосредственный руководитель фирмы. Для этого нужно обладать соответствующей квалификацией, чтобы грамотно составить документацию.
Правила оформления
Чтобы сделать опись личного дела сотрудника предприятия, ответственное лицо должно хорошо разбираться в основных правилах кадрового делопроизводства.
Поэтому учитываются следующие моменты:
- делать опись можно от руки или на компьютере;
- обычно для этих целей используется компьютер, так как с его помощью можно распечатать на принтере нужное число копий;
- для заполнения документации можно пользоваться стандартным листом или фирменным бланком, принадлежащим компании;
- для одного дела составляется одна опись, но если работник настаивает на получении копии, работодатель не может отказать в ее составлении;
- в документации может иметься несколько листов, если в личном деле имеется множество различных документов;
- если имеется множество страниц, то необходимо их правильно пронумеровать;
- не допускается наличие разных ошибок, неточностей или исправлений;
- работодатель должен следить за тем, чтобы в описи имелись только достоверные сведения, так как если будет вноситься ложная информация, то это может привести к привлечению виновника и директора фирмы к дисциплинарному взысканию.
Хранить документацию можно разнообразными методами. Для этого может вкладываться опись в личное дело или документ приклеивается к титульному листу папки.
[stextbox id=’alert’]В законодательстве отсутствует какая-либо унифицированная форма описи, которая должна применяться всеми компаниями. Поэтому организации могут разрабатывать свою уникальную форму, причем данная информация вносится в учредительную документацию предприятия.[/stextbox]
Используются фирмами следующие варианты:
- при составлении каждой описи используется произвольная форма, но такой способ является удобным только в случае, если в компании трудится мало работников;
- разрабатывается собственная уникальная форма, которая фиксируется в учредительной документации фирмы, после чего сотрудники пользуются ею при составлении описи.
Если в организации работает много сотрудников, то целесообразно пользоваться вторым вариантом. При наличии тщательно разработанной формы не возникнет сложностей с составлением очередной описи.
Какие включаются сведения
При формировании описи непременно включаются в этот документ некоторые обязательные реквизиты. Без этой информации документация не обладает какой-либо ценностью.
К этим обязательным сведениям относится:
- название компании;
- сведения о работнике, являющиеся его ФИО, занимаемой в фирме должностью, датой поступления на работу и другими данными;
- перечень документации, включенной в личное дело специалиста;
- указывается количество копий каждой бумаги.
Описываются разные бумаги, к которым относится трудовая книжка сотрудника, документы, имеющие отношение к образованию гражданина, а также наградные листы или другая аналогичная документация.
Если в процессе трудоустройства работник повышает квалификацию, то в описи прописывается полученный им сертификат. Во время сотрудничества руководитель регулярно издает разные приказы относительно любого сотрудника, поэтому эти документы должны фиксироваться в описи.
[stextbox id=’warning’]Если требуется внести в документацию действительно много информации, то обычно составляется удобная таблица. Так как личное дело постоянно расширяется, в опись приходится вносить новые сведения. [/stextbox]
Как заключить ученический договор с работником? Подробнее здесь.
Указываются не только бумаги, вкладываемые в это дело, но и документация, изымаемая из папки. Приводятся причины изъятия документов, а также дата их возвращения.
Как описывается документ
Чтобы грамотно описать любую документацию, учитываются следующие моменты:
- заголовок содержит название описи, а также личные сведения о сотруднике;
- приводится наименование компании, где трудится гражданин;
- в таблицу включаются все документы, имеющиеся в личном деле;
- в описание любой документации должны входить следующие сведения: номер документа, его индекс, дата формирования, дата подписания руководителем, наименование бумаги, число листов, а также примечания, с помощью которых можно понять, каково содержание данной документации;
- если документ по разным причинам изымался из личного дела, то приводится информация о дате и причине изъятия.
Как формируются личные дела работников? Смотрите видео:
https://www.youtube.com/watch?v=_VJFSSXCm_s
Под таблицей ответственное лицо компании обязано указать точное количество разных документов, содержащихся в личном деле работника предприятия.
В конце ставится подпись назначенного специалиста, который должен заниматься не только составлением, но и грамотным хранением данной документации. Указывается его должность, а также требуется расшифровка подписи.
Что делать с документом после увольнения гражданина
Как только работник уходит из компании по разным причинам, прекращается ведение его личного дела. Запрещается выдавать эту документацию гражданину на руки, поэтому она отправляется в архив.
Нужно ли брать справку 2-НДФЛ при увольнении с работы? Читайте тут.
[stextbox id=’alert’]Если в описи остались какие-либо незаполненные пункты, то они перечеркиваются, так как не допускается, чтобы в нее включались какие-либо недостоверные или ненужные сведения.[/stextbox]
Заключение
Личное дело должно заводиться на каждого работника в компании. Оно содержит основные документы, полученные от сотрудника и оформляемые в процессе его работы в фирме.
Если в нем содержится много документации, то непременно делается опись. Она должна содержать только актуальную и достоверную информацию. После увольнения работника она отправляется в архив для грамотного хранения.
