Документооборот на предприятии – это важная сторона деятельности, позволяющая управлять компанией, принимать своевременные решения, контролировать работу сотрудников и быстро находить нужную информацию. Даже самое небольшое предприятие ежегодно производит сотни документов, их количество существенно увеличивается в компаниях с большим количеством подразделений и филиалов.
Что такое документы и документооборот на предприятии?
Документы любого коммерческого предприятия можно разделить на 3 большие группы:
- учредительные документы и бумаги, касающиеся деятельности фирмы (Устав, нормативные акты, протоколы собраний учредителей, разнообразные журналы, должностные инструкции);
- внутренняя документация, касающаяся личного состава (личные карточки, трудовые контракты, приказы и заявления);
- внешняя документация (коммерческие контракты, входящие письма и факсы).
Все бумаги хранятся в виде подлинников или заверенных копий и подшиваются в папки в соответствии с правилами делопроизводства. Обычно внешняя документация хранится отдельно, подшиваясь в хронологическом порядке. Документы, относящиеся к одному делу, хранятся в общей папке. Сроки хранения зависят от характера бумаг и внутреннего распорядка компании.
В небольших компаниях весь документооборот находится в руках руководителя, разветвленные структуры с большим количеством подразделений имеют отдельные службы, занимающиеся сортировкой, хранением и контролем входящих и исходящих бумаг.
Основные документы предприятия: краткая характеристика
Локальные нормативные акты
Локальные нормативные акты – это обязательные документы, содержащие информацию о правилах, действующих на предприятии, обязанностях и правах членов трудового коллектива. Акты в обязательном порядке выдаются для ознакомления перед приемом на работу, до подписания трудового договора. Они не должны противоречить трудовому законодательству. Основное назначение акта – защита интересов работодателя, поэтому читать их нужно очень внимательно. В список документов попадают акты о нарушении трудовой дисциплины, выполнения услуг по договору оказания услуг, акты о проведении инвентаризации, об уничтожении документации на предприятии и другие.
Доверенности
Доверенность – это важный документ, предоставляющий право совершения неких действий от имени руководителя предприятия, главного бухгалтера или иного лица, обладающего определенными полномочиями. Выписывается на конкретное лицо и не подлежит передаче, срок действия указывается в документе. Доверенности составляются по определенному образцу, желательно привлекать к их написанию юриста предприятия. В списке документов могут быть доверенности на:
- получение зарплаты другим лицом;
- представление интересов юрлица;
- представление интересов физического лица;
- получение документов в налоговой;
- получение трудовой книжки;
- сдачу отчетности в налоговую;
- право подписи документов;
- получение товаров.
Журналы
Журналами называются документы учета и регистрации, в которых фиксируются основные аспекты деятельности. Они необходимы для внутреннего употребления, многие регулярно предоставляются для контроля соответствующим органам. Журналы служат для:
- регистрации трудовых договоров;
- ведения вводного инструктажа;
- проверок воинского учета на предприятии;
- учета проверок органами госконтроля;
- регистрации входящей документации и исходящих документов;
- учета выдачи трудовых книжек;
- регистрации трудовых договоров и дополнительных соглашений;
- учета рабочего времени;
- учета печатей и штампов;
- регистрации приказов об основной деятельности;
- учета бланков строгой отчетности.
Заявления
Заявление – это личная просьба, изложенная в письменном виде. Заявления необходимы для приема на работу, оформления отпуска (очередного, учебного, декретного, без содержания), увольнения по собственному желанию и по соглашению сторон, перевода на другую должность, получения различных льгот. Заявления пишется в двух экземплярах, оба заверяются подписями заявителя и руководителя предприятия. Один экземпляр остается у работника, другой подшивается в соответствующую папку. Заявление служит основанием для издания приказа.
Приказы
Любые изменения на предприятии происходят на основании и после издания соответствующего приказа руководителя. Деятельность любого работника начинается с приказа о приеме на работу, а заканчивается приказом об увольнении. Эти приказы издаются на основе соответствующих заявлений от работника. Приказы оформляются по случаю:
- премирования;
- приема на работу;
- дисциплинарного взыскания;
- перевода на другую работу;
- утверждения штатного расписания;
- сокращения штатов;
- инвентаризации;
- командировки;
- назначения генерального директора.
Приказы оформляются по соответствующему шаблону и обязательно предоставляются для ознакомления всем заинтересованным лицам. Обычно приказы, касающееся всех сотрудников, вывешиваются на досках, ознакомление с документами, касающимися конкретного лица, происходит индивидуально и заверяется подписью.
Ведение документооборота – сложная, но необходимая работа. Для учета и контроля документов рекомендуется привлекать квалифицированных специалистов. Неправильно или не вовремя оформленные документы могут стать основанием для крупных штрафов и других санкций со стороны проверяющих органов.
